Inscannen van facturen, uitsturen van afspraakherinneringen, verwerken van inkomende betalingen, opstellen van rapportages,… We krijgen maandelijks, wekelijks of zelfs dagelijks te maken met terugkerend werk dat manueel uitgevoerd wordt. Zou het niet handig zijn om de behandeling van zo’n terugkerende activiteiten te optimaliseren? In deze blog vertel ik je wat de voordelen zijn van het automatiseren van repetitieve taken en deel ik 3 tips hoe je hiermee aan de slag kan gaan.

Voordelen van repetitieve taken automatiseren

Terugkerend werk automatiseren heeft heel wat voordelen. En dit zowel voor de medewerkers als voor de onderneming. Bovendien is automatisering niet enkel interessant voor grote spelers of multinationals. Kleine ondernemingen kunnen heel wat vruchten plukken van een geoptimaliseerde, geautomatiseerde werking.

De belangrijkste voordelen van automatisering zijn:

  • Je bespaart enorm veel tijd.
  • Er worden minder fouten gemaakt.
  • Je kan rekenen op een gestandaardiseerde workflow.
  • Je krijgt beter inzicht in je bedrijfsprocessen.
  • Verbeteringen kunnen sneller doorgevoerd worden.
  • Je bedrijf werkt efficiënt en effectief.
  • Je werknemers kunnen zich focussen op taken die ze graag doen.
  • Je werkt proactief in de plaats van reactief.
  • Digitaliseren en automatiseren heeft een positieve impact op het milieu.

Hoe start je met het automatiseren van repetitieve taken?

Vaak vragen ondernemers ons om hen te begeleiden in de digitalisering van hun werkprocessen. Echter ontbreekt dikwijls een correct en volledig beeld op hun huidige manier van werken. Vooraleer je van start gaat met automatisatie, is het dus belangrijk om je workflows in kaart te brengen. Beschrijf stap voor stap je werkproces uit. Iedere handeling, maar ook ieder communicatiepunt en iedere medewerker die betrokken is, benoem je hierin. Zo krijg je helderheid over wat er allemaal gebeurt door wie en wanneer. Stel jezelf vervolgens de vraag of er verspillingen aanwezig zijn zoals dubbele handelingen en overbodige acties. Deze kan je op dat moment alvast schrappen. Pas daarna ga je kijken naar scripts, tools of applicaties die het manuele proces kunnen digitaliseren en automatiseren.

Concrete tips om met automatisering aan de slag te gaan

Tip 1: Analyseer je administratie

Je back-office is de afdeling die vaak het makkelijkst te automatiseren is. Verwerk je de boekhouding momenteel volledig manueel? Gebeurt er veel scanwerk en moet je documenten nog zelf overmaken aan een externe boekhouder? Dan kan een koppeling tussen je facturatie-, en boekhoudsoftware handig zijn. Werk je met terugkerende verkopen zoals onderhouden of licenties? Er bestaan modules om abonnementbeheer te vergemakkelijken. Besteed je een halve dag per week aan debiteurenbeheer? Ook hier kan automatisatie helpen dankzij geautomatiseerde e-mailroutines, domiciliëring en het aanvaarden van online betalingen.

Tip 2: Ga aan de slag met urenregistratie

Wil je echt heel efficiënt samenwerken op de werkvloer? Dan introduceer je best urenregistratie in je team. Je weet namelijk pas wat er beter kan en moet wanneer je een overzicht hebt van de tijd die je medewerkers aan verschillende taken spenderen. Hou dit 1 tot 3 maanden nauwgezet bij en ga daarna op zoek naar opportuniteiten om te digitaliseren en/of te automatiseren.

Tip 3: Neem je tools onder de loep

Welke tools zijn vandaag belangrijk op de werkvloer? Is er al een vaste tool gekozen voor interne communiatie, communicatie met klanten, ERP en project management? Kan je tools aan elkaar linken om data automatisch uit te wisselen of rapporteren? Of mist één van je huidige tools een module die je op maat kan laten programmeren? Werp een kritische blik op je tooling en beslis welke de kernprocessen van je bedrijf zullen ondersteunen.

Tools op maat

We adviseren onze klanten steeds om te starten met het softwarelandschap in de markt te bekijken. Het wiel heruitvinden is vaak niet nodig en heel wat softwaretools beschikken over een API zodat je missende functionaliteiten op maat kan laten bouwen in de vorm van een koppeling.

Bij Datalink mochten we kmo’s in verschillende sectoren helpen door een softwaretool op maat te voorzien. Voor de VCOV bouwden we een website met ingebouwd ledenplatform dat gelinkt is aan Microsoft Dynamics. Voor het Akkermanshof hebben we een boekingstool op maat voorzien, specifiek afgestemd op hun workflows. En voor ons eigen bedrijf (en onze klanten) ontwikkelden we Teamify, een online bedrijfs-wikipedia waarin alle kennis van het management en het team worden opgeslagen en gedeeld.

Wil ook jij repetitieve taken automatiseren in je onderneming?

Ons team helpt je hier graag mee verder! Contacteer ons vandaag nog voor een vrijblijvend intakegesprek.

Winkelwagen