We willen dat onze businesprocessen vlot en gestroomlijnd verlopen, en dat de informatie die we gebruiken en uitwisselen steeds up-to-date is. Om dit te realiseren rekenen we op onze ondersteunende digitale tools. Maar voor je ’t weet heb je een grote hoeveelheid aan softwaretools parallel in gebruik. Gelukkig bestaan er API’s!
Wat is een API?
API staat voor Application Programming Interface. Een API vormt een brug tussen verschillende softwareapplicaties en maakt het mogelijk om te communiceren en informatie uit te wisselen van de ene softwaretool naar de andere.
Wanneer is een API koppeling nuttig?
Heb je verschillende softwaretools in gebruik of ga je investeren in een nieuwe tool? Dan is het slim om te onderzoeken of het nuttig is om ze aan elkaar te linken. Stel dat je offertes en facturen maakt in de éne tool, en je team tijdregistraties invoert in de andere, dan hoef je de gegevens niet manueel over te brengen wanneer de tools communiceren via een API. Het resultaat? Een verhoging van de operationele efficiëntie doordat er minder tijd verloren gaat aan repetitief handmatig werk.
Een andere situatie waarin een API nuttig kan zijn, is wanneer je softwaretool een feature of functionaliteit mist. Stel dat deze tool een API ter beschikking stelt, kun je zelf een uitbreiding laten ontwikkelen op maat. Zo hoef je geen volledig nieuw systeem te zoeken maar laat je enkel de gewenste extra functionaliteiten programmeren.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Airbnb die gebruikt maakt van de API van Google Maps om de geolocaties van hun verblijven te bepalen;
- Exact Online die een link heeft met Graydon waardoor nieuwe klanten kunnen toevoegd worden aan de hand van een btw-nummer;
- Of de weersvoorspelling die wordt ingeladen op je smartphone.
In onder meer deze situaties worden API’s gebruikt om externe data op te halen, en dit zonder dat je er als eindgebruiker iets van merkt. Waarom op verschillende plaatsen opzoekwerk doen wanneer het ook gemakkelijk kan? 😉
Wanneer zijn API’s interessant voor kmo’s?
Ook in het bedrijfsleven zien we dat API’s steeds meer aangewend worden. Stel dat je werkt met een CRM-pakket waarin de e-mailadressen terecht komen van prospecten. Wens je hen aan te schrijven via een mailing? Dan kan je e-mailmarketingsoftware koppelen aan je CRM-pakket zodat je e-maillijst automatisch up-to-date is. Niet alleen in de finance afdeling, maar ook binnen marketing, sales, customer service en andere departementen kan er vaak veel geautomatiseerd worden.
Gebruik van API’s in de praktijk
Zullen we het nog wat concreter maken? Hieronder delen we enkele voorbeelden die ons webteam heeft gerealiseerd.
API koppeling met Microsoft Dynamics
Bij Datalink is het onze missie om de groei van je bedrijf te helpen versnellen. Daarom gaan we continu op zoek naar manieren om operationele processen voor onze klanten te vereenvoudigen. Zo ontwikkelden we een online platform met ledenportaal voor VCOV. Hierin worden gegevens opgehaald uit Microsoft Dynamics, het CRM-systeem van de organisatie, om vervolgens toegang te geven tot afgeschermde ledenrubrieken op de website.
API koppeling met Exact Online
Exact Online is een populair softwarepakket voor boekhouding en facturatie. We legden een link tussen een webshop en deze softwaretool om online bestellingen automatisch in te laden in het boekhoudpakket.
API koppeling met AFAS
AFAS is een all-in-one softwarepakket voor HR, CRM, projectmanagement en boekhouding dat veel wordt gebruikt in de bouwsector. Zo gingen we aan de slag met een calculatietool voor bouwbedrijf Lenaers. We ontwikkelden een webapplicatie op maat waarbij klanten via een geavanceerd formulier offertes kunnen genereren waarna er automatisch stuklijsten worden gegenereerd. Dankzij een koppeling met CRM-systeem AFAS kan dit bedrijf werken in één centrale tool.
API koppeling met Mollie
Mollie is een betaalprovider waarmee je online betalingen kan ontvangen. Door te connecteren met Mollie kan je een betaallink meesturen met je facturen, of zelfs wederkerende diensten automatisch domiciliëren. Dit maakt het voor jou als ondernemer een stuk makkelijker om je facturen te innen.
Van Excel-file naar webapplicatie
Wanneer je nog veel werkt met Excel-files om calculaties te maken, kan het interessant zijn om deze om te zetten naar een online platform. Zo kunnen je medewerkers en je klanten zelf ook offertes aanvragen of berekenen, en dit van eender waar ter wereld. Door gebruik te maken van een API kan je deze rekentool koppelen aan je softwarepakket zodat de gegevens niet manueel overgebracht moeten worden.
API security
API’s doen deuren opengaan voor developers die kmo’s en organisaties helpen om te digitaliseren. Wel is een kritisch oog voor cybersecurity cruciaal. Websites en online softwareplatformen worden immers dagelijks gehackt. En de GDPR stelt dat je als organisatie verantwoordelijk bent voor het goede beheer van de data. Kies dus voor een samenwerking met een verwerker of softwarepartner die kennis van zaken heeft op het gebied van gegevensbeveiliging.
Zo is het belangrijk dat de bouwer van de webapplicatie gebruikt maakt van meerdere beveiligingslagen (multi factor authentication) zodat de informatie in de databank niet zomaar geraadpleegd kan worden. Daarnaast is het ook belangrijk dat de communicatie tussen de website of webapplicatie en een derde software altijd via een veilige https-verbinding gebeurt. Bovendien dienen kritieke gegevens geëncrypteerd te worden opgeslagen in de softwaredatabank. Bij Datalink maken we gebruik van een zeer gedetailleerde webapp security checklist om ervoor te zorgen dat we alles in het werk hebben gesteld om een cyberveilige gebruikservaring te creëren. Daarin zit bijvoorbeeld de OWASP Top 10 opgenomen.
API koppeling met jouw software?
Wil je twee softwaretools aan elkaar te linken door middel van een API? Of wil je bestaande software binnen de organisatie uitbreiden met extra functionaliteiten? Of misschien wil je wel een API laten ontwikkelen voor je eigen online platform? Geef ons een seintje en samen met onze web ninja’s bekijken we hoe we ook jouw bedrijfsprocessen kunnen stroomlijnen!
