Als bedrijfseigenaar weet je dat een goed beheer van je digitale data belangrijk is. Om efficiënt en veilig samen te werken met je team, maak je vast gebruik van een server om het beleid en de data-opslag te regelen. En dan breekt het moment aan dat je server aan vervanging toe is. Kies je eerder voor een on premise server, lokaal in je bedrijf, of een cloudserver? Met de actuele verhoging van de elektriciteitskosten is het goed om beide opties weer eens onder de loep te nemen. In deze blog lees je over het verschil tussen deze twee, bespreken we de voor- en nadelen en het kostenplaatje.
Wat zijn clouddiensten?
Anno 2022 maakten steeds meer organisaties de overstap naar de cloud. Niet alleen zorgt werken in de cloud voor meer flexibiliteit en beschikbaarheid, je kunt ook veel sneller inspelen op veranderingen en trends in je sector. Met een clouddienst worden alle soft- en hardware van je bedrijf beheerd op een externe locatie. In de meeste gevallen wordt deze externe locatie beheerd door een externe dienstverlener (zoals Datalink) waar jij clouddiensten bij huurt. Je cloud service provider zorgt er voor dat je software, hardware en gegevens beschikbaar zijn via het internet voor werknemers die hier de bevoegdheid voor hebben.
De voordelen van een cloudserver
Maak je gebruik van de cloud? Dan kunnen jij en je medewerkers gemakkelijk op externe locaties toegang nemen en het werk vervatten. Eender waar ter wereld (tenzij je beperkingen laat invoeren) kan je team verder werken aan projecten en taken. Dit maakt het thuiswerken ineens ook veel gemakkelijker en veiliger. Dankzij de cloudopslag heb je ten alle tijden een online back-up, mocht er iets misgaan kan je jouw werk laten herstellen. Heb je meer ruimte nodig? Ook dat is geen probleem, jouw cloud ruimte kan steeds worden uitbereid. Groeit jouw bedrijf? Dan groeit de clouddienst mee!
Projectteams binnen het bedrijf kunnen via clouddiensten ook veel makkelijker samenwerken door middel van gedeelde documenten en tools. Ze hoeven op deze manier niet meer documenten op en neer te sturen en werken altijd in de nieuwste versie. Het gebruik van shadow IT wordt dus sterk ontmoedigd.
De nadelen van een cloudserver
Alhoewel de technologieën elk jaar flink verbeteren, heeft het werken met clouddiensten ook enkele nadelen. Zo ben je meer afhankelijk van goede internetverbindingen en zijn er nog niet veel standaarden geformuleerd voor het gebruik van documenten en data in de cloud. Het komt er op aan om een betrouwbare partner uit te kiezen en goede afspraken te maken met je team. Onze tip? Kies voor een cloud service provider die uitsluitend gebruik maakt van betrouwbare datacenters om de serverparken in te beheren. Wij kiezen bijvoorbeeld enkel voor ISO-gecertificeerde Tier3+ datacenters in de Benelux aangezien zij sterk gecontroleerd worden en (nood-)maatregelen nemen voor een optimale beschikbaarheid van de servers.
Wanneer je kiest voor een data opslag buiten je bedrijf, zijn er misschien documenten die je liever extra beschermt vanwege de veiligheid/discretie. Daarom is het af te raden om data te exporteren naar servers buiten de EU. Ook omwille van de GDPR-wetgeving kan je maar best de juiste keuzes maken. Een goed onderzoek vooraf en een duidelijke overeenkomst zijn belangrijke sleutels om van werken in de cloud een succes te maken.
Wat is een on premise server?
Bij een on premise server wordt de software die een bedrijf gebruikt geïnstalleerd op servers en computers in het bedrijfspand. Om deze reden worden ze ook vaak lokale servers genoemd. Zowel de hardware als softwarelicenties worden beheerd door het bedrijf. De meeste grote (en klassieke) bedrijven werken met on premise servers, omdat het de meest traditionele manier is.
De voordelen van on premise
Niets is zo vervelend als niet kunnen werken door een te trage internetverbinding. Met een lokale server zul je hier minder last van hebben. Je kunt jouw servers via je lokale netwerk bereikbaar maken en bent minder afhankelijk van de snelheid van internet. Ook wanneer je vaak met grote bestanden werkt, kan het interessant zijn om je data lokaal op te slaan. Zo zullen je gegevens veel sneller geladen worden en kunnen de medewerkers sneller werken.
Dit valt natuurlijk op te lossen door hybride te werken: je maakt gebruik van een cloudserver voor je processen en software en een back-up van je data, in combinatie met een lokale fileserver voor je werkbestanden.
De nadelen van on premise
Alhoewel een lokale server veel voordelen kent, kunnen we ook enkele nadelen benoemen. Zo heb je een extra fysieke ruimte nodig waar je de serverhardware kunt plaatsen. Daarbij moet je ook maatregelen nemen om deze ruimte optimaal te beveiligen. Denk bijvoorbeeld aan beveiligde toegang, inbraakpreventie en brandveiligheid.
Ook is on premise minder schaalbaar dan een cloudserver. Groeit je bedrijf hard? Dan is er een grote kans dat je meer medewerkers in dienst neemt. Voor deze medewerkers heb je meer ruimte op je server nodig. Is de lokale server vol? Dan kun je niet meer opschalen tenzij je in extra hardware investeert. Je zal hier dus steeds de volledige investeringen moeten dragen, terwijl je bij een cloudserver capaciteit huurt aan een (vaak lager) bedrag per maand.
Als laatste gaat een on premise server gepaard met hoge aanloopkosten vanwege de investeringen in hardware en software. Bovendien moet je ervoor zorgen dat er een patch-, en updatebeleid wordt gevolgd, en er bijkomende back-ups worden gemaakt en getest. Hiervoor sta je zelf in bij het gebruik van een lokale server, of dien je een onderhoudsovereenkomst af te sluiten. In de volgende alinea lees je meer over de investeringen.
Het kostenplaatje
Wanneer je kiest voor een lokale (on premise) server komen daar redelijk wat kosten bij kijken. Wij hebben een snelle berekening voor je gemaakt.
- Een gemiddelde lokale server verbruikt 500w per uur, dit staat gelijk aan 180 euro per maand aan de huidige elektriciteitstarieven. De afschrijvingsperiode hiervan is gemiddeld drie jaar.
- Over deze drie jaar:
- 1. Betaal je momenteel 6480 euro alleen al aan elektriciteit.
- 2. Betaal je (inclusief de server zelf) ook voor licenties en installatie gemiddeld 402 excl. btw per maand.
Let op! Hierbij zijn nog geen bijzaken zoals onderhoud en wisselstukken inbegrepen.
Een cloudserver is in de meeste gevallen een stuk voordeliger en het onderhoud, de monitoring en de beveiliging zijn er al bij inbegrepen. Omdat je bij cloudoplossingen enkel betaalt voor het werkelijke gebruik profiteer je van lagere aanloopkosten en een schaalbare capaciteit.
Twijfel jij tussen een on premise of cloudserver?
Twijfel je na het lezen van deze blog nog tussen een on premise en cloudserver? Neem dan vandaag nog contact op met ons team. We bekijken graag welke mogelijkheden er bij jouw werkprocessen passen en geven een vrijblijvend advies dat afgestemd is op jouw situatie.
