We versturen dagelijks tientallen e-mails naar leads, klanten of andere mailcontacten. Vrijwel al deze mails worden gefilterd vooraleer ze in de inbox van de ontvanger verschijnen. Helaas gebeurt het nogal eens dat e-mails (onterecht) als spam worden gemarkeerd en niet tot in de mailbox van de ontvanger geraken. Met alle gevolgen van dien. In deze blog vertellen we je graag hoe zoiets kan gebeuren, wat de voornaamste oorzaken zijn en wat je kan doen om je kostbare e-mails van de spamfilter te redden.
Help, mijn mails komen in de spam terecht!
Wanneer je plots minder reactie krijgt op je verzonden e-mails, betekent dit niet meteen dat je contactpersonen je negeren. De kans bestaat namelijk dat je e-mail gewoonweg niet in hun mailbox is aangekomen. Herkenbaar? Je bent niet alleen! Van alle 182 miljard e-mails die dagelijks worden verstuurd bestaat zo’n 70 procent uit spam. Dat kan al tellen.
De schuldige in dit verhaal? Dat is de spamfilter van de ontvanger van je e-mail. Spamfilters zijn programma’s die aan de hand van een reeks criteria bepalen of een e-mail spam is. Jouw eigen spamfilter vermijdt zo bijvoorbeeld dat jij enkel relevant mailverkeer ontvangt en niet overspoeld wordt met vervelende mailtjes en reclame.
Helaas blijft spamfilters programma’s en zijn ze niet in staat om de context van tekst te analyseren waardoor e-mails soms onterecht naar de spamfolder worden verbannen. Bovendien zorgt de toenemende focus op cybersecurity ervoor dat veel bedrijven vandaag de dag steeds meer hinder ervaren met betrekking tot de succesvolle aflevering van hun mails. Op het gebied van e-mailmarketing komt dit bovendien vaak omdat spamfilters mailings en nieuwsbrieven aan de hand van hun criteria al snel als spam identificeren en proactief wegfilteren.
Wat zijn de voornaamste redenen waarom een e-mail als spam wordt gezien?
Er is verschillende reden waarom je e-mails in de spamfolder terecht komen. We bespreken hieronder de voornaamste oorzaken en kijken deze van wat dichterbij.
- Foutieve instelling van domeinnaamrecords
- Gebruik van externe software
- Een rommelige maildatabase
- Je e-mailadres zelf
- Spamgevoelige inhoud in je e-mail
Foutieve instelling van domeinnaamrecords
Vaak zijn de domeinnaamrecords niet correct ingesteld. De mailserver van de ontvangende partij (dus je prospect, klant, leverancier,.. waar je een e-mail naartoe stuurt) checkt automatisch de DNS records van je domeinnaam.
- SPF
- Deze records zorgen ervoor dat de nameserver valideert welke mailserver mails mogen sturen uit naam van deze domeinnaam.
- Validatie op
- DKIM
- Validatie op sleutelniveau.
- DMARC
- Waarschuwt … zo kan je achterhalen of er een externe server mails aan het sturen is vanuit jouw naam.
Gebruik van externe software
Hiernaast wordt er bovendien vaak gebruik gemaakt van externe software waarlangs namens jouw domeinnaam e-mails verzonden worden. Denk bijvoorbeeld aan je boekhoudpakket waarmee je verkoopfacturen verzonden worden of software die je gebruikt om betalingsherinneringen uit te sturen. Je zorgt er dus best voor dat deze externe software geverifieerd wordt om namens jouw domein te kunnen mailen. Dit kan door het correct instellen van het SPF-record.
Een rommelige maildatabase
Ook in je mailbox is het belangrijk om regelmatig je contactenlijst op te schonen. Zo verwijder je best inactieve, onnodige en onbestelbare mailadressen. Wanneer je merkt dat een e-mail na eerste verzending niet aankomt bij de ontvanger, verwijder dit mailadres best uit je contactenlijst.
Het e-mailadres zelf
Wanneer je e-mailadres rare tekens bevat of een combinatie is van cijfers en letters, kan dit aanleiding geven voor de spamfilter om in actie te schieten. Zorg er dus voor dat je e-mailadres niet te veel vreemde tekens bevat.
Spamgevoelige inhoud van je e-mail
Sommige spamfilters straffen e-mails ook af op de inhoud van de e-mail zelf. Indien je email in de spamfolder terechtkomt, kijk je best even na of je mailbericht spamgevoelige tekens of woorden bevat.
Spamfilters analyseren namelijk de inhoud en het onderwerp van e-mails op woorden die met spam geassocieerd worden. Ook het overmatig gebruik van leestekens, spaties en hoofdletters wordt als verdacht beschouwd. Te veel afbeeldingen en bijlages met lange bestandsnamen zijn ook te vermijden.
Vermijd dus zeker volgende elementen in je mailverkeer:
- Het schrijven van tekst in opvallende kleuren
- Overmatig gebruik van uitroeptekens en spaties
- Overdreven gebruik van hoofdletters
- Spamgevoelige woorden zoals ‘gratis’, ‘uitverkoop’, ‘klik hier‘ of zelfs ‘dit is geen spam!’
- Veel afbeeldingen
- Het linken van onbetrouwbare links in je e-mail
Verloopt jouw mailverkeer al optimaal? Of komen jouw mails toch regelmatig in de spam van je contacten terecht? Contacteer ons vandaag, ons team kijkt het graag voor je na.???
