Productief samenwerken met Microsoft Teams en chatkanalen voor interne communicatie

Productief samenwerken met Microsoft Teams: 8 tips

Thuiswerken en werken op externe locaties is helemaal ingeburgerd in ons land. Daardoor is het nog belangrijker geworden om, ook van op afstand, de communicatielijnen open te houden. Een tool die hiervoor erg handig is, is Microsoft Teams. In dit artikel deel ik graag acht tips die je helpen om productief aan de slag te gaan met deze tool.

8 tips om productief samen te werken via Microsoft Teams

1. Maak een duidelijke structuur voor je communicatiekanalen

Net zoals je mailbox al vlug kan ontploffen, is dat ook met je andere communicatiekanalen. Daarom is het belangrijk om goede afspraken te maken en een passende structuur te hanteren in je communicatietools. Hoe wij het doen? Op afdelingsniveau. Je bedrijf bevat waarschijnlijk ook verschillende afdelingen zoals marketing, administratie, sales, customer support,… Zorg ervoor dat de teamleden die in deze afdelingen werken gemakkelijk en overzichtelijk kunnen communiceren binnen hun team. Zo blijft de informatie ook gegroepeerd bij de werknemers die hiervan op de hoogte dienen te zijn. Door daarnaast ook een algemeen communicatiekanaal te zien, kan je dienstmededelingen doen voor alle collega’s tesamen.

2. Organiseer je projectcommunicatie in Teams

Werk je op basis van langdurige projecten zoals onze webninja’s? Dan kan je ervoor kiezen om een subkanaal per project aan te maken. Zo kunnen de collega’s die aan deze opdracht werken op één centrale plaats communiceren van start tot finish. Bovendien kan je handige checklists toevoegen alsook de nodige documentatie en klantenfeedback. 

3. Beslis of je de privé chat in je team wilt gebruiken of niet

De privé chatfunctie in Teams is handig wanneer je one-on-one wilt afstemmen met één van je collega’s. Deze functie kan echter ook voor veel afleiding zorgen. Waarschijnlijk wil je in het team afspraken maken over het feit of deze wel of niet gebruikt wordt, en waarvoor precies. Net zoals bij je data wil je ook je communicatie namelijk goed organiseren.

4. Organiseer Morning Meetings

Zit je team verspreid over verschillende locaties? Dan kan je in een Teamskanaal klikken op
‘vergaderen’ om met de personen binnen dat desbetreffende team een videocall te starten. Handig om toch even een daily check-up te voorzien wanneer niet het hele team fysiek samenwerkt.

5. Maak gebruik van de ‘wiki’ tab

Om belangrijke projectgegevens of feedback makkelijk bij te houden, kan je de ‘wiki’ tab activeren in een subkanaal. Klik hiervoor op het ‘+’ symbool en kies voor ‘wiki’. Het handige is dat je hier ook links in kan leggen naar bijvoorbeeld servermappen of bestanden in de cloud zodat je bijhorende data snel bij de hand hebt.

6. Geef Powerpointpresentaties aan je team met Teams

Moet je een project voorstellen aan je collega’s of een briefing doen van een nieuwe opdracht? Dan is het handig om ook van uit je thuiskantoor of vanop afstand je Powerpointpresentatie te kunnen delen. Dit kan in Teams makkelijk door een vergadering te starten en daar je presentatiebestand te uploaden. Je zal dan kunnen werken met een soort van ‘speaker view’ waardoor je ook je nota’s bij de hand hebt. Je zorgt er dan ook voor dat je teamleden enkel de presentatie te zien krijgen en niet de rest van je scherm. Ook kan je het wel of niet toestaan om door de slides te scrollen. Handig!

7. Voer bevragingen uit via Teams forms

Wil je tijdens een meeting of een één-op-één gesprek vragen stellen aan je contactpersonen? Dan kan je aan de slag met ‘Forms’. Deze extensie kan je installeren en activeren om meerkeuzevragen te stellen, polls te houden of zelfs quizjes te organiseren. Door meetings interactief te maken, hou je medewerkers bij de les en kan je de nodige inzichten verwerven.

8. Vier overwinningen

Ook virtuele complimentjes worden geapprecieerd! Zo kan je een complimentjes-kanaal, een goednieuwskanaal of een ‘winkanaal’ maken waarin het team positieve feedback van klanten, het winnen van een deal of het behalen van een extra diploma kan posten. Bij Datalink zijn we alvast grote fan!

Meer weten over Microsoft 365?

Stuur ons een bericht en plan je overleg met ons IT team.

Microsoft 365

Waarom is het belangrijk om updates uit te voeren?

Herken je dit? Het is maandagochtend, je start aan je nieuwe werkweek en daar gebeurt het! Je computer of laptop wilt updates uitvoeren. Noooooooooo! Snel wegklikken die melding want je kan dat oponthoud wel missen aan de start van wat een productieve dag moet worden. Maar is dit wel zo verstandig? Het antwoord op deze vraag is simpel: nee 🙂 Maar waarom updates uitvoeren nu juist zo belangrijk is? Dat lees je in deze blog.

Wat is een update?

We beginnen bij het begin. Wat is een update eigenlijk? Wel, het gaat over het actueel en dus “up-to-date” houden van je IT-apparatuur. Hierbij gaat het dus niet enkel over het toestel waar je op werkt. Denk ook aan je webbrowser, je programma’s, je servers, je smartphone, je routers, je printers en je bedrijfswebsite.

Welke soorten updates bestaan er?

Er bestaan ruwweg twee soorten updates: functionaliteitsupdates en beveiligingsupdates. Het is voor de eindgebruiker niet altijd duidelijk over welk type update het gaat wanneer een melding verschijnt. Daarom leg ik het verschil even uit.

Functionaliteitsupdates zorgen ervoor dat je toestel (of softwareprogramma) stabieler of beter werkt. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe betaalmogelijkheden in een webshop, of verbeteringen in de gebruiksvriendelijkheid die worden toegevoegd. Zulke updates zijn meestal niet zo dringend.

Beveiligingsupdates daarentegen kunnen best zo spoedig mogelijk worden uitgevoerd. Vaak wordt een beveiligingsupdate ook wel een security patch genoemd. Dit soort updates worden de wereld in gestuurd om de beveiliging van je software, website of toestel te optimaliseren. Ook wanneer de aanbieder een kwetsbaarheid (ook wel exploit genoemd) ontdekt, zal deze een update pushen naar gebruikers om de veiligheid terug op punt te stellen. Het is daarom aangeraden om updates uit te voeren wanneer deze zich aanbieden. Op die manier ben je steeds zeker van een veilige werking.

Waarom is het zo belangrijk om software en toestellen te gaan updaten?

Updaten is belangrijk om verschillende redenen. Eerst en vooral bevordert het de cyberveiligheid van je bedrijf: zwakke plekken worden geëlimineerd. Cybercriminelen zijn immers erg clever en gaan actief op zoek naar de achterpoortjes of kwetsbaarheden in programma’s en apparaten. Zo bestaat de kans dat zij malware installeren die jouw data wist of versleutelt. Ook zoeken hackers wegen om antivirussoftware van op afstand uit te schakelen. . Updates onmiddellijk uitvoeren wanneer deze zich aanbieden, geeft je een goede bescherming.

Daarnaast kan je dankzij updates steeds met de nieuwste versie van je software werken en geniet je van nieuwe functionaliteiten.

Tips om je IT-systemen up-to-date te houden

Wil je veiligheidsrisico’s of functionaliteitsproblemen vermijden? Ga dan aan de slag met onderstaande tips:

  • Stel updates nooit uit maar voer ze onmiddellijk uit wanneer je melding krijgt.
  • Zorg ervoor dat de optie ‘updates automatisch uitvoeren’ ingeschakeld staat om geen enkele update te missen.
  • Vraag je IT-partner om je werktoestellen na de werkuren te laten updaten. Zo hoef jij dit niet in de gaten te houden.
  • Sluit een onderhoudsovereenkomst af voor systemen die 24/7 aan het internet hangen zoals je bedrijfswebsite, je webshop en servers.
  • Ook systemen die regelmatig contact maken met het internet dien je up-to-date te houden zoals je e-mailsoftware of je webbrowser.
  • Werk zoveel mogelijk in een gemonitorde omgeving (sluit een overeenkomst voor proactieve monitoring af) of cloudomgeving die goed bijgewerkt wordt.
  • Vermijd het gebruik van verouderde systemen aangezien hier vaak geen (beveiligings)updates meer voor voorzien worden en ook geen ondersteuning meer voor wordt gegeven.
  • Sluit je IT-systemen steeds correct af en herstart ze regelmatig wanneer ze al lange tijd actief zijn. Zo ben je zeker dat alle updates optimaal verwerkt zijn. Dit geldt trouwens ook voor je tablet en smartphone.

Even afstemmen over het updatebeleid in jouw bedrijf? Contacteer onze IT Heroes. Ze helpen je graag verder!

Subsidie kmo portefeuille voor cybersecurity

45% subsidie voor cybersecurity via kmo-portefeuille

Het afgelopen jaar werd 11,8 procent van de bedrijven in Vlaanderen slachtoffer van een cyberaanval. Dat blijkt uit een nulmeting die Vlaams minister van Economie Hilde Crevits (CD&V) liet uitvoeren. Ze maakt om die reden nu meer geld vrij voor steunmaatregelen voor bedrijven die willen inzetten op het verhogen van de cybersecurity maturiteit in hun onderneming. Hoe jij kan meegenieten van de verhoogde kmo portefeuille subsidie voor cybersecurity diensten, lees je in deze blog.

Belgische bedrijven zijn steeds vaker slachtoffer van cybercriminelen

Een FBI-rapport uit 2019 toont aan dat ons land het zesde meest kwetsbare land voor cybercriminaliteit is. In 2019 werd zo maar liefst 71 procent van de Belgische bedrijven het slachtoffer van een cyberincident. En cybercrime blijft alleen maar toenemen, zeker nu medewerkers ook meer en meer van thuis uit werken. In oktober 2021 detecteerde Kaspersky op enkele maanden tijd zo’n 2.778.413 verschillende cyberaanvallen in België. En het zijn lang niet alleen de ‘grote spelers’ die hierdoor getroffen worden.

Kleine bedrijven als ideale doelwit

We stellen vast dat kleine en middelgrote bedrijven steeds vaker bewust als doelwit uitgekozen worden. De reden is simpel te verklaren: kleine bedrijven wapenen zich nog steeds veel te weinig tegen cyberaanvallen maar beschikken toch over voldoende middelen om losgeld te betalen. Dit maakt hen het ideale slachtoffer voor hackers en andere cybercriminelen met alle gevolgen van dien. Om situaties zoals stilliggende productie, datalekken en imagoschade te vermijden, heeft de overheid beslist om de subsidie van de kmo-portefeuille voor het domein cybersecurity te verhogen van 30% tot 45% voor kleine bedrijven en van 20% tot 35% voor middelgrote ondernemingen.

Cybersecurity voor bedrijven is van cruciaal belang

Veel ondernemers denken dat de cyberveiligheid in hun bedrijf wel goed zit. Of dat het een ver-van-hun bed show is en enkel relevant is voor grote organisaties. Helaas merken wij in de praktijk dat dit allesbehalve zo is. Cybersecurity gaat veel verder dan een virusscanner voorzien op je toestellen en regelmatig updates uitvoeren. Een cyberveiligheidsbeleid voorzie je in de volgende gebieden:

  • De lokale IT infrastructuur (bv. computers, printers, servers en andere netwerkapparaten in je bedrijf)
  • De off-site IT infrastructuur (bv. apparatuur in extra vestigingen of back-ups op een andere locatie)
  • De cloudomgevingen waarin je medewerkers samenwerken
  • Thuiswerkomgevingen indien medewerkers vanuit een homeoffice werken
  • Je bedrijfswebsite
  • Je software, webapplicaties, interne platformen of klantenportaal
  • Procedures en werkafspraken

Het is een hele boterham! En voor ondernemers is het soms moeilijk om door de bomen nog hun IT-bos te zien. Het is dan opportuun om je IT uit te besteden aan een IT-partner met kennis. En om actief aan de slag te gaan om het cybersecurity-niveau van je bedrijf op te krikken door middel van opleiding of advies op maat (en nu dus met nog meer subsidie van de kmo-portefeuille).

Een duidelijk overzicht van je IT-infrastructuur dankzij een IT & Cybersecurity audit

Ben je niet zeker of de IT-veiligheid in je kmo goed zit? Dan doe je er goed aan om een ervaren IT-partner in te schakelen en een IT & Cybersecurity audit uit te laten voeren. In 3 stappen zorgt ons team voor een duidelijk overzicht van je digitale tools. Bovendien weet je welke concrete stappen je moet zetten om de cyberveiligheid op punt te zetten.

Stap 1: inventarisatie van de IT infrastructuur

Vaak weten ondernemers niet waar hun zwakke schakels zich bevinden. Soms zijn dat onbeveiligde routers, maar het kan zelfs een camera of printer zijn die criminelen gebruiken om het netwerk binnen te geraken. In deze fase van de audit komen alle overbodige of problematische apparaten en diensten aan het licht. Ons team zorgt voor een volledig helicopterzicht.

Stap 2: analyse van de sterktes, zwaktes, bedreigingen en opportuniteiten

Hierna analyseren we de sterktes, zwaktes, bedreigingen en opportuniteiten die er op gebied van digitale continuïteit en cyberveiligheid plaatsvinden. Ook denken we strategisch mee over hoe digitale tools de groei van je bedrijf beter kunnen ondersteunen. We gaan dus veel verder dan enkel het nakijken van de IT veiligheid.

Stap 3: plannen van de verbeteringen en nodige uitbreidingen

Tenslotte stellen we een concreet actieplan op, inclusief prioriteiten. Dit kan uitgevoerd worden door onze IT engineers, of kan je overmaken aan een interne of externe IT’er.

45% subsidie via de kmo-portefeuille voor cybersecurity advies en opleiding

Ben jij klaar om de cyberveiligheid in je onderneming naar een hoger niveau te tillen? Dan kan je nu genieten van 45% subsidie via de kmo-portefeuille voor cybersecurity advies en opleiding. Meer weten over deze dienstverlening? Bel 011 960 870 of gebruik het onderstaande formulier om je contactgegevens aan ons over te maken. Ons team staat met veel plezier voor je klaar!

Vraag je IT audit aan

    Winkelwagen