Om competitief te blijven in de markt, kunnen M&A’s, mergers & acquisitions oftewel overnames van bedrijven een groeiboost geven voor kmo’s. Maar hoe pak je de technische integratie aan als je met twee verschillende IT infrastructuren werkt? Met meer dan vijftien jaar kennis & ervaring op vlak van B2B IT-omgevingen geef ik je graag een aantal aandachtspunten mee.
Blik vooruit op je toekomstplannen
Een overname of samengaan van bedrijven heeft een strategische reden. Is het de bedoeling om vanuit een overkoepelend bedrijf de vestigingen centraal aan te sturen? Dan kan het interessant zijn om de IT zo veel mogelijk te centraliseren en enkel de noodzakelijke apparatuur lokaal te voorzien. Is het de bedoeling om alle bedrijven als aparte entiteiten te laten fungeren in de markt? Dan kan er een overkoepelend beleid worden opgesteld waarbij de vestigingen het IT in eigen beheer houden. Er zijn veel mogelijkheden. Daarom is het belangrijk om vanuit een strategische helicopterview naar de technische infrastructuur te kijken. Wat kan en moet centraal? Wat is het meest kostenefficiënt? En welk beleid wordt doorgevoerd in de groep? Dit zijn alvast een aantal focusvragen om te stellen met de blik op de toekomst.
Start met een uitgebreide IT-audit
Het is belangrijk dat je niet te snel handelt en niet onbezonnen de IT-omgevingen met elkaar gaat samenvoegen, of net ieder z’n eigen weg laat gaan. Daarom is een uitgebreide IT-audit van de verschillende vestigingen absoluut aangewezen. In zo’n audit wordt een overzicht gemaakt van de aanwezige apparatuur (hardware) en software, van het aanwezige beleid, van de aanwezige cybersecuritymaatregelen en alle online diensten waar gebruik van wordt gemaakt. Zo is het heel helder hoe een vestiging werkt en kunnen ze auditresultaten van de verschillende vestigingen naast elkaar worden gelegd. Pas dan is het tijd om een keuze te maken over hoe de IT zal samensmelten.
Bij een IT-migratie wordt bestaande infrastructuur fysiek of virtueel overgeplaatst van de ene werkomgeving naar de andere. Dit komt bijvoorbeeld voor wanneer er een verhuis plaatsvindt, of wanneer na overname de IT zal worden gecentraliseerd op de plaats die het best is ingericht. Het doel van de migratie is dat alle data behouden blijft en dat het systeem in de nieuwe configuratie optimaal gebruik kan maken van al eerder beschikbare data.
Bij een IT-integratie worden verschillende IT-omgevingen met elkaar gecombineerd zodat ze in de hele organisatie of groepering op eenzelfde manier kunnen gebruikt worden. Het uitgangspunt is hier om the best of both worlds the behouden. De gecombineerde data en apparatuur wordt ineens opgeschoond waarbij overbodige gegevens en toestellen worden verwijderd tijdens of vlak na het integratieproces.
Het zou ook kunnen dat je wilt vertrekken vanuit een clean start. In dit geval wordt er een nieuwe IT-omgeving opgezet waarbij enkel de noodzakelijke gegevens door de vestigingen worden overgebracht.
Voorzie een fall back scenario
Een fall back scenario of terugvalscenario is een soort van back-up plan of alternatief plan voor het geval er iets mis gaat. Zorg ervoor dat er voldoende back-ups worden gemaakt zodat er in noodgevallen of bij issues kan teruggegaan worden naar een vorige situatie of een vorig systeem. Een pijnpunt dat we veel tegenkomen in onze IT audits is het onvoldoende testen van deze fall backs. Vaak gaat het management er wel van uit dat er degelijke back-uproutines bestaan, maar blijken deze in de praktijk niet meer te werken. Testen, testen, testen is de boodschap!
Werk duidelijk beleid uit
Duidelijkheid is kracht. Dat geldt ook voor het IT-beleid en het gebruik van de beschikbare materialen en diensten. Er wordt veel tijd verspild doordat medewerkers hun eigen werkwijzen ontwikkelen en verschillende data-opslaglocaties en softwaretools combineren. Bovendien is er zo geen overzicht meer over waar de data van de organisatie zich bevindt, en of deze wel passend wordt beveiligd. Zeker om te voldoen aan geldende wetgeving zoals de GDPR is dit erg belangrijk. Werk dus praktische afspraken uit en communiceer deze herhaaldelijk in de teams. Schrijf ook een uitgebreid IT veiligheidsbeleid uit met o.a. een e-mailbeleid, smartphonebeleid, enzovoorts. Zorg tenslotte voor de nodige procedures zoals o.a. noodprocedures, GDPR-procedures en procedures voor het aanbrengen van suggesties voor nieuwe tools zodat er geen shadow IT in je bedrijven sluipt.
Maak een implementatieplan
Rome is niet in één dag gebouwd en een IT-integratie of IT-migratie laat je beter niet over één nacht ijs gaan. Doe geen overhaaste handelingen en neem geen onnodige risico’s als het over je IT gaat. Systemen die te snel worden geswitcht zonder dat de gebruikers (je medewerkers) de nodige training hebben gekregen vooraf, of beleid dat wordt ondertekend zonder de nodige toelichting en praktijkvoorbeelden zullen al snel zorgen voor frustraties en onjuist gebruik. Maak dus een implementatieplan dat bestaat uit verschillende stappen en communiceer dit ook met je (management-)teams.
M&A in het vooruitzicht?
Plan je een M&A of heb je recentelijk een overname gedaan? Wil je doordacht te werk gaan met het samenvoegen van de IT-omgevingen?
