Waarom deze blog?
Veel kmo-ondernemers gaan ervan uit dat “Microsoft wel back-ups heeft van hun bedrijfsgegevens”. Microsoft garandeert dan wel de werking en beschikbaarheid van het platform, maar jij blijft eigenaar én verantwoordelijk voor je data — inclusief back-ups, retentie en herstel. Dat is precies wat het Shared Responsibility Model uitlegt. En dat is belangrijk om te weten én je IT-infrastructuur op aan te passen.
Wat Microsoft wél/niet doet: uptime van de infrastructuur vs. databescherming door de klant
Kort gezegd: Microsoft beheert de cloudinfrastructuur en service-beschikbaarheid (SaaS/PaaS/IaaS), terwijl jij als gebruiker verantwoordelijk bent voor dataprotectie, identity & access, compliance en herstelbeleid. Microsoft benadrukt zelf dat je je eigen verantwoordelijkheden per dienst moet begrijpen.
Ook onafhankelijke analyses voor M365 onderstrepen dit: native retentie en recovery zijn niet hetzelfde als een volwaardige back-up/DR-strategie. Reken dus niet enkel op prullenbakken en retention policies.
Zes veelvoorkomende dataverlies-scenario’s in Microsoft 365
- Menselijke fout — per ongeluk verwijderen/overschrijven van bestanden.
- Malware/ransomware — versleutelde of besmette mailboxen/share libraries.
- Insider-risico — kwaadwillige (ex-)medewerker verwijdert handmatig data.
- Licentie- of accountissues — verlopen licentie ⇒ de data verdwijnt automatisch na een vooropgestelde retentieperiode.
- Misconfiguratie — fout ingestelde retention/rights of onbeheerde gedeelde links.
- Retention-valkuilen — retention ≠ echte back-up; herstel kan beperkt of complex zijn.
Microsoft-whitepapers leggen uit dat SaaS-retentie niet ontworpen is als jouw volledige back-up/DR-voorziening. Je hebt eigen opslag, eigen retentie en hersteltests nodig. Microsoft Adoption+2Keepit+2
Een sterke back-upstrategie voor kmo’s: workloads, retentie, off-platform kopie, immutability & restore-tests
Wat moet je dan minstens in orde brengen om wél een doordachte back-upstrategie te implementeren in je bedrijf?
- Een retentieplan: zorg voor een duidelijk overzicht van de wettelijke en operationele termijnen dat gegevens in de organisatie bewaard blijven per workflow.
- Een off-platform kopie: bewaar back-ups van gegevens die in M365 worden bewaard in een andere clouddienst (zoals een Cloud Back-updienst van Datalink) zodat je bij een incident alsnog de gegevens kunt herstellen, onafhankelijk van Microsoft zelf.
- Immutability: minstens één back-upkopie onveranderbaar maken (bescherming tegen ransomware/accidental deletes).
- Point-in-time restores: het kunnen terugzetten van je gegevens naar een precies tijdstip en granulair (item/site/mailbox/team).
- Restore-tests: plan periodieke test-herstellingen om na te gaan of de diensten nog correct functioneren.
Best-practices-guides voor M365-back-up benadrukken de 3-2-1-regel die wij ook vooropstellen (meerdere kopieën, minstens één off-site), immutability en point-in-time.
Security-practices die je back-upbeleid versterken
Een back-up vangt gevolgen op van een incident; goede security voorkomt ze of beperkt hun impact. Daarom adviseren we ook om onder andere:
- MFA/Conditional Access te voorzien op alle admin- en gebruikersaccounts.
- Auditing & logging aan te zetten (en te bewaren) voor analyse.
- EDR/antimalware te voorzien op endpoints, Safe Links/Safe Attachments in M365.
Inzetten op een proactieve back-up van je MS365-data?
We zetten een back-up- en herstelplan op zodat je voorbereid bent als het fout loopt, helemaal afgestemd op jouw retentie- en compliance-noden.
