Heb jij het al eens meegemaakt dat belangrijke e-mails niet aankwamen bij de juiste ontvangers? Super frustrerend, toch? Gelukkig kan je de oorzaak hiervan verhelpen. In deze blog vertel ik je welke stappen je kunt ondernemen om je e-mailadres van een blacklist te halen en weer probleemloos te mailen.
Hoe komt je e-mailadres op een blacklist terecht?
Verzenden van ongewenste e-mails (spam)
Als je ongevraagde en ongewenste e-mails in grote aantallen verstuurt naar ontvangers zonder dat zij hiervoor hun toestemming hebben gegeven, kun je als een spammer worden beschouwd. Spamfilters kunnen deze activiteit detecteren en je e-mailadres op een blacklist plaatsen waardoor je e-mails niet meer aankomen of in de reclamefolder terecht komen.
Een voorbeeld: stel je koopt een mailinglist, maar die is outdated waardoor bepaalde emailadressen niet meer bestaan. Dan krijg je een “bounce”. Zodra het aantal bounces te hoog ligt, ga je naar een blacklist
Verouderde of slecht geconfigureerde e-mailinfrastructuur
Als je e-mailinfrastructuur niet goed is geconfigureerd of als er technische problemen zijn, kan dit leiden tot een blacklist-vermelding. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als je geen SPF- of DKIM-authenticatie hebt ingesteld, geen goede bounce handling hebt, of als je e-mailserver als open relay wordt gebruikt.
Een voorbeeld: Je hebt geen SPF-record ingesteld, waardoor de ontvangende servers niet kunnen verifiëren dat je e-mails daadwerkelijk van jouw domein afkomstig zijn.
Gedeeld IP-adres met spammers
Als je een gedeeld IP-adres gebruikt voor het verzenden van e-mails en andere gebruikers op dat IP-adres spam verzenden, kan dit ook invloed hebben op de reputatie van jouw e-mailadres. Als het IP-adres op een blacklist wordt geplaatst vanwege de activiteiten van andere gebruikers, kan dit jouw e-mailbezorging negatief beïnvloeden.
Voorbeeld: Je deelt een IP-adres met andere gebruikers, bijvoorbeeld doordat je voor je website gebruik maakt van een gedeeld webhostingplatform, en één van deze gebruikers verzendt spammails, waardoor het hele IP-adres op een blacklist komt te staan.
Wat kun je doen om je e-mailadres van een blacklist te verwijderen?
Als je e-mailadres op een blacklist geplaatst is, kan je maar beter snel in actie komen! Hier zijn een paar stappen die je kunt volgen:
Identificeer de blacklist
Begin met het achterhalen van de specifieke blacklist waarop jouw e-mailadres is geplaatst. Deze blacklist kan variëren tussen bekende e-mailproviders zoals Gmail of Outlook tot onafhankelijke spamfilters zoals Spamhaus of Barracuda. Door te weten op welke blacklist je staat, kun je gericht actie ondernemen.
Onderzoek wat de oorzaak is van de blacklist-vermelding
Ga dieper in op de oorzaak van de blacklist-vermelding. Analyseer je e-mailactiviteiten, infrastructuur en beveiligingsmaatregelen om mogelijke problemen te identificeren. Dit kan je doen in samenwerking met je IT-partner (schakel ons team gerust in ;-).
Neem corrigerende maatregelen
Zodra je de oorzaak hebt vastgesteld, onderneem je de nodige corrigerende maatregelen om de problemen aan te pakken. Pas je e-mailbeleid en procedures aan, implementeer geavanceerde beveiligingsoplossingen en upgrade je infrastructuur of verhuis ze indien nodig.
Neem contact op met de blacklist-provider
Dan is het tijd om de beheerders van de blacklist in te schakelen. Leg uit welke stappen je hebt genomen om de problemen aan te pakken en vraag om een herbeoordeling van je e-mailadres. Sommige blacklist-providers bieden specifieke procedures of formulieren aan die je kunt gebruiken om een verzoek tot verwijdering in te dienen. Wees geduldig tijdens het proces, want deze beoordeling kan enige tijd in beslag nemen.
Blijf je e-mailreputatie monitoren
Nadat je de nodige acties hebt ondernomen en contact hebt opgenomen met de blacklist-provider, is het belangrijk om je e-mailreputatie op te volgen. Gebruik monitoringtools om eventuele verdere blacklist-vermeldingen direct op te merken. Dit kan ook je IT-partner voor je regelen. Als je e-mailadres nog eens opnieuw op een blacklist belandt, dan kun je snel schakelen en onmiddellijk de nodige corrigerende maatregelen invoeren.
Communiceer weer zonder zorgen
Heb je een e-mailadres dat op de blacklist staat of wens je een doorlichting van de reputatie van je e-mailadressen? Neem dan vandaag nog contact met ons op voor professionele hulp. Met de juiste stappen en onze ondersteuning kun jij vlot en effectief communiceren met je klanten en partners.
