De data van je bedrijf is kostbaar en bescherm je dus best optimaal. Helaas onderschatten veel ondernemers nog steeds het belang van back-ups. Totdat het te laat is. Want wanneer data door allerhande factoren plots niet meer beschikbaar is, merken we grote paniek! Hoe je de kostbare data van je bedrijf op een correcte manier kan beschermen met een doordachte back-upstrategie, leg ik je graag uit in deze blog.
Data is het nieuwe goud
We zijn vandaag helemaal digitaal! Voor onze business continuïteit rekenen we dan ook op tal van cloudapplicaties zoals ons online boekhoudpakket, chatapplicaties waaronder Microsoft Teams, en automatisch geback-upte mailboxen via bijvoorbeeld Office 365. En onze overige data? Die slaan we op op onze eigen server. Of lokaal op onze computer of laptop. Jip, dat gebeurt nog vaker dan je denkt! En is er dan wel een vakkundige back-upstrategie voorzien?
Dataverlies? Sneller dan je denkt!
Op een liefst geautomatiseerde manier periodieke reservekopieën voorzien van je digitale bestanden helpt om dataverlies te voorkomen. Wist je dat er heel wat oorzaken zijn die dataverlies in de hand kunnen werken? Denk aan:
- Ransomware
- Phishing
- Gebruikersfouten door medewerkers
- Diefstal of verlies
- Overmachtsituaties zoals brand
De 3-2-1 back-upregel
Een handige basisregel om in je back-upstrategie te verwerken is de 3-2-1 back-upregel. Deze regel stelt het volgende:
- Voorzie steeds drie kopieën van je data;
- Gebruik voor deze reservekopieën minstens twee verschillende opslagmedia;
- Bewaar je back-ups op minimaal één andere fysieke locatie.
Drie kopieën van je data
We raden je aan om naast je originele gegevens steeds minimaal twee bijkomende back-ups van je data te bewaren. Afhankelijk van het aantal wijzigingen die er op je bestanden worden uitgevoerd en de belangrijkheid van je data, kan je het aantal back-ups opdrijven. Wanneer je bijvoorbeeld maandenlang werkt aan bepaalde projectbestanden, is het interessant om verschillende versies bij te houden zodat je steeds een vroegere revisie kan oproepen.
Twee verschillende opslagmedia
Een back-up opslaan op hetzelfde toestel als datgene waar ook je originele data opgeslagen staat, is niet nuttig. Bij diefstal of een defect ben je in dit geval namelijk nog steeds je kostbare data kwijt. Daarom raden we aan om gebruik te maken van minstens twee verschillende types van opslagmedia. Werk bijvoorbeeld met een externe NAS-schijf (netwerkschijf) of een cloud back-upoplossing waarbij je gegevens worden opgeslagen in een streng beveiligd datacenter.
Eén andere fysieke locatie
Gebruik voor de opslag van je back-ups een plaats die fysiek afgescheiden is van je dagdagelijkse werkplek. Dit is niet alleen belangrijk in overmachtsituaties zoals bij brand; ook wanneer er malware je lokale netwerk binnendringt, blijft er een kopie van je data afgezonderd bewaard. We zijn een grote voorstander van Cloud Back-ups die extern gefaciliteerd, beheerd en getest worden.
Back-ups in de cloud
Wordt je data geback-upt in de cloud? Let er dan op dat dit op een GDPR-conforme manier gebeurt. Sluit een verwerkersovereenkomst af met je cloud service provider, spreek af hoeveel back-ups er bewaard worden en hoe frequent de back-uproutine loopt.
Vandaag is het niet alleen voor je interne organisatie belangrijk om digitale continuïteit te voorzien, ook normen en juridische regelgeving stellen dat je data – zeker ook persoonsgegevens – beschikbaar moet houden om aan je plichten te kunnen voldoen.
Tip! Test of een back-up van je gegevens binnen een aanvaardbare termijn teruggehaald kan worden door je cloud service provider. Tijdens onze audits merken we immers dat het helaas systematisch vergeten wordt om de back-upsystemen geregeld te testen. Meestal wordt er ‘verondersteld’ dat alle data bijvoorbeeld dagelijks naar een back-uplocatie worden verzonden, voor een halfjaar wordt bewaard en op een veilige manier wordt beheerd. Wanneer we de routine in de praktijk testen, blijkt dat back-uproutines maanden tot zelfs jaren niet meer succesvol zijn. Een valkuil is dat de back-uproutine niet gemonitord wordt en het restoreproces niet getest wordt. Daardoor zijn de back-ups onvolledig, beschadigd of ontbrekende. Laat dit jouw data niet overkomen!
Je back-upstrategie uitrollen
Ga je een back-upstrategie uitrollen, houd dan allereerst rekening met de 3-2-1 back-upregel! Kies vervolgens voor een softwarepartner of cloud service provider wiens werking en service bij je past en maak correcte afspraken.
Ben je nog op zoek naar een back-upsysteem? Bij Datalink begrijpen we heel goed hoe belangrijk kwalitatieve back-uproutines zijn én dragen we privacy en gegevensbescherming op handen. Daarom kan je bij ons terecht voor zowel lokale back-upapparatuur als cloud back-updiensten. Onze clouddiensten zijn volledig in eigen beheer dus je data wordt niet geëxporteerd of gedeeld met derden. Gegevensopslag gebeurt geëncrypteerd. Dit wil zeggen dat de gegevens versleuteld worden en dus enkel leesbaar zijn bij het testen en terugplaatsen van een back-up. Bovendien zijn de datacenters waar we onze infrastructuur onderbrengen, gevestigd binnen de Benelux. Zo voorkomen we export van gegevens naar niet-Europese landen. Dankzij hun Tier3+ status en ISO certificaties bieden zij een uiterst professionele en veilige omgeving.
Wens je gegevens te synchroniseren tussen verschillende apparaten of collega’s in je team? Met Datasync bieden we tegelijkertijd een back-up én synchronisatiedienst aan. En een team dat persoonlijk voor je klaar staat indien je assistentie wenst.
Om de cybersecurity maturiteit van kmo’s te versterken ontwikkelden we recent onze Care Packs. Hierin combineren we anti-virussoftware met extra tools zoals een surffilter, firewall, softwarecontrole en updatebeleid. In het VIP Care Pack en het Cloud Care Pack geniet je bovendien ook van back-ups tot 100GB per computer.
Kortom, met een Datalink Cloud Back-updienst geniet je van:
- geëncrypteerde en veilige data-opslag;
- back-ups in gecertificeerde datacenters binnen de Benelux;
- de mogelijkheid om meerdere bestandsrevisies van je files bij te houden;
- recuperatiemogelijkheden bij malware doordat je back-upfiles geïsoleerd staan;
- 100% onafhankelijk beheer en persoonlijke assistentie;
- flexibele uitbreidingsmogelijkheden van de opslagcapaciteit;
- optionele synchronisatiemogelijkheden.
Gun jij jezelf ook gemoedsrust als het over je digitale werking gaat? Bescherm je data dan optimaal door de Datalink back-updienst in de cloud.
