IT migratie of IT integratie na een overname M&A

IT migratie of integratie na een overname? 5 aandachtspunten

Om competitief te blijven in de markt, kunnen M&A’s, mergers & acquisitions oftewel overnames van bedrijven een groeiboost geven voor kmo’s. Maar hoe pak je de technische integratie aan als je met twee verschillende IT infrastructuren werkt? Met meer dan vijftien jaar kennis & ervaring op vlak van B2B IT-omgevingen geef ik je graag een aantal aandachtspunten mee.

Blik vooruit op je toekomstplannen

Een overname of samengaan van bedrijven heeft een strategische reden. Is het de bedoeling om vanuit een overkoepelend bedrijf de vestigingen centraal aan te sturen? Dan kan het interessant zijn om de IT zo veel mogelijk te centraliseren en enkel de noodzakelijke apparatuur lokaal te voorzien. Is het de bedoeling om alle bedrijven als aparte entiteiten te laten fungeren in de markt? Dan kan er een overkoepelend beleid worden opgesteld waarbij de vestigingen het IT in eigen beheer houden. Er zijn veel mogelijkheden. Daarom is het belangrijk om vanuit een strategische helicopterview naar de technische infrastructuur te kijken. Wat kan en moet centraal? Wat is het meest kostenefficiënt? En welk beleid wordt doorgevoerd in de groep? Dit zijn alvast een aantal focusvragen om te stellen met de blik op de toekomst.

Start met een uitgebreide IT-audit

Het is belangrijk dat je niet te snel handelt en niet onbezonnen de IT-omgevingen met elkaar gaat samenvoegen, of net ieder z’n eigen weg laat gaan. Daarom is een uitgebreide IT-audit van de verschillende vestigingen absoluut aangewezen. In zo’n audit wordt een overzicht gemaakt van de aanwezige apparatuur (hardware) en software, van het aanwezige beleid, van de aanwezige cybersecuritymaatregelen en alle online diensten waar gebruik van wordt gemaakt. Zo is het heel helder hoe een vestiging werkt en kunnen ze auditresultaten van de verschillende vestigingen naast elkaar worden gelegd. Pas dan is het tijd om een keuze te maken over hoe de IT zal samensmelten.

Bij een IT-migratie wordt bestaande infrastructuur fysiek of virtueel overgeplaatst van de ene werkomgeving naar de andere. Dit komt bijvoorbeeld voor wanneer er een verhuis plaatsvindt, of wanneer na overname de IT zal worden gecentraliseerd op de plaats die het best is ingericht. Het doel van de migratie is dat alle data behouden blijft en dat het systeem in de nieuwe configuratie optimaal gebruik kan maken van al eerder beschikbare data.

Bij een IT-integratie worden verschillende IT-omgevingen met elkaar gecombineerd zodat ze in de hele organisatie of groepering op eenzelfde manier kunnen gebruikt worden. Het uitgangspunt is hier om the best of both worlds the behouden. De gecombineerde data en apparatuur wordt ineens opgeschoond waarbij overbodige gegevens en toestellen worden verwijderd tijdens of vlak na het integratieproces.

Het zou ook kunnen dat je wilt vertrekken vanuit een clean start. In dit geval wordt er een nieuwe IT-omgeving opgezet waarbij enkel de noodzakelijke gegevens door de vestigingen worden overgebracht.

Voorzie een fall back scenario

Een fall back scenario of terugvalscenario is een soort van back-up plan of alternatief plan voor het geval er iets mis gaat. Zorg ervoor dat er voldoende back-ups worden gemaakt zodat er in noodgevallen of bij issues kan teruggegaan worden naar een vorige situatie of een vorig systeem. Een pijnpunt dat we veel tegenkomen in onze IT audits is het onvoldoende testen van deze fall backs. Vaak gaat het management er wel van uit dat er degelijke back-uproutines bestaan, maar blijken deze in de praktijk niet meer te werken. Testen, testen, testen is de boodschap!

Werk duidelijk beleid uit

Duidelijkheid is kracht. Dat geldt ook voor het IT-beleid en het gebruik van de beschikbare materialen en diensten. Er wordt veel tijd verspild doordat medewerkers hun eigen werkwijzen ontwikkelen en verschillende data-opslaglocaties en softwaretools combineren. Bovendien is er zo geen overzicht meer over waar de data van de organisatie zich bevindt, en of deze wel passend wordt beveiligd. Zeker om te voldoen aan geldende wetgeving zoals de GDPR is dit erg belangrijk. Werk dus praktische afspraken uit en communiceer deze herhaaldelijk in de teams. Schrijf ook een uitgebreid IT veiligheidsbeleid uit met o.a. een e-mailbeleid, smartphonebeleid, enzovoorts. Zorg tenslotte voor de nodige procedures zoals o.a. noodprocedures, GDPR-procedures en procedures voor het aanbrengen van suggesties voor nieuwe tools zodat er geen shadow IT in je bedrijven sluipt.

Maak een implementatieplan

Rome is niet in één dag gebouwd en een IT-integratie of IT-migratie laat je beter niet over één nacht ijs gaan. Doe geen overhaaste handelingen en neem geen onnodige risico’s als het over je IT gaat. Systemen die te snel worden geswitcht zonder dat de gebruikers (je medewerkers) de nodige training hebben gekregen vooraf, of beleid dat wordt ondertekend zonder de nodige toelichting en praktijkvoorbeelden zullen al snel zorgen voor frustraties en onjuist gebruik. Maak dus een implementatieplan dat bestaat uit verschillende stappen en communiceer dit ook met je (management-)teams.

M&A in het vooruitzicht?

Plan je een M&A of heb je recentelijk een overname gedaan? Wil je doordacht te werk gaan met het samenvoegen van de IT-omgevingen? Stuur een bericht via onze contactpagina en we plannen een verkennend gesprek.

Hoe digitaliseer ik de administratie in mijn kmo - 8 tips

Hoe digitaliseer ik de administratie in mijn kmo? 8 tips

Als eigenaar van een kmo weet je als geen ander hoe belangrijk het is om de administratie op orde te hebben. Maar het handmatig bijhouden van papieren documenten en spreadsheets kan tijdrovend en foutgevoelig zijn. Gelukkig is er een betere manier: digitalisering. Door het digitaliseren van de administratie bespaar je tijd, geld en verbeter je de efficiëntie van je bedrijfsvoering. In deze blogpost vind je 8 tips voor het digitaliseren van de administratie in jouw kmo!

8 tips om je administratie te digitaliseren

Inventariseer je administratie

Voordat je begint met het digitaliseren van je administratie is het belangrijk om een inventarisatie te maken van alle documenten die je momenteel gebruikt en hoe deze worden opgeslagen en bijgehouden. Dit helpt je om te bepalen welke documenten je moet scannen of digitaliseren, en welke documenten je kan vernietigen aangezien ze niet langer nodig zijn.

Een bijkomende tip: houd administratie waarop persoonsgegevens staan zoals gegevens van je klanten en medewerkers niet langer bij dan de wettelijke bewaartermijn. De Europese wetgeving GDPR vereist dat je enkel de noodzakelijke persoonlijke gegevens mag bijhouden voor een termijn die je kan verantwoorden.

Kies de juiste software

Er zijn verschillende software-oplossingen beschikbaar om je administratie te digitaliseren. Zoek naar een softwarepakket dat past bij de grootte van je kmo en de specifieke behoeften van je bedrijf. Kijk bijvoorbeeld naar de mogelijkheid om facturen te scannen en automatisch te verwerken, of naar software die de boekhouding kan koppelen aan andere bedrijfsprocessen waaronder e-mailmarketing, prospectie of personeelsadministratie.

Een bijkomende tip: maak je de overstap naar een centrale administratietool, dan is het verstandig om dit op een welgekozen moment te doen. Denk aan de start van een nieuw boekjaar, een nieuw kwartaal of een nieuwe maand. Zo weet je welke gegevens nog in een ouder systeem raadpleegbaar zijn in de vorm van een archief, en vanaf welke datum de nieuwe tool in gebruik werd genomen. Onderzoek zeker ook de mogelijkheden om met een import te werken vanuit een vorig systeem.

Zorg voor een duidelijke structuur, lokaal en in de cloud

Wil je orde in je administratie brengen en rust in je hoofd creëren? Dan werk je best een vaste mappenstructuur uit voor je klantendata, projectendata en financiële dossier. Zorg ervoor dat je hele team in dezelfde opslag-structuur werkt zodat het terugvinden van informatie een fluitje van een cent wordt. Dankzij toegangsrechten en gebruikersrollen kan je zelf bepalen wie toegang heeft tot welk deel van de mappenstructuur.

Een bijkomende tip: voorzie ook back-ups in de cloud van je digitale administratie. Zo ben je zeker dat je geen belangrijke bestanden kwijt raakt door bijvoorbeeld diefstal, brand, hardware-defecten of menselijke fouten. Hiernaast kan je ook je volledige werking verhuizen naar de cloud om nog efficiënter aan de slag te gaan. Met een cloud desktop of cloudserver wordt telewerk of werken op verplaatsing mogelijk en zorg je er altijd en overal voor dat je digitale administratie up-to-date is.

Schrijf vaste werkprocedures uit

Werk je met meerdere collega’s aan de administratie van je kmo? Dan is het handig om een vaste werkwijze te bepalen en deze in een procedure vast te leggen. Is collega A op verlof? Of is collega B ziek? Dan weet de rest van het team alsnog wat er moet gebeuren en valt de werking niet stil. Zo’n procedures zijn ook erg handig om stagiairs of nieuwe medewerkers onmiddellijk de gewenste manier van werken aan te leren.

Laat facturen digitaal aanleveren en verzenden

Veel leveranciers bieden je de optie om facturen in de mailbox te ontvangen. Zo bespaar je heel wat tijd aangezien je niet langer alle binnenkomende post dient in te scannen, op te slaan, en naar je boekhoudprogramma moet verzenden. Geef natuurlijk ook het goede voorbeeld en verstuur verkoopfacturen van je kmo zelf ook digitaal. Wist je dat veel boekhoudpakketten zelfs gebruik maken van een rechtstreeks e-mailadres voor inkomende facturen? Zo ga je nog een stap verder in het winnen van tijd!

Komen er toch nog papieren documenten binnen op kantoor? Die versnipper je na het inscannen best met behulp van de papierversnipperaar. Zo vermijd je rondslingerende data én datalekken op kantoor.

Werk slimmer samen met je boekhouder en je team

Zorg ervoor dat je boekhouder toegang heeft tot je boekhoudsoftware. Op die manier moet je niet langer dikke mappen vol facturen, bonnetjes en andere documenten naar het kantoor van je boekhouder sleuren. De tijd die je hiermee wint, kan je investeren in advies van je accountant of in het uitvoeren van andere taken binnen je onderneming.

Geef ook je team (beperkte) toegang tot je administratiesoftware waardoor zij bijvoorbeeld rechtstreeks hun urenregistraties kunnen loggen, offertes kunnen opmaken of andere administratieve handelingen van je over kunnen nemen. Hierbij is het wel belangrijk dat je kiest voor gebruiksvriendelijke (en eventueel ook mobielvriendelijke) softwaretools.

Automatiseer en bereik meer!

Automatisering kan een enorme tijdsbesparing opleveren. Zijn er repetitieve taken die de software volledig van je kan overnemen? Maak dan gebruik van deze mogelijkheden. Denk aan het automatisch verzenden van betaalherinneringen voor onbetaalde facturen, of denk aan het verzenden van een automatische stroom van onboarding e-mails. Ook kan het handig zijn om te werken met een klantenportaal waarin klanten hun vragen rechtstreeks kunnen invoeren i.p.v. hiervoor de onthaalmedewerker in te schakelen.

Kies je tools zorgvuldig uit & investeer in een webapplicatie op maat

Naast je centrale administratietool (ERP-systeem) integreer je ook best een communicatietool voor interne communicatie met je team. Microsoft Teams biedt hierin veel mogelijkheden. Ook een tool voor het borgen van kennis en het verzamelen van procedures is geen overbodige luxe. Op die manier zorg je ervoor dat kennis voor iedereen toegankelijk is en in je bedrijf behouden blijft. Bij Datalink gebruiken we hiervoor Teamify.

Blijven er nog bedrijfsprocessen over die je niet kunt digitaliseren of automatiseren in een gebruiksklare tool? Dan kan een op maat gemaakte webapplicatie een gamechanger zijn. Samen met een softwareontwikkelaar hun je bedrijfsspecifieke modules en workflows bouwen die eventueel ook gekoppeld worden met je bestaande softwaretools. Denk bijvoorbeeld aan een calculatietool die berekeningen in Microsoft Excel digitaliseert en de gegevens met je boekhoudsoftware synchroniseert zodat je bestellingen en facturen automatisch kunt laten klaarzetten. Het ontwikkelen van een op maat gemaakte webapplicatie vraagt in eerste instantie een flinke investering, maar kan op de lange termijn veel tijd en geld besparen en zo de efficiëntie van je bedrijfsvoering verbeteren. Hoe zou het zijn als je het takenpakket van een voltijds medewerker kan digitaliseren in een software, en de rol van deze persoon kan veranderen?

Wil jij de administratie digitaliseren in je kmo?

Het digitaliseren van de administratie in jouw kmo kan een grote stap zijn, maar het biedt veel voordelen. Door gebruik te maken van de juiste software, cloud-opslag en automatisering kun je veel tijd en geld besparen. Het investeren in een op maat gemaakte webapplicatie kan de efficiëntie van je bedrijfsvoering nog verder verbeteren.

Met deze 8 tips kun je een vlotte overgang naar een digitaal administratief systeem realiseren. Succes!

Ons team staat je hierin ook graag bij. Contacteer ons vandaag nog om te spreken over de noden van jouw kmo.

On premise versus een cloudserver: wat moet je als bedrijf kiezen?

Als bedrijfseigenaar weet je dat een goed beheer van je digitale data belangrijk is. Om efficiënt en veilig samen te werken met je team, maak je vast gebruik van een server om het beleid en de data-opslag te regelen. En dan breekt het moment aan dat je server aan vervanging toe is. Kies je eerder voor een on premise server, lokaal in je bedrijf, of een cloudserver? Met de actuele verhoging van de elektriciteitskosten is het goed om beide opties weer eens onder de loep te nemen. In deze blog lees je over het verschil tussen deze twee, bespreken we de voor- en nadelen en het kostenplaatje.

Wat zijn clouddiensten?

Anno 2022 maakten steeds meer organisaties de overstap naar de cloud. Niet alleen zorgt werken in de cloud voor meer flexibiliteit en beschikbaarheid, je kunt ook veel sneller inspelen op veranderingen en trends in je sector. Met een clouddienst worden alle soft- en hardware van je bedrijf beheerd op een externe locatie. In de meeste gevallen wordt deze externe locatie beheerd door een externe dienstverlener (zoals Datalink) waar jij clouddiensten bij huurt. Je cloud service provider zorgt er voor dat je software, hardware en gegevens beschikbaar zijn via het internet voor werknemers die hier de bevoegdheid voor hebben.

De voordelen van een cloudserver

Maak je gebruik van de cloud? Dan kunnen jij en je medewerkers gemakkelijk op externe locaties toegang nemen en het werk vervatten. Eender waar ter wereld (tenzij je beperkingen laat invoeren) kan je team verder werken aan projecten en taken. Dit maakt het thuiswerken ineens ook veel gemakkelijker en veiliger. Dankzij de cloudopslag heb je ten alle tijden een online back-up, mocht er iets misgaan kan je jouw werk laten herstellen. Heb je meer ruimte nodig? Ook dat is geen probleem, jouw cloud ruimte kan steeds worden uitbereid. Groeit jouw bedrijf? Dan groeit de clouddienst mee! 

Projectteams binnen het bedrijf kunnen via clouddiensten ook veel makkelijker samenwerken door middel van gedeelde documenten en tools. Ze hoeven op deze manier niet meer documenten op en neer te sturen en werken altijd in de nieuwste versie. Het gebruik van shadow IT wordt dus sterk ontmoedigd. 

De nadelen van een cloudserver

Alhoewel de technologieën elk jaar flink verbeteren, heeft het werken met clouddiensten ook enkele nadelen. Zo ben je meer afhankelijk van goede internetverbindingen en zijn er nog niet veel standaarden geformuleerd voor het gebruik van documenten en data in de cloud. Het komt er op aan om een betrouwbare partner uit te kiezen en goede afspraken te maken met je team. Onze tip? Kies voor een cloud service provider die uitsluitend gebruik maakt van betrouwbare datacenters om de serverparken in te beheren. Wij kiezen bijvoorbeeld enkel voor ISO-gecertificeerde TIER4 datacenters in de Benelux aangezien zij sterk gecontroleerd worden en (nood-)maatregelen nemen voor een optimale beschikbaarheid van de servers.

Wanneer je kiest voor een data opslag buiten je bedrijf, zijn er misschien documenten die je liever extra beschermt vanwege de veiligheid/discretie. Daarom is het af te raden om data te exporteren naar servers buiten de EU. Ook omwille van de GDPR-wetgeving kan je maar best de juiste keuzes maken. Een goed onderzoek vooraf en een duidelijke overeenkomst zijn belangrijke sleutels om van werken in de cloud een succes te maken.

Wat is een on premise server?

Bij een on premise server wordt de software die een bedrijf gebruikt geïnstalleerd op servers en computers in het bedrijfspand. Om deze reden worden ze ook vaak lokale servers genoemd. Zowel de hardware als softwarelicenties worden beheerd door het bedrijf. De meeste grote (en klassieke) bedrijven werken met on premise servers, omdat het de meest traditionele manier is.

De voordelen van on premise

Niets is zo vervelend als niet kunnen werken door een te trage internetverbinding. Met een lokale server zul je hier minder last van hebben. Je kunt jouw servers via je lokale netwerk bereikbaar maken en bent minder afhankelijk van de snelheid van internet. Ook wanneer je vaak met grote bestanden werkt, kan het interessant zijn om je data lokaal op te slaan. Zo zullen je gegevens veel sneller geladen worden en kunnen de medewerkers sneller werken. 

Dit valt natuurlijk op te lossen door hybride te werken: je maakt gebruik van een cloudserver voor je processen en software en een back-up van je data, in combinatie met een lokale fileserver voor je werkbestanden.

De nadelen van on premise

Alhoewel een lokale server veel voordelen kent, kunnen we ook enkele nadelen benoemen. Zo heb je een extra fysieke ruimte nodig waar je de serverhardware kunt plaatsen. Daarbij moet je ook maatregelen nemen om deze ruimte optimaal te beveiligen. Denk bijvoorbeeld aan beveiligde toegang, inbraakpreventie en brandveiligheid.

Ook is on premise minder schaalbaar dan een cloudserver. Groeit je bedrijf hard? Dan is er een grote kans dat je meer medewerkers in dienst neemt. Voor deze medewerkers heb je meer ruimte op je server nodig. Is de lokale server vol? Dan kun je niet meer opschalen tenzij je in extra hardware investeert. Je zal hier dus steeds de volledige investeringen moeten dragen, terwijl je bij een cloudserver capaciteit huurt aan een (vaak lager) bedrag per maand.

Als laatste gaat een on premise server gepaard met hoge aanloopkosten vanwege de investeringen in hardware en software. Bovendien moet je ervoor zorgen dat er een patch-, en updatebeleid wordt gevolgd, en er bijkomende back-ups worden gemaakt en getest. Hiervoor sta je zelf in bij het gebruik van een lokale server, of dien je een onderhoudsovereenkomst af te sluiten. In de volgende alinea lees je meer over de investeringen.

Het kostenplaatje

Wanneer je kiest voor een lokale (on premise) server komen daar redelijk wat kosten bij kijken. Wij hebben een snelle berekening voor je gemaakt.

  • Een gemiddelde lokale server verbruikt 500w per uur, dit staat gelijk aan 180 euro per maand aan de huidige elektriciteitstarieven. De afschrijvingsperiode hiervan is gemiddeld drie jaar.
  • Over deze drie jaar:
  • 1. Betaal je momenteel 6480 euro alleen al aan elektriciteit.
  • 2. Betaal je (inclusief de server zelf) ook voor licenties en installatie gemiddeld 402 excl. btw per maand.

Let op! Hierbij zijn nog geen bijzaken zoals onderhoud en wisselstukken inbegrepen.

Een cloudserver is in de meeste gevallen een stuk voordeliger en het onderhoud, de monitoring en de beveiliging zijn er al bij inbegrepen. Omdat je bij cloudoplossingen enkel betaalt voor het werkelijke gebruik profiteer je van lagere aanloopkosten en een schaalbare capaciteit.

Twijfel jij tussen een on premise of cloudserver?

Twijfel je na het lezen van deze blog nog tussen een on premise en cloudserver? Neem dan vandaag nog contact op met ons team. We bekijken graag welke mogelijkheden er bij jouw werkprocessen passen en geven een vrijblijvend advies dat afgestemd is op jouw situatie.

    Veilig werken met de laptop op reis tips

    Veilig werken op reis: 6 tips

    Gaat jouw laptop of tablet met je mee op reis zodat je van op afstand kan meevolgen of zelfs meehelpen op de werkvloer? Dan ben je niet alleen. De voorbije jaren zijn we steeds mobieler gaan werken en is het een vanzelfsprekendheid dat we mobiel toegang hebben tot onze data van op onze vakantiebestemming. Wil je echt veilig werken van op afstand is het belangrijk om voorzorgen te nemen. In deze blog lees je over de grootste risico’s en ontdek je praktische tips over hoe je veilig kan werken op verplaatsing.

    Veiligheidsrisico’s wanneer je werkt op reis

    Onveilige draadloze netwerken

    Wanneer je op reis of vakantie bent, bieden locaties zoals o.a. luchthavens, hotels, restaurants en vergaderzalen meestal gratis draadloos internet aan. Dit is natuurlijk handig maar helaas niet altijd even veilig. Onbeveiligde (gasten)netwerken kunnen risico’s met zich meebrengen aangezien cybercriminelen langs deze netwerken toegang kunnen nemen tot apparaten die hiermee verbonden zijn. Check dus of de draadloze netwerken waar je jouw laptop of mobiel toestel mee verbindt, voldoende beveiligd zijn.

    Publiek toegankelijke computers

    Vaak is het op locatie ook mogelijk om gebruik te maken van publieke computers zoals in een cybercafé, een bibliotheek of een hotel lobby. Houd er rekening mee dat deze toestellen niet altijd veilig zijn. Zo is het mogelijk dat ze de meest recente updates niet gehad hebben, dat de toestellen niet beschikken over een adequate virusbeveiliging of dat de computers eerder al geïnfecteerd werden met malware. Het zou kunnen dat er wordt bijgehouden welke informatie geraadpleegd wordt, of welke gegevens in formulieren of loginvensters worden ingegeven. Het is zo dat cybercriminelen wachtwoorden, bankgegevens en andere gevoelige data buit maken.

    Diefstal van laptops en andere toestellen

    Ook fysieke diefstal vormt op reis of op verplaatsing een belangrijk veiligheidsrisico. Zorg ervoor dat je je laptop of andere werktoestellen nooit in het zicht achter laat en voorzie indien mogelijk een opslag- en werkplek in de cloud zodat er op je toestel geen kostbare data staat die verloren kan gaan in geval het toch in de foute handen terecht komt.

    Tips om veilig te werken op reis


    Zorg dat je toestellen up-to-date zijn

    Maak waar mogelijk gebruik van je eigen werktoestellen en zorg ervoor dat het besturingssysteem, de geïnstalleerde software en plug-ins up-to-date zijn en de laatste veiligheidsupdates ontvangen hebben.

    Gebruik tweestapsauthenticatie (2fa) op je toestellen

    Met tweestapsauthenticatie moet je als gebruiker 2 stappen doorlopen om je in te loggen op een website of een applicatie. Zo zorg je voor een dubbele beveiligingslaag van je account. Je kan er zo bijvoorbeeld voor kiezen een bevestiging via sms te ontvangen, met behulp van een token in te loggen, biometrische 2fa in te stellen of via software tokens zoals in Google Authenticator te werken.

    Maak gebruik van een wachtwoordenkluis

    Wil je je wachtwoorden optimaal beveiligen? Dan kan je ook gebruik maken van een wachtwoordenkluis. Met behulp van een tool heb je altijd en overal toegang tot je accountgegevens zonder dat je deze zelf moet onthouden. Je kan zelfs bepalen of je wachtwoorden wilt delen met collega’s en of ze deze wachtwoorden enkel mogen gebruiken of ook mogen bekijken en aanpassen.

    Gebruik een werkplek in de cloud

    Wil je veilig werken op reis, ben je vaak op de baan of werk je regelmatig van thuis? Dan voorzie je best een werkplek in de cloud. Hiermee log je in op je vertrouwde werkomgeving en heb je toegang tot je data, je mappen en je software. Het enige dat je nodig hebt om te kunnen werken? Een toestel en een internetverbinding.

    Bescherm je toestel met proactieve monitoring en antivirus

    Misschien heb je al anti-virussoftware op je toestel staan? Dat is alvast een goede start. Helaas is dit niet langer voldoende om een optimale bescherming te garanderen. Best voorzie je naast een kwalitatieve anti-virus ook proactieve monitoring. Bij Datalink ontwikkelden we onze Care Packs waarin we anti-virussoftware combineren met extra tools zoals een firewall, surffilter, softwarecontrole en updatebeleid. Speciaal om de cybersecurity maturiteit van kmo’s te versterken. 

    Wil ook jij veilig werken op reis of vanop afstand? Ons team maakt het graag mogelijk.
    Contacteer ons vandaag nog voor een voorstel op maat.

    Is het zakelijke emailaccount van mijn bedrijf gehackt?

    Is mijn zakelijke mailbox gehackt?

    Meer en meer ondernemingen en kmo’s krijgen te maken met zakelijke e-mails die gehackt worden. Vaak realiseren ze zich pas dat ze met een gehackte mailbox te maken hebben als het kwaad al geschied is en ze zien dat het rekeningnummer op facturen naar klanten plots veranderd werd, volledige facturen vervalst werden of zulke vervalste facturen in tussentijd al betaald werden. Bovendien bevatten zakelijke e-mailaccounts ook nog eens heel wat kostbare data en persoonsgegevens. Wordt zo’n zakelijke e-mail gehackt? Dan heb je dus ook nog eens te maken met een datalek. Gehackte zakelijke mailboxen zijn dus een probleem dat niet te onderschatten valt. Hoe een zakelijke e-mail gehackt wordt, hoe je een gehackte zakelijke mailbox kan herkennen en hoe je je zakelijke mailcommunicatie preventief kan beschermen, vertel ik je in deze blog.

    Hoe wordt een zakelijke e-mail gehackt?

    Cybercriminelen worden slimmer en slimmer, ook wat betreft het hacken van zakelijke e-mails. Er zijn verschillende methodes waarop je mailbox gehackt kan worden. We bespreken hieronder 6 veelvoorkomende manieren waarop je zakelijke e-mail gehackt kan worden.

    Je werd het slachtoffer van phishing

    Je hebt een phishing-mail ontvangen en je hebt hierin een verdachte bijlage geopend, op een link geklikt of je wachtwoord op een nepwebsite ingegeven.

    Je werd het slachtoffer van een brute-force attack

    Een brute-force attack richt zich op de mailserver in organisaties en probeert aan de hand van verschillende combinaties tussen gebruikersnamen en wachtwoorden toegang te verkrijgen tot de bedrijfsmailboxen.

    Je werd slachtoffer van een hack binnen je bedrijfsnetwerk

    Het is ook mogelijk dat iemand anders in jouw netwerk gehackt werd en dat de hacker op die manier ook jouw mailbox heeft kunnen hacken.

    Je werd het slachtoffer van keylogger software

    Keylogger software is software die via virussen of gratis malafide software de inloggegevens in je systeem opvangt wanneer je deze ergens ingeeft.

    Je hebt je ingelogd op een onveilig wifi-netwerk

    Door gebruik te maken van een onveilig wifi-netwerk is het mogelijk dat cybercriminelen uw gegevens en wachtwoorden kunnen onderscheppen. Best maak je daarom enkel verbinding met betrouwbare netwerken of maak je gebruik van een VPN-verbinding.

    Je hebt je niet afgemeld op een gedeeld toestel

    Gebruik je soms gedeelde computertoestellen op kantoor? Dan is het belangrijk om je steeds correct af te melden wanneer je het toestel verlaat. Doe je dit niet? Dan verschaf je anderen erg makkelijk toegang tot al je kostbare data en inloggegevens.

    Je toestel is niet up-to-date

    Updates zijn er om je te beschermen of om ontdekte zwakheden in de software op te lappen met uitgebrachte ‘patches’. Je hebt er dus alle belang bij om ervoor te zorgen dat beschikbare updates steeds zo snel mogelijk uitgevoerd worden. Gebeurt dit niet? Dan loopt je computer het risico om geïnfecteerd te worden met malware die er op uit is om je logingegevens te stelen.

    Je gebruikt een onveilig wachtwoord

    Wanneer je een zwak of voor de hand liggend wachtwoord gebruikt of éénzelfde wachtwoord voor verschillende accounts of tools, loop je het risico voor meerdere accounts gehackt te worden. Zorg daarom steeds voor een veilig wachtwoord, een wachtwoordzin of gebruik een wachtwoordkluis.

    Hoe zie je dat je zakelijke e-mailaccount gehackt is?

    Er zijn een aantal signalen waaraan je kan zien dat je zakelijke e-mail gehackt is:

    • Mails staan als gelezen in je mailbox zonder dat je deze zelf geopend hebt.
    • Er staan verzonden mails in je outbox die je zelf niet verzonden hebt.
    • Je ziet in het logboek van je e-mailserver verdachte activiteiten.
    • Je e-mailserver of cliënt signaleert dat er vanop een verdachte of onbekende locatie toegang tot je mailbox is verkregen.
    • Je ontvangt mailtjes van bezorgde contactpersonen in verband met een mail die jij verzonden zou hebben.

    Wat zijn de risico’s van een gehackte zakelijke e-mail

    Wanneer cybercriminelen toegang verkrijgen tot je zakelijke mailbox, hebben ze heel wat kostbare data en persoonsgegevens ter hun beschikking. Hiermee kunnen ze heel wat schade toebrengen, ook buiten uw mailbox. Zo kunnen ze:

    • Wachtwoorden laten resetten van andere sites en applicaties en op die manier toegang verkrijgen tot deze tools.
    • Toegang verkrijgen tot accounts die gelinkt zijn aan het gehackte mailadres. Veel gebruikers bewaren inloggegevens namelijk in een speciale map in de e-mailclient.
    • Nieuwe accounts aanmaken op malafide en onbetrouwbare websites.
    • De gevoelige informatie over je contacten misbruiken of doorverkopen.
    • Misbruik maken van je de e-mailadressen van je contactpersonen om ook hun phishingmails of spam toe te sturen.

    Hoe kan je voorkomen dat je zakelijke e-mail gehackt wordt?

    Wil je ervoor zorgen dat je zakelijke e-mail niet gehackt wordt? Dan kan je een aantal maatregelen doorvoeren. Onze cybersecurity advisors geven volgende tips:

    • Gebruik je gezond verstand en open geen verdachte links of bijlagen.
    • Voorzie een kwalitatieve anti-virusoplossing zoals Sophos.
    • Investeer in proactief IT onderhoud én monitoring van je netwerk.
    • Hanteer een goed wachtwoordbeleid of maak gebruik van een wachtwoordkluis.
    • Maak gebruik van tweestapsverificatie waar mogelijk.
    • Schrijf procedures uit en sensibiliseer medewerkers over het belang van een juist werkwijze.

    Tip: test je kennis en die van je collega’s door veiligheidstestjes van Safe On Web te doen 😉

    Afstemmen over de veiligheid van je zakelijke e-mail? Contacteer onze cybersecurity advisors. Zij geven je graag advies op maat!

    hoe veilig is werken in de cloud

    Hoe veilig is werken in de cloud voor kmo’s?

    Werken in de cloud heeft veel voordelen voor kmo’s. Zo ben je niet gebonden aan één toestel om toegang te krijgen tot je data en software, ben je niet meer gebonden aan 1 vaste fysieke werkplek en werk je op 1-2-3 eenvoudig samen met collega’s. Maar is werken in de cloud ook daadwerkelijk veilig? Dat vertel ik je graag in deze blog.

    Wat zijn de risico’s van werken in de cloud?

    Wanneer je in de cloud werkt, staan je data en software online. Je wilt natuurlijk wel zeker zijn dat deze gegevens ook optimaal beschermd zijn tegen bedreigingen zoals ransomware. Bovendien maakt werken in de cloud het mogelijk om van op verschillende toestellen toegang te verkrijgen tot je data. Dus is het belangrijk om de beveiliging ervan goed dicht te timmeren. Werk je niet met een cloud server of cloud desktop maar een cloud back-up dienst? Dan is het belangrijk om te zorgen voor een optimale back-upstrategie die de risico’s spreidt. Laat je dus goed adviseren!

    Is mijn data veilig in de cloud?

    Of je data veilig is in de cloud? Dat is afhankelijk van meerdere factoren.

    De beveiliging van je eigen IT-afdeling

    Alles begint met je eigen IT infrastructuur. Wordt er gebruik gemaakt van de nodige cyberveiligheidsmaatregelen op netwerk-, en toestelniveau? Of sluipt er shadow IT rond binnen het bedrijf? Ben je niet zeker? Dan schakel je best een IT-partner in om een IT & Cybersecurity Audit uit te voeren zodat je een helicopterzicht verkrijgt over je IT-infrastructuur.

    De kwaliteit van je cloud service provider

    Naast de beveiliging van je eigen netwerk is ook je keuze in cloud service provider van groot belang. Doe research en kies voor degelijk. Hoe vaak worden de cloudsystemen bijgewerkt? Hoeveel ervaring heeft de provider in informatiebeveiliging? Hoe goed wordt data geëncrypteerd? Wat is het beveiligingsniveau van de datacenters? Zal de cloud provider je data exporteren naar landen buiten Europa? Zijn de servers privé of gedeeld? Welke maatregelen worden er genomen voor de digitale continuïteit van de dienstverlening? Onder meer deze vragen zijn een belangrijk begin.

    Bij Datalink stellen onze cloud experts alles in het werk om kennis actueel te houden en nieuwe technologieën en innovaties te onderzoeken om de performantie van systemen hoog te houden. Ook werken wij uitsluitend samen met tier 4 en ISO gecertificeerde datacenters binnen de Benelux. Zo garanderen we een optimale cyberveiligheid en een GDPR-conforme werking voor onze clouddiensten.

    Wat kan ik doen om de veiligheid van mijn data in de cloud te waarborgen?

    Naast het nazicht van je eigen IT-afdeling alsook het onderzoeken van potentiële cloud providers, zijn er nog een aantal zaken die je kan doen om een optimale veiligheid van je data in de cloud te garanderen.

    Sensibiliseer je medewerkers

    Zorg ervoor dat je medewerkers weten wat wel en niet mag wanneer ze in de cloud werken. Menselijke fouten zijn namelijk de grootste oorzaak van hacks en datalekken. Wanneer jij zorgt voor duidelijke procedures en je medewerkers weten hoe ze moeten handelen in geval van twijfel of verdachte zaken, voorkom je preventief al veel problemen. Dit kan je doen in een IT veiligheidsbeleid.

    Voorzien een dataveiligheidsplan

    Zorg ervoor dat de digitale werking binnen je onderneming duidelijk is voor alle medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan het al dan niet toestaan van apps die niet eerst werden goedgekeurd door het management of door de IT-afdeling, of er vanaf privé toestellen ingelogd mag worden op het bedrijfsnetwerk en of er gebruik gemaakt mag worden van verwijderbare hardware zoals usb sticks en externe harde schijven.

    Schakel een gespecialiseerde IT-partner in

    Ben je niet zeker of jouw helicopterzicht over je IT volledig is? Of heb je doorheen de loop der tijd geen duidelijk zicht meer op je apparaten en diensten? Dan laat je best een IT-audit uitvoeren om de blinde vlekken voor je op te sporen en in kaart te brengen. Op basis daarvan kan je bepalen welke (cloud)diensten nodig zijn om de digitale werking van je kmo te stroomlijnen.

    Door voor je IT-, en clouddiensten samen te werken met een gespecialiseerde partner, kan je steeds beroep doen op de kennis, ervaring en het team dat je nodig hebt om digitale continuïteit te voorzien.

    Wil ook jij veilig werken in de cloud?

    Onze IT Heroes helpen je graag verder! Neem vandaag nog contact op voor een voorstel op maat!

    Veilig en productief thuiswerken

    Productief en veilig thuiswerken: 7 IT veiligheidstips

    Thuiswerk is sterk ingeburgerd in het Vlaamse bedrijfsleven. Voor organisaties is het daarom belangrijk om er voor te zorgen dat het thuiswerken van werknemers veilig en productief kan verlopen. Hoe je team productief én veilig thuis aan de slag kan, vertel ik je graag in deze blog.

    Thuiswerk, het nieuwe normaal

    Waar vroeger enkel heel specifieke functies geschikt waren om (deels) vanuit een thuiskantoor uit te voeren, zijn we het sinds 2020 gewoon geworden om vanuit onze eigen woning te werken. Helaas hebben cybercriminelen ook niet stilgezeten tijdens de lockdowns van de afgelopen jaren. We zien sinds de start van de coronacrisis immers een enorme groei in ransomware, phishing en CEO-fraude. Cybercriminelen richten hun digitale pijlen meer dan ooit op medewerkers die nietsvermoedend beroep doen op hun eigen laptop of computer, of een beperkt beveiligd toestel vanuit het bedrijf. Hoog tijd dus om hier de nodige aandacht aan te besteden.

    IT Security tips voor thuiswerkers

    Beveilig het thuisnetwerk

    Wanneer werknemers op kantoor werken, doen ze dit (hopelijk) op goed beveiligde computers die op het bedrijfsnetwerk worden aangesloten met een veilige internetverbinding. Thuis is dit helaas niet altijd het geval. We zien dat er vaak lokaal gewerkt wordt en de beveiligingslagen uit het computernetwerk van het bedrijf daarmee wegvallen. Ga dus steeds na of je werknemers beschikken over een basis netwerkbeveiliging in hun thuiskantoor. Voorzie je jouw thuiswerkers van eigen werktoestellen, de laptop, computer of thin client waar ze op kantoor mee werken bijvoorbeeld? Dan kan je hier een IT beleid op voorzien waarin de nodige voorzorgen zijn genomen. Wanneer een privécomputer gehackt zou worden, bestaat immers de kans dat cybercriminelen ook toegang verkrijgen tot je bedrijfssystemen. En dat wil je absoluut vermijden.

    Voorzie werkplekken in de cloud

    De ideale oplossing om te garanderen dat alle data centraal bewaard blijft en niet op de persoonlijke schijven van je medewerkers terechtkomt, is het voorzien van werkplekken in de cloud. Ons team ontwikkelde Digidesks, moderne werkplekken in de cloud, dankzij dewelke gebruikers extern toegang kunnen verkrijgen tot hun kostbare data, hun vertrouwde werkomgeving en zelfs de software en apparatuur die ze dagelijks gebruiken. Zulke werkplekken in de cloud zijn ook handig wanneer je vaak op de baan of op verplaatsing bent. Je hebt enkel een toestel en een internetverbinding nodig om het werk terug aan te vatten. Bovendien kan de toegang eenvoudig beperkt of uitgeschakeld worden indien nodig.

    Sensibiliseer over het verspreiden van werkinformatie

    Wie op kantoor werkt, is vaak vanzelf minder actief op sociale mediakanalen en persoonlijke apps. Thuis zullen medewerkers mogelijk net iets gemakkelijker iets delen over hun dag of bezigheden. Het is echter wel belangrijk je werknemers te sensibiliseren en ervoor te zorgen dat ze niet ondoordacht details over hun werkdag of dagelijkse routines op social media delen. Cybercriminelen liggen namelijk op de loer om nuttige informatie te verzamelen voor bijvoorbeeld CEO-fraude of phishing-campagnes. Ook over het gebruik van usb sticks, to do appjes en andere shadow IT om werkgerelateerde bestanden (tijdelijk) op te slaan, is sensibilisering belangrijk.

    Maak gebruik van een VPN-verbinding

    Wil je het lokale computernetwerk beschikbaar stellen aan je thuiswerkers? Bijvoorbeeld een netwerkschijf met data, of toegang tot een printer? Dan voorzie je best een VPN-verbinding langs waar thuiswerkers verbinding kunnen maken met het bedrijfsnetwerk.

    Voer een clean desk policy in

    Zorg ervoor dat er op het thuiskantoor van je werknemers steeds de nodige aandacht wordt gegeven aan geheimhouding en de GDPR-wetgeving. Ook wanneer medewerkers niet op kantoor werken, is het van groot belang dat er discreet en vertrouwelijk wordt omgegaan met persoons-, en bedrijfsgegevens. Sensibiliseer werknemers daarom om ook thuis de regels van een clean desk policy te volgen en mappen, wachtwoorden en vertrouwelijke documenten zorgvuldig op te bergen.

    Stel updates niet onnodig uit

    Laat plug-ins, besturingssystemen en software die gebruikt worden op de werktoestellen steeds updaten en monitoren op cyberveiligheid. Dit kan bijvoorbeeld door te kiezen voor een IT onderhoudsformule met proactieve monitoring. Je zorgt er zo voor dat het risico op kwetsbaarheden ingeperkt wordt en cybercriminelen deze niet zomaar kunnen uitbuiten. Bovendien zal je merken dat de software en toestellen veel vlotter zullen werken met een productiviteitswinst tot gevolg.

    Maak een thuiswerkprocedure

    Naast alle technische voorzorgen te nemen, is het ook belangrijk om je medewerkers optimaal te informeren. Stel duidelijke richtlijnen op over wat er verwacht wordt van je medewerkers en voorzie een check-in moment aan de start en het einde van elke werkdag. Zorg ook zeker voor een stappenplan dat ze kunnen volgen wanneer ze zelf met vragen zitten over cyberveiligheid. Better safe than sorry!

    Bij Datalink maken we gebruik van het intranetplatform Teamify om procedures, thuiswerkchecklists en andere nuttige informatie en afspraken onderling te delen.

    Wil ook jij productief en veilig thuiswerken?

    Ons team maakt het graag mogelijk voor jou en je team. Stuur een berichtje en maak een (bel-, of video-)afspraak om af te stemmen over de noden van jouw kmo. Of meld je team aan voor een online cybersecurity awarenesstraining.

    Meer leren over cyberveiligheid?

    Schrijf je in voor de online Cybersecurity Academy

    Opleiding cybersecurity en GDPR workshop voor kmo's
    Belang van onderhoud en monitoring IT

    Waarom zijn onderhoud en monitoring van je IT belangrijk?

    Voorkomen is beter dan genezen. Dit geldt ook voor je IT-infrastructuur. Helaas stellen we vast dat kmo’s in plaats van proactief, net heel reactief omgaan met IT-problemen zoals een hack of een hardware defect. Dit brengt vaak verregaande gevolgen met zich mee. Erg jammer aangezien veel IT issues te vermijden zijn. Waarom je preventief onderhoud en proactieve monitoring van je IT zeker moet overwegen, vertel ik je in deze blog.

    Wat is preventief IT onderhoud?

    Preventief IT onderhoud houdt in dat je IT-partner op periodieke basis (bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks) je IT gaat bijwerken. Preventief onderhoud kan o.a. het updaten en beveiligen van computers, servers en andere apparaten inhouden. Maar ook het uitvoeren van inspecties door middel van tests waaruit blijkt of de IT infrastructuur nog steeds goed presteert.

    Wat is proactieve monitoring?

    Proactieve monitoring van je IT omgeving houdt in dat je IT partner continu en vanop afstand een oogje in het zeil houdt over bijvoorbeeld de uptime van verbindingen en diensten, en de veiligheid van apparaten. Op die manier kunnen issues en bedreiging razendsnel opgespoord en verholpen worden vooraleer ze zelfs maar zichtbaar zijn voor je onderneming. Proactieve monitoring kan o.a. controles van je server bevatten, check-ups van de back-ups van je data en monitoring van de resultaten van je beveiligingssoftware.

    Waarom zijn preventief IT onderhoud en proactieve monitoring zo belangrijk?

    Minder last van storingen en pannes

    Wanneer je reactief omgaat met IT-issues heeft dit vaak verregaande gevolgen. Dit kan gaan van enkele uren niet operationeel zijn na het installeren van ransomware tot technische werkloosheid die dagen tot weken kan duren. Dit kost enorm veel tijd én geld en kan zelfs leiden tot imagoschade. Wanneer je er voor kiest te investeren in proactieve monitoring en preventief onderhoud van je IT-omgeving zorg je dus automatisch voor een drastische vermindering tot zelfs een volledige eliminatie van pannes en onverwachte storingen.

    Verhoogde levensduur van je hardware

    Preventief IT onderhoud en proactieve monitoring sporen tijdig haperingen op van je IT-apparatuur. Onderdelen die aan vervanging toe zijn, zijn onmiddellijk zichtbaar. Zo kunnen ze vervangen worden wanneer nodig waardoor het gebruikstoestel hier niet onnodig onder lijdt.

    Optimale IT veiligheid

    Wanneer je een IT-partner inschakelt om je netwerk en infrastructuur up-to-date te houden en 24/7 te monitoren kan je op twee oren slapen. Bekende bedreigingen worden namelijk onmiddellijk gesignaleerd en geliquideerd vooraleer ze nog maar schade kunnen aanrichten.

    Productiviteitsboost

    Wanneer je IT-partner je netwerk zorgvuldig in de gaten houdt en er voor zorgt dat al je programma’s, toestellen en software up-to-date zijn, heeft dit ook een positief effect op de productiviteit. Wanneer je team ongestoord kan werken, zal je bedrijf hier zeker de vruchten van plukken.

    Kostenbesparend

    Wanneer je preventief onderhoud en proactieve monitoring voorziet, zorg je ervoor dat je bedreigingen en storingen vaak voor bent. Onverwachte en dringende reparaties of interventies kosten namelijk heel wat tijd en geld. Denk maar aan de onderdelen, nieuwe hardware en de werkuren van de specialisten die je inschakelt. Denk ook eens aan alle werkuren die je je medewerkers zou moeten betalen waarin ze door een onverwachte panne of defect eigenlijk helemaal niet kunnen werken. Dit bedrag loopt helaas snel op. Het voorzien van monitoring en onderhoud is dus zeker een investering die zich snel terugverdient.

    Wil jij proactieve monitoring en preventief onderhoud voorzien voor jouw kmo?

    Stuur een e-mail en we maken graag een voorstel op maat. Of ga eens kijken naar onze handige Care Packs!

    IT budget optimaliseren

    IT kosten verlagen? 8 manieren om je IT budget te optimaliseren

    Elke ondernemer is het erover eens: een bedrijf succesvol runnen kost geld. Een aanzienlijk gedeelte van dit budget wordt meestal besteed aan de IT-infrastructuur in de onderneming. Logisch aangezien digitalisering en digitale tools essentieel zijn voor de goede werking van het bedrijf.

    Wanneer er kostenbesparingen doorgevoerd moeten worden, nemen veel ondernemers helaas minder logische beslissingen en kiezen ze vaak voor ondoordachte, snelle maatregelen die op korte termijn inderdaad de nodige kosten uitsparen. Denk bijvoorbeeld aan het niet doorvoeren van belangrijke updates en upgrades, het niet vervangen van verouderde toestellen en apparaten of het niet langer uitbesteden van IT-diensten aan een externe partner. Deze kostenbesparende ‘oplossingen’ hebben vaak heel wat negatieve gevolgen zoals een daling van de productiviteit en een serieuze stijging van veiligheidsrisico’s. IT kosten verlagen in je kmo zonder de efficiëntie van je onderneming in gedrang te brengen? Dat kan! Hoe je dit doet, vertel ik je in deze blog.

    8 manieren om IT kosten te optimaliseren in je kmo

    Maak een helicopterzicht van je infrastructuur

    Wil je een duidelijk beeld krijgen van je IT infrastructuur om na te gaan welke diensten of apparaten nodig of juist overbodig zijn? Dan laat je best een Quick Scan (tot 5 medewerkers) of IT Audit (van 5 – 150 medewerkers) uitvoeren. Je ontdekt op basis van dit gespecialiseerde nazicht de sterktes en zwaktes van je netwerk alsook welke opportuniteiten er onbenut zijn en welke bedreigingen er op de loer liggen. Op basis van het auditverslag kan je bepalen welke digitaliseringsstappen best prioriteit krijgen en vooral ook welke overbodige apparaten en diensten geschrapt kunnen worden.

    Elimineer overcapaciteit

    Niet alleen op vlak van hardware of apparatuur merken we dat bedrijven vaak meer in dienst hebben dan nodig. Ook wordt er al eens voor veel meer data-opslag betaald dan werkelijk nodig is. Bekijk dus van alle softwaretools die je in gebruik hebt, of er geen overcapaciteit is.

    Zet in op automatisering

    Voeren je medewerkers uren aan een stuk repetitieve manuele taken uit? Dan heeft dit hoogstwaarschijnlijk een impact op hun productiviteit. Maak daarom gebruik van softwaretools, scripts en routines om de minder leuke maar noodzakelijke taken te automatiseren. Je kan er ook voor kiezen een webapplicatie op maat te laten ontwikkelen. Het resultaat? Een investering in een tool de zich binnen de kortste keren vanzelf terugbetaalt.

    Optimaliseer je licentiebeheer

    We merken dat bedrijven vaak verkeerde licenties of meer licenties dan nodig aanschaffen. Gebruikers beschikken zo over toegekende rechten tot software of applicaties waar ze eigenlijk al enige tijd geen gebruik meer van maken. Hieraan gaat dan een groot budget verloren. Het is dan ook verstandig om een inventarisatie te maken van aangeschafte licenties en deze te vergelijken met de daadwerkelijk geïnstalleerde en gebruikte licenties. Zo kunnen gebruikersrechten actief opgeschoond worden en komen er licenties vrij.

    Migreer naar de cloud

    Nog een efficiënte manier om IT kosten te verminderen is om je werkprocessen te migreren naar de cloud. Online werkplekken kan je eenvoudig toekennen, uit dienst stellen, opschalen of inkrimpen in capaciteit. Bovendien kan je ook gebruik maken van SaaS waarbij je software online aangeboden wordt. De cloud is ook de ideale oplossing om te besparen op dure werktoestellen. Door je medewerkers van een werkplek in de cloud te voorzien, werken ze waar én wanneer ze maar willen en dit op eender welk toestel aangezien je de kracht van de cloudserver zal gebruiken. Wist je dat we bij Datalink zelfs een GPU-gedreven coudoplossing ontwikkeld hebben die het mogelijk maakt om met programma’s zoals Revit, Autocad, Sketchup, en Tekla in de cloud te werken?

    Voorzie proactieve monitoring

    In een IT-infrastructuur schuilen vaak ook kosten die niet aan het oppervlak zichtbaar zijn. Zo loop je bijvoorbeeld enorm veel risico op cyberaanvallen en langdurige pannes wanneer je niet systematisch inzet op het up-to-date houden van je toestellen. Wil je dus optimaal je (reactieve) IT kosten verlagen? Zoals bijvoorbeeld de zware financiële gevolgen van een hack? Dan voorzie je best proactieve monitoring voor je IT-apparaten.

    Voorzie preventief onderhoud

    Onderhoud van IT-omgevingen wordt vaak pas uitgevoerd wanneer er een zich een storing of defect voordoet. Dit is echter niet efficiënt voor je IT budget: je verliest namelijk heel wat tijd, je medewerkers zijn een pak minder productief of kunnen zelfs helemaal niet meer werken wanneer er plots een waslijst aan achterstallige updates moet uitgevoerd worden. Bovendien is een reactief onderhoud vaak duurder doordat updates tussentijds getest worden en er bij grote achterstallen incompatibiliteit kan optreden. Een preventief onderhoud van je IT is dus slechts een kleine investering per maand waarmee je plotse grote IT kosten kan besparen.

    Sluit een onderhoudscontract of met je partner

    Heb je zelf geen ervaren IT-medewerker in huis en heb je geen budget om gespecialiseerde IT’ers aan te werven? Dan ben je niet alleen! Je kan perfect met een professionele, externe IT partner samenwerken. Er zijn heel wat mogelijkheden. Denk aan een ondersteuningscontract voor alle IT-gerelateerde vragen van je medewerkers. Of een on site IT manager of IT expert die een vaste dag van de week ter plaatse komt. Zo geniet je voor een vaste, transparante fee per maand van kwalitatieve (én up-to-date) IT ondersteuning.

    Wil jij graag je IT kosten verlagen door te optimaliseren? Of heb je nood aan een meedenkende IT partner voor je kmo?

    Stem eens af met ons IT heroes, we helpen je graag verder!

    Cloud server voor kmo voordelen

    Cloud server voor kmo’s: 8 voordelen

    De dagen dat we uitsluitend op kantoor werkten zijn voorbij. Ondertussen zijn werken op verplaatsing en telewerken zelfs het nieuwe normaal geworden. En time is money! Altijd en overal efficiënt kunnen verder werken én op de digitale continuïteit van je bedrijf kunnen rekenen, vinden we vanzelfsprekend. Gelukkig is er cloud computing! Deze technologie kan ons hierin enorm ondersteunen. Steeds meer kmo’s stappen over naar cloud servers in de plaats van lokale serverparken. Wat een cloud server juist is en wat de voordelen van cloud servers voor kmo’s zijn, vertel ik je in deze blog.

    Wat is een cloud server?

    Een cloud server is een virtuele server die bereikbaar is via het internet. Doordat je gaat werken in de cloud , heb je via alle werktoestellen die hiervoor geconfigureerd zijn steeds toegang tot je data en je software. Denk bijvoorbeeld aan je bureaublad, de favorieten in je browser, je bestanden en programma’s. Werken met een server in de cloud betekent ook dat er geen fysieke server meer in je bedrijf aanwezig is maar dat je gaat werken op hardware (zoals een fysieke server) en software (zoals Revit, Archicad en dergelijke) in een beveiligd datacenter.

    Wist je trouwens dat de gemiddelde levensduur van een server 3,5 tot 5 jaar is? Deze levensduur is o.a. afhankelijk van het aantal draaiuren van de harde schijven, het aantal gebruikers, en de geïnstalleerde applicaties. De meeste bedrijven schrikken hiervan en gaan ervan uit dat ze hun fysieke server veel langer kunnen gebruiken. Vaak blijven servers van die leeftijd ook gewoon in gebruik met storingen, dataverlies en hardwarepannes als gevolg. Door te kiezen voor een cloud server, kan je dit vermijden en zet je in op de continuïteit van je bedrijf.

    Cloud server huren of kopen?

    Het interessante aan werken met een cloud server is het feit dat je zo’n cloud server kan huren. Doordat je zelf geen grote investeringen moet doen in server-apparatuur en andere hardware of software, komt dit voor veel ondernemingen erg voordelig uit. Bovendien betaal je zo ook enkel voor wat je gebruikt en dit door middel van een jaarlijkse of maandelijkse fee.

    Het onderhoud en de updates van de servers en overige hardware zijn meestal inbegrepen in de fee. Het enige waar je bijkomend rekening mee moet houden zijn een eventuele eenmalige setupfee, de aankoop van je eigen softwarelicenties en de configuratie van je werktoestellen.

    Wat zijn de voordelen van cloud servers voor kmo’s?

    Naast het feit dat je een cloud server kan huren, heeft deze manier van werken nog heel wat andere voordelen.

    Cloud servers zijn kostenbesparend op vlak van hardware en software

    Zoals ik eerder al heb aangehaald ligt de gemiddelde levensduur van een server tussen de 3,5 en 5 jaar. Vaak is het na deze periode interessanter om in nieuwe technologie te investeren. Door te kiezen voor een server in de cloud, vallen dure investering in lokale hardware en software volledig weg. Bijkomend zijn investeringen in back-uphardware ook verleden tijd aangezien back-ups ook in de cloud zullen plaatsvinden. Is er toch serverhardware defect? Dan wordt deze in het datacenter vervangen. Meestal zonder bijkomende kosten voor jou als eindgebruiker.

    Cloud servers zijn kostenbesparend op vlak van personeelskosten

    Ook op vlak van personeelskosten is werken met een cloud server kostenbesparend. Zo is het niet nodig om experts in regie aan het werk te zetten voor uitbreidingen of updates van je server. Een extern team zorgt namelijk van op afstand voor het onderhoud, de upgrades en updates van je server. In principe had je hier aparte servicecontracten voor lopen met een externe IT partner, of een interne medewerker voor aangeworven indien je werkte met een lokale server.

    Cloud servers zijn plaatsbesparend

    Aangezien je niet langer hoeft te investeren in server*apparatuur, bespaar je ruimte in je bedrijfspand waar je iets anders mee kan doen. Denk aan een leuke vergaderplek of een ontspannend koffiehoekje voor je werknemers?

    Cloud servers zijn schaalbaar

    Is jouw kmo er eentje die nog volop aan het groeien is? Of werk je met freelancers of tijdelijke medewerkers en wisselt het aantal gebruikers regelmatig? Dat is heel gebruikelijk in kmo’s! Met een cloud server is dit geen probleem. De tool is flexibel en groeit met je bedrijf mee. Zo betaal je enkel voor de capaciteit die je écht nodig hebt.

    Cloud servers zijn niet afhankelijk van toestel of locatie

    Is telewerken de norm binnen jouw kmo? Ben je vaak in het buitenland of verplaats je je van de ene vergadering naar de andere? Dan is een cloud server je beste vriend. Wanneer alle werktoestellen geconfigureerd zijn, krijg je vanop alle locaties toegang tot je virtuele werkplek. Je hoeft je enkel in te loggen en je vertrouwde werkomgeving staat voor je klaar. Bovendien is het ook mogelijk om rechten én toegang te beperken waar en wanneer gewenst.

    Cloud servers beschermen je kmo tegen overmacht

    Is je desktop computer stuk of werd je laptop gestolen? Vroeger was dit een absolute ramp. Dankzij een cloud server wordt de schade beperkt tot enkel de kost van het fysieke toestel. Je kan je namelijk op je nieuwe toestel in 1-2-3 inloggen met je gekende wachtwoord en je bent weer vertrokken. Werken in de cloud is bovendien ook erg handig in geval van andere overmachtssituaties zoals brand, onvoorziene werken op kantoor en internetpannes.

    Cloud servers zijn optimaal beveiligd

    In tegenstelling tot een fysieke server waar je afzonderlijk nog moet voorzien in beveiligingsmaatregelen en monitoring, zijn deze diensten bij een cloud server meestal inbegrepen. Hiernaast zijn de datacenters ook sterk beveiligd en wordt er bij professionele partijen een redundancy back-up voorzien. Simpel gezegd betekent dit dat meerdere datacenters elkaars systemen in geval van storing kunnen opvangen zodat jij gewoon kan verder werken.

    Cloud servers en GDPR

    Ligt het serverpark van je cloud leverancier binnen de Benelux? En wordt er voorzien in actuele beveiligingstechnologie en strenge configuraties? Dan helpt een cloud server je om te voldoen aan de GDPR-wetgeving. Gezien de strenge wetgeving en de monsterboetes van de GBA, geen onbelangrijk element. Bij Datalink werken we enkel samen met tier 4 en ISO gecertificeerde datacenters binnen de Benelux. Cybersecurity staat steeds voorop!

    Overweeg jij om met je kmo over te stappen naar de cloud?

    Contacteer ons team, we bezorgen je graag een voorstel op maat!

    Wat is een thin client?

    Wat is een thin client?

    Meer en meer bedrijven digitaliseren hun werking en maken de overstap naar de cloud. Een van de grote voordelen hiervan is dat je geen krachtige computertoestellen meer nodig hebt om toch vlot te kunnen werken. Je doet immers beroep op de infrastructuur binnen de serverparken. Het ideale apparaat om te werken in de cloud? Dat is een thin client. Wat dit juist is en welke voordelen zo’n toestel heeft, lees je verder in deze blog.

    Wat is een thin client?

    Een thin client is een kleine computer met beperkte specificaties die verbonden wordt met een netwerk of server. Het verschil met een klassieke desktop computer (ook wel fat client of thick client genoemd), is dat een computer alle hardware én software bevat om er lokaal op te kunnen werken. Zodra de Windows of Linux installatie voltooid is, kan je met het toestel aan de slag. Bij een thin client is dat anders. Zo’n toestel beschikt zelf niet over geheugen, opslagruimte en de nodige computerkracht die nodig is om gegevens op te slaan, applicaties te openen of bestanden te downloaden. Een thin client functioneert in feite als een “lege” desktop die gebruik maakt van de kracht en het vermogen van de server waarmee hij verbonden is. Met een thin client gebeurt al je werk dus op het servernetwerk zelf.

    Wat zijn de voordelen van een thin client?

    Lagere hardwarekosten

    Wil je graag overstappen naar een digitale werking in de cloud en heb je nood aan een nieuw werktoestel? Dan kan je kiezen voor een thin client. Aangezien dit toestel enkel inlogt op de server en de rekenkracht van het serverpark gaat gebruiken om je dagelijkse taken uit te voeren, is het niet langer nodig om te investeren in een dure desktop of zware laptop.

    Lagere beheerskosten

    Hiernaast kan je ook tot 40% besparen op beheer en onderhoud wanneer je het computerpark van je onderneming vervangt met thin clients. Thin clients zijn bijvoorbeeld vrijwel volledig op de server te beheren. Door de eenvoud van de hardware is er minder kans op defecten.

    Lager energieverbruik

    Gespecialiseerde thin clients hebben een veel lager energieverbruik dan normale pc’s. Je bespaart niet alleen in energiekosten maar kan in sommige gevallen zelfs de aanschaf of uitbreiding van airconditioning systemen voorkomen.

    Thin clients zijn beter te beveiligen

    Aangezien je een thin client enkel gebruikt om te verbinden met de server, zorg je er zo voor dat de gebruikersomgeving beter afgeschermd wordt en dat er geen fysieke data op het toestel opgeslagen wordt. Dit zorgt ervoor dat je optimaal beschermd bent tegen malware zoals ransomware en virussen. Bovendien kan de beveiliging centraal op serverniveau geregeld worden.

    Thin clients zijn minder diefstalgevoelig

    Krijg je te maken met diefstal in je bedrijf? Dan blijft je kostbare data steeds veilig opgeslagen in de cloud. Thin clients zijn buiten hun serveromgeving waardeloos en criminelen zullen langs deze weg dan ook absoluut geen toegang kunnen verkrijgen tot vertrouwelijke informatie of bestanden.

    Thin clients zijn handig in overmachtsituaties

    Doordat je gebruik maakt van een desktop in de cloud, kan je bij een defect of overmachtsituatie zoals diefstal of brand gewoon vanaf een andere thin client onmiddellijk weer verder werken. Ook bij thuiswerk zijn thin clients een interessante optie.

    Thin clients zijn ideaal voor een clean desk werkwijze

    Aangezien thin clients erg klein zijn en weinig plaats innemen, zijn het de ideale toestellen voor bedrijven die een clean desk of clean desktop werkwijze nastreven. Ook voor bedrijven met een beperkte fysieke werkruimte zijn deze toestellen een goede keuze.

    Thin clients zorgen voor optimale toegankelijkheid

    Aangezien elke thin client toegang verschaft tot dezelfde gecentraliseerde informatie op de server, zorgt dit ervoor dat werknemers niet langer gebonden zijn aan één bepaald toestel of aan een vaste werkplek. Het wordt zo namelijk mogelijk om vanaf een willekeurige thin client in te loggen en te werken. Ideaal voor flexibele werkplekken, eventueel op verschillende vestigingen.

    Thin clients zijn minder belastend voor het netwerk bij administratieve taken

    Doordat alle werkprocessen op serverniveau worden uitgevoerd, zal een een thin client het netwerk minimaal belasten. Enkel de muisbewegingen, toetsaanslagen en beeldscherminformatie worden van en naar de eindgebruiker verstuurd. Met de juiste en efficiëntere netwerkprotocollen is deze werkwijze al mogelijk bij een bandbreedte van 5Kbps.

    Thin clients zorgen voor minder geluidsoverlast

    Thin clients produceren bijna geen geluid. Het is de ideale manier van werken indien je rust en stilte nodig hebt. Deze toestellen zijn dan ook erg gegeerd in bijvoorbeeld scholen en bibliotheken.

    Wil jij werken in de cloud en wil je overschakelen naar het gebruik van thin clients in jouw organisatie? Of wil je meer weten over deze hardware? Geef dan een seintje via ons contactformulier. We adviseren je graag!

    Cybersecurity in de apotheek

    Cybersecurity in de apotheek? Datalink en KLAV slaan de handen in elkaar

    Organisaties en bedrijven krijgen meer en meer te maken met cybercrime zoals hacking, phishing, ransomware en CEO fraude. Het Centrum voor Cybersecurity België kreeg in 2020 meer dan 3 miljoen meldingen van verdachte berichten. Dit is bijna een verdubbeling tegenover 2019. Het is dan ook belangrijker dan ooit om zelfs als kmo een goede beveiliging van het bedrijfsnetwerk te voorzien. En dit geldt in het bijzonder voor zorgverleners, medische praktijken en apothekers. Hoe je het niveau van cybersecurity van je apotheek kan laten checken, lees je in deze blog.

    Waarom is cybersecurity voor apotheken belangrijk?

    Investeren in cybersecurity is belangrijk voor iedere onderneming en organisatie. Aangezien hulpverleners zoals tandartsen, dokters én apothekers dagelijks in contact komen met gevoelige persoonlijke informatie van patiënten en dokters, zou een uitgekiende cyberveiligheid bij hen hoog op de agenda moeten staan. Ook is het van groot belang dat de werking binnen de apotheek of praktijk GDPR-compliant verloopt om datalekken én monsterboetes van de GBA te voorkomen.

    • Wordt er gewerkt met een professionele mailbox?
    • Is het gastennetwerk optimaal beveiligd?
    • Is gevoelige data voldoende afgeschermd voor onbevoegden?
    • Zijn er betrouwbare back-up routines?

    Apothekers staan hier echter niet altijd bij stil en realiseren zich vaak niet dit verregaande gevolgen kan hebben.

    Hoe het niveau van cybersecurity bij apothekers nakijken?

    Omdat we bij Datalink graag proactief en ontlastend te werk gaan, vonden we het een schitterend plan om voor deze specifieke doelgroep een cybersecurity check-up in het leven te roepen om zo proactief bedreigingen en opportuniteiten te signaleren. Want net zoals in de zorg is wat betreft cyberveiligheid ‘voorkomen nog altijd beter dan genezen’.

    De vraag naar onze GDPR en Cybersecurity Quick Scan voor Apothekers, kwam initieel van het Koninklijk Limburgs Apothekers Verbond (KLAV). De perfecte partner tegen cybercrime voor deze doelgroep.

    Hoe gaat de GDPR en Cybersecurity Quick Scan voor apothekers in zijn werk?

    Een cybersecurity expert van Datalink gaat gedurende een halve dag langs bij elke apotheek. Hier zal een complete check-up van de systemen van de apotheek doorgevoerd worden.

    Zo bekijken we o.a. :

    – of de website van de apotheek veilig is en of deze in regel is met de GDPR en de wettelijke verplichtingen.

    – of de werktoestellen en de netwerkapparatuur in de apotheek veilig en up-to-date zijn.

    – of de nodige maatregelen getroffen worden om digitale continuïteit te garanderen.

    Hierna bezorgen we de apotheek een helder rapport met concrete actiepunten met een indicatie van prioriteit. De apotheker kiest zelf of Datalink of een andere partner de aangegeven actiepunten al dan niet verder mag optimaliseren.

    Interesse in een Cybersecurity Quick Scan voor jouw apotheek?

    Datalink én KLAV staan voor je klaar! De Quick Scan, inclusief verplaatsingskosten binnen Limburg, is beschikbaar voor € 700 euro exclusief btw. Indien je in aanmerking komt voor subsidie van de kmo-portefeuille, kan je mogelijk genieten van maar liefst 30% tussenkomst.

    Een Quick Scan aanvragen voor jouw apotheek? Of graag even afstemmen met ons team? Neem dan even contact met ons op!

    inloggen met 2 factor authentication

    Tweestapsauthenticatie (2fa): wat zijn de voordelen en hoe werkt het?

    Met alle berichten die de laatste maanden steeds vaker in de media verschijnen over phishing, CEO-fraude, hackings en datalekken is het één ding duidelijk geworden: een goede beveiliging van je kostbare data is van cruciaal belang. Tweestapsauthenticatie is hier een handig hulpmiddel voor. Wat 2FA juist is, hoe het gebruikt kan worden en waarom, vertellen we je graag in deze blog.

    Wat is tweestapsauthenticatie?

    Tweestapsauthenticatie – ookwel 2FA – is een methode waarbij gebruikers twee stappen moeten doorlopen om zich in te loggen op een website of een applicatie. Tweestapsauthenticatie zorgt zo voor een dubbele beveiliging van je account.

    Je kostbare data goed beschermen is geen evidentie: spammails en ransomware-aanvallen vliegen ons om de oren. Maar wist je dat veel datalekken eigenlijk voorkomen van gebrekkig beveiligde software of accounts?

    2 Factor Authentication

    Tweestapsauthenticatie versus tweestapsverificatie

    Als het goed is, stel je voor ieder online account een uniek wachtwoord in. Een veilig wachtwoord dat voldoende lang is, en bestaat uit hoofdletters, kleine letters, cijfers en symbolen. Zo zet je alvast de toon voor een veilig accountbeheer aangezien je bij een datalek, het voor de hackers niet noodzakelijk mogelijk maakt om ook andere accountgegevens buit te maken.

    Dikwijls volstaat zo één beveiligingslaag (je wachtwoord) echter niet. Het aantal hacks neemt sterk toe, en voor je gevoelige (persoons-)gegevens kan je maar beter bijkomende maatregelen nemen.

    Tweestapsauthenticatie is zo’n extra beveiligingslaag die je kan toevoegen. Deze maatregel zorgt ervoor dat hackers of onbevoegde personen moeilijker toegang kunnen verkrijgen tot jouw data, aangezien ze twee maatregelen moeten omzeilen. Gewoonlijk zal je als gebruiker eerst je gebruikersnaam en wachtwoord ingeven. Hierna volgt een tweede stap waar je andere informatie moet indienen zoals een veranderende code (gegenereerd door een authenticator), een vingerafdruk of gezichtsherkenning. Op die manier kan enkel jij toegang krijgen tot je account, zelfs wanneer je login en wachtwoord onderschept zouden zijn.

    We maken een onderscheid tussen drie verschillende authenticatiemethodes, namelijk “iets dat je hebt”, “iets dat je bent” en “iets dat je weet”.

    Tweestapsauthenticatie vereist twee verschillende soorten authenticatie. Dit kan bijvoorbeeld iets zijn dat je kent (wachtwoord), iets dat je bent (vingerafdruk) of iets dat je hebt (een geverifieerd mobiel apparaat).

    Tweestapsverificatie is een gerelateerd begrip. Hierbij kan hetzelfde type van informatie gebruikt worden dat door verschillende bronnen wordt geleverd. Bijvoorbeeld een code in de mailbox + een code in een SMS. Dezelfde categorie kan dus twee keer worden gebruikt.

    Een bekend voorbeeld is het Four Eyes Principle. Dit houdt in dat twee individuen een actie moeten goedkeuren vooraleer deze uitgevoerd kan worden. Dit principe wordt daarom ook wel de two-man rule of de two-person rule genoemd. Zo is het bijvoorbeeld vaak vereist dat 2 personen juridische en financiële documenten ondertekenen en zorgen militaire instanties er steeds voor dat bijvoorbeeld raketlanceerders altijd pas door middel van 2 verschillende sleutels bijgehouden door verschillende personen geactiveerd kunnen worden. Sommige data managementsystemen hebben zo ook de vereiste dat 2 verschillende personen belangrijke updates moeten goedkeuren vooraleer deze uitgevoerd kunnen worden.

    Tweestapsauthenticatie is veiliger dan tweestapsverificatie, maar beide zijn beter dan vertrouwen op slechts een enkel wachtwoord. Activeer de maatregel dus zeker wanneer ze wordt aangeboden.

    Verschillende types van 2FA

    Er zijn verschillende types 2FA waarvan je gebruik kan maken om je data optimaal te beschermen:

    SMS-based 2FA

    Deze vorm van tweestapsauthenticatie bezorgt je een eenmalig wachtwoord via een tekstbericht op je mobiele telefoon. Deze vorm van 2FA is voldoende wanneer het gaat over online activiteit met een laag risico. Voor het beschermen van persoonlijke data raden we een veiligere vorm van 2FA aan.

    MailChimp 2FA

    Voorbeeld: E-mailmarketingprogramma MailChimp maakt hier bijvoorbeeld gebruik van.

    Hardware tokens voor 2FA

    Deze vorm van 2FA  werkt met een klein hardware apparaatje dat iedere 30 seconden een nieuwe numerieke code produceert. Ook bestaan er varianten die je in je computer moet insteken. Heb je de dongle niet bij? Dan kan je je niet aanmelden. Het nadeel van dit type 2FA is het feit dat deze tokens erg kostelijk zijn alsook makkelijk verloren gaan. Bovendien is ook deze vorm van 2FA niet 100% veilig.

    Voorbeeld:  Softwaredongles

    Software tokens voor 2FA

    De populairste vorm van tweestapsauthenticatie is een zogenaamd soft-token. Een soft-token is een eenmalig paswoord dat slechts een bepaalde tijd, bijvoorbeeld 1 minuut, geldig is. Dit type 2FA is een veiliger alternatief voor SMS-2FA. Bovendien is het beschikbaar voor mobiele telefoons, draagbare toestellen en desktops.

    Exact Online authenticator_Blog 2fA

    Voorbeeld: De authenticator app voor Exact Online.

    Biometrische 2FA

    Dit type 2FA aanschouwt de eigenlijke gebruiker als het token. Toegang tot websites of applicaties kan verkregen worden via vingerafdruk, retina-scans, en gezichtsherkenning. Deze vorm van 2FA is nog volop in ontwikkeling.

    Voorbeeld: Het unlocken van je iPhone.

    Push notificaties voor 2FA

    Dit type 2FA elimineert het ontvangen en ingeven van een token door de gebruiker door ervoor te kiezen een push notificatie te verzenden wanneer iemand probeert in te loggen. De gebruiker kan de authenticatie hierna met één klik goedkeuren of weigeren.  Dankzij een directe en veilige verbinding tussen de gebruiker, de 2FA service en het toestel omzeilt dit type 2FA de mogelijkheid tot phishing, ongeoorloofde toegang en man-in-the-middle aanvallen.

    Facebook login alerts bericht

    Voorbeeld: Facebook Login Alerts

    Waarvoor Tweestapsauthenticatie gebruiken?

    De veiligheidsexperts van Datalink raden aan om waar mogelijk steeds te kiezen voor beveiliging via 2FA. Je data is nog nooit zo belangrijk geweest. Bovendien legt de GDPR ondernemers de verantwoordelijkheid op om persoonsgegevens passend te beschermen.

    Bij Datalink zorgden we ervoor dat tweestapsauthenticatie mogelijk is voor volgende diensten:

    Meer weten over 2FA of andere manieren waarop jij je bedrijf optimaal kan beveiligen? Contacteer de veiligheidsexperts van Datalink voor een gericht advies na een quick scan of grondige IT-audit.

    IT uitbesteden aan een managed IT partner

    IT uitbesteden? Dit zijn de voordelen van managed IT services voor kmo’s

    Spendeer jij, net zoals zoveel andere ondernemers, veel tijd aan het beheer van je IT en verlies je hierdoor kostbare tijd die je had kunnen spenderen aan je core business? Ontbreekt het in je organisatie aan expertkennis om IT systemen te onderhouden en strikte veiligheidsmaatregelen in ere te houden? Werd er een medewerker aangesteld als “IT verantwoordelijke” maar ontbreekt het deze persoon vaak aan kennis of focus? Dan is het uitbesteden van je IT een goede optie.

    Door gebruik te maken van managed IT ontzorgen IT-experten jouw onderneming en kan jij je focussen op wat echt belangrijk is. In de snel evoluerende markt van vandaag zorgen managed IT-services niet enkel voor gemoedsrust bij ondernemers (en interne IT-managers), ze bieden bedrijven ook heel wat andere voordelen.

    Wat managed IT inhoudt en wat de voordelen ervan zijn, licht ik graag even toe. Lees je mee?

    Je IT-infrastructuur, de link die je bedrijfsprocessen verbindt

    In de digitale wereld waar we vandaag in leven én werken neemt de IT-infrastructuur een centrale rol in binnen je bedrijf. Processen zijn steeds vaker gedigitaliseerd en geautomatiseerd, we werken online en in de cloud en zijn te allen tijde bereikbaar. Je kan je IT-infrastructuur hierdoor in principe beschouwen als het kloppende hart van je kmo. Hapert er iets met je IT? Dan merk je dit doorheen je hele organisatie. Het is dan ook megabelangrijk dat je IT-infrastructuur gezond en permanent beschikbaar is voor een stabiele operationele werking binnen je kmo.

    Hiernaast is het niet altijd evident om zelf de juiste kennis in huis te halen en alle investeringen te dragen voor oplossingen die vaak niet flexibel of schaalbaar zijn. Zo geeft het magazine Computable aan dat bedrijven vandaag de dag te veel van hun IT-afdeling verwachten. Een Europees onderzoek van Insight in 9 landen toont aan dat er vaak een spanningsveld bestaat tussen wat het management wilt en wat de IT-afdeling met de bestaande middelen kan verwezenlijken. Veel ondernemers vragen zich dan ook af hoe ze kunnen genieten van optimale IT zonder hiervoor zelf veel tijd én geld beschikbaar te moeten maken. Dit kan, door je IT uit te besteden!

    Managed IT, wat is dat?

    Simpel uitgelegd betekent managed IT het beheer van software en systemen door een externe dienstverlener. IT-specialisten die managed IT-services aanbieden voorzien bedrijven van oplossingen zoals onder andere anti-malware tools, e-mailbeheer, communicatietools, cloudoplossingen en back-ups.

    Volgens het onderzoek van Insight doen bedrijven steeds meer beroep op managed IT-services om de workload te verminderen en de dagelijke IT-taken te stroomlijnen. Zo heeft het afgelopen jaar zowat 63 procent van de ondervraagde bedrijven geïnvesteerd in software-as-a-service-diensten en ruim de helft investeerde in security-as-a-service diensten.

    De voordelen van managed IT-services voor kmo’s?

    Managed IT kan je leven als bedrijfsleider of interne IT-professional aanzienlijk vereenvoudigen. Ik zet de belangrijkste voordelen van managed IT graag voor je op een rij.

    Digitale continuïteit

    De optimale werking en beschikbaarheid van je IT-infrastructuur zijn cruciaal. Dankzij het uitbesteden van je IT door managed IT-services kan je er gerust in zijn dat je IT-systemen ook van buitenaf gecontroleerd, geüpdatet en gemonitord worden zodat ze up & running zijn en blijven.

    Proactief opsporen en aanpakken van IT-problemen en bedreigingen

    Door de IT-infrastructuur in je onderneming proactief te laten beheren en in de gaten te laten houden via monitoring, kan er preventief opgetreden worden om bedreigingen te elimineren. Zo blijven systemen up-to-date en beschermd tegen ransomware en andere bedreigingen. Ook worden je back-ups en beveiligingstools actief getest en geüpdatet. Zonder dat je medewerkers zich daar zelf mee moeten bezighouden.

    Inventarisatie van je IT-infrastructuur

    Dankzij een duidelijke inventarisatie van je IT-infrastructuur heb je steeds een duidelijk overzicht van alle hardware, software en IT-diensten die je gebruikt. Zo detecteer je snel elementen die aan vernieuwing toe zijn of niet langer GDPR-compliant zijn. Bovendien vermijd je zo ook dat shadow IT binnensluipt in je kmo.

    Ondersteuning vanop afstand voor je medewerkers

    Loopt er toch iets mis, kan je interne IT-medewerker een probleem zelf niet oplossen of is het niet mogelijk je toestel naar je externe IT-specialist te brengen? Dan kan deze vaak vanop afstand de nodige assistentie verlenen om snel en efficiënt uitdagingen te verhelpen en ervoor te zorgen dat jij weer vliegensvlug aan de slag kan. Doordat je vaste IT partner een zicht heeft op je netwerkinfrastructuur kan dit met een minimale impact op eventuele onderbrekingen.

    Continue toegang tot IT-expertise

    Door te kiezen voor managed IT-services voor jouw kmo, heb je steeds een IT-expert tot jouw dienst en is het niet nodig om in company een IT-medewerker te voorzien die gespecialiseerd is in alle IT-diensten op de markt. Hulp nodig? De IT-experten van Datalink zijn slechts one phonecall away!

    Schaalbare en flexibele dienstverlening

    Managed IT-services zijn schaalbaar en flexibel en groeien mee met je onderneming. Komen er medewerkers bij of wordt je team net kleiner? Geen probleem! Door je IT uit te besteden, gebruik én betaal je enkel voor wat je echt nodig hebt. Door je onboarding-, en offboardingprocedure met je IT partner te delen, kan deze firma toestellen ook op de gebruikelijke manier voor je klaarmaken.

    Tijdsbesparing

    Door te kiezen voor een gestroomlijnde en optimale werking, is een logisch gevolg dat je tijd zal besparen. Geen server die gedurende een langere tijd down is, geen printer die blijft haperen en geen documenten die opeens onvindbaar zijn in de cloud. Dankzij managed IT-services kunnen je werknemers en jijzelf opnieuw focussen op wat er echt toe doet. Bovendien kan je rekenen op de actuele kennisbagage van je IT partner en blijf je mee met de nieuwste technologieën en trends.

    Hoe gaan de IT-experten van Datalink te werk?

    Nood aan managed IT-services in de regio Limburg, Antwerpen of Vlaams Brabant? Dan ontzorgen de IT-experten van Datalink je graag. We gaan steeds via een vaste structuur te werk om jouw onderneming optimaal te ondersteunen in haar digitale groei.

    Ons traject:

    • Inventariseren
    • Analyseren
    • Plannen
    • Implementeren
    • Documenteren
    • Beheren

    Nog kort even samenvatten waarom je IT uitbesteden de oplossing is voor jouw KMO?

    • Je geniet van proactieve monitoring waardoor bedreigingen efficiënt worden opgespoord en datalekken voorkomen worden.
    • Je hebt meer tijd om je te focussen op je corebusiness.
    • Je kiest voor een schaalbare oplossing die meegroeit met je kmo.
    • Je IT-infrastructuur is steeds veilig en up-to-date.
    • Je hebt een IT-expert tot je dienst die vanop afstand kan assisteren.
    • Je geniet van kostenbesparing dankzij de flexibiliteit van de dienstverlening.

    Wil jij je ook kunnen focussen op wat écht belangrijk is voor je kmo? Kies er dan voor om je IT uit te besteden aan de experten van Datalink. Wij ontzorgen je graag! Neem vandaag nog contact op voor een gratis kennismakingsgesprek!

    Werken in de cloud tips

    Voordelen van een digitale werkplek in de cloud

    In de cloud werken heeft veel voordelen voor groeiende ondernemingen. Dankzij digitalisering kan je via een online werkplek optimaal topprestaties stimuleren. Voor veel ondernemers is de cloud een redelijk vaag begrip of klikt het zelfs riskant om hiermee aan de slag te gaan. Het tegendeel is echter waar!

    In de cloud werken?

    De tijden van pen en papier liggen achter ons. We werken vandaag digitaal en veel organisaties gaan nog een stap verder door in de cloud te werken.

    Maar wat is dat nu net, “de cloud”? Deze term staat synoniem voor “internet”. Werken in de cloud betekent dat je online je data gaat beheren en online software gaat gebruiken. Zo kan je bijvoorbeeld data opslaan en automatisch laten back-uppen via clouddiensten zoals Datasync, het GDPR-conforme alternatief van diensten zoals Dropbox, Onedrive en Google Drive. Maar de cloud gaat veel verder dan dit! Je kan ook gebruik maken van SaaS.

    SaaS staat voor Software as a Service en houdt in dat computerprogramma’s verkrijgbaar zijn als clouddienst. Veel computerprogramma’s waaronder het bekende Microsoft Office en tal van boekhoudpakketten zijn zo reeds verkrijgbaar in een “365” of “online” variant.Heb je verouderde software en wil je ook deze onderbrengen in de cloud? Via een Cloud App kan dit mogelijk gemaakt worden.

    Een digitale werkplek is een workspace met je vertrouwde programma’s en data die je van eender welke locatie en op eender welk tijdstip kan benaderen en waar je alles terugvindt wat je nodig hebt om optimaal te kunnen werken.

    “ Any place, any time, any device”

    Voordelen van een digitale werkplek

    Digitale werkplekken in de cloud hebben zeer veel voordelen voor moderne organisaties. Ik vat er acht voor je samen:

    Locatie-onafhankelijkheid

    Je kan  van overal aan je kostbare data, programma’s en functionaliteiten kan. Waar je vroeger enkel tijdens de kantooruren aan je software en kostbare data kon en steeds verplicht op kantoor moest werken is dat vandaag de dag verleden tijd. Byebye kantoor, hello terrasje in de zon! Je bent volledig locatie-onafhankelijk dankzij de mogelijkheden van werken in de cloud.

    Toestel en tijd-onafhankelijk

    Optimale samenwerking

    Gebeurt het bij jou op kantoor ook wel eens dat meerdere collega’s samenwerken aan één project en data plots per ongeluk overschreven wordt of verdwenen is? Dan is een digitale werkplek de ideale oplossing. Via de cloud kan je optimaal online samenwerken aan documenten en heel gemakkelijk back-ups recoveren.. Het resultaat? Een heuse boost in productiviteit!

    Shadow IT vermijden

    Door data en software te centraliseren op één plek voorkom je frustratie en voorkom je het gebruik van shadow IT binnen je onderneming. Niets is zo vervelend voor je werknemers dan dat ze niet optimaal kunnen werken of via hun smartphone niet dezelfde documenten of programma’s kunnen als op hun laptop. Dan maar even een appje installeren of die documenten doorsturen via WeTransfer? Dit gebeurt best niet! Zeker met de inwerkingtreding van de GDPR is het erg belangrijk een overzicht te behouden over welke programma’s en tools je medewerkers gebruiken. Komen delicate persoonsgegevens in niet-goedgekeurde tools terecht? Dan loop je het risico op sancties en datalekken. Bovendien kan je niet aan je plichten voldoen wanneer een betrokkene vraagt naar de verzameling van zijn of haar persoonsgegevens die je verwerkt.

    Veiligheid van je kostbare data

    Alle bedrijfsgegevens alsook de persoonsgegevens die je onderneming verwerkt staan in een optimaal beveiligde en gecertificeerde omgeving. Een kwalitatieve cloudleverancier voorziet immers een streng updatebeleid, security software én proactieve monitoring die onregelmatigheden per direct opspoort en signaleert of verhelpt. Enkel personen met geautoriseerde toestemming kunnen toegang verkrijgen tot jouw kostbare data. Wist je bovendien dat de cloudomgevingen van Datalink veilig en wel gehost worden in ISO-gecertificeerde en streng beveiligde beveiligde datacenters binnen de Benelux? Beschermd én GDPR-compliant!

    Schaalbaar

    Een digitale werkplek voorzien heeft nog een groot voordeel: you pay for what you need. Zo groeit jouw digital workspace gewoon mee met je bedrijf en is de cloud schaalbaar. Een collega die het schip verlaat, of een flinke groeispurt in het aantal werkkrachten? Geen probleem!

    Kostenbesparing

    Samenhangend met het vorige voordeel is een duidelijke kostenbesparing. Door de schaalbaarheid van digitale werkplekken, betaal je enkel voor wat je echt nodig hebt. Bovendien hoef je zelf niet meer te investeren in beheer, onderhoud en infrastructuur aangezien dit vaak al in de afgesproken dienstverlening zit. Ook heb je als kleiner bedrijf hierdoor in company vaak geen IT-expertise meer nodig en dien je ook niet meer te investeren in een eigen centrale server.

    Concurrentievoordeel

    Wanneer jij je als ondernemer minder moet bezighouden met het optimaliseren van je IT-werking en je niet meer gebonden bent aan tijd, locatie of toestel, dan pas kan je je bezig houden met wat echt belangrijk is en de focus leggen op de doelstellingen van jouw kmo!

    Wil jij ook werken in de cloud in jouw kmo?

    Contacteer dan de IT-experts van Datalink! We stemmen graag af hoe jouw organisatie vandaag werkt, en welke meerwaarde de cloud kan brengen.

    Winkelwagen