"Hi! Ik ben Karen, Chief Inspiration Officer bij Datalink. Als creatieve, visionaire ondernemer laat ik mijn creativiteit los op de branding & marketing van het bedrijf."
Karen is de cofounder van Datalink. Ze zorgt voor een creatieve twist op de werkvloer en houdt ervan om strategisch te werken aan de toekomst van het bedrijf. Op de werkvloer werkt ze aan procesverbeteringen en stimuleert ze zelforganisatie in het team.
“Karen is de fysieke manifestatie van enthousiasme” - Jelle
Thuiswerken en werken op externe locaties is helemaal ingeburgerd in ons land. Daardoor is het nog belangrijker geworden om, ook van op afstand, de communicatielijnen open te houden. Een tool die hiervoor erg handig is, is Microsoft Teams. In dit artikel deel ik graag acht tips die je helpen om productief aan de slag te gaan met deze tool.
8 tips om productief samen te werken via Microsoft Teams
1. Maak een duidelijke structuur voor je communicatiekanalen
Net zoals je mailbox al vlug kan ontploffen, is dat ook met je andere communicatiekanalen. Daarom is het belangrijk om goede afspraken te maken en een passende structuur te hanteren in je communicatietools. Hoe wij het doen? Op afdelingsniveau. Je bedrijf bevat waarschijnlijk ook verschillende afdelingen zoals marketing, administratie, sales, customer support,… Zorg ervoor dat de teamleden die in deze afdelingen werken gemakkelijk en overzichtelijk kunnen communiceren binnen hun team. Zo blijft de informatie ook gegroepeerd bij de werknemers die hiervan op de hoogte dienen te zijn. Door daarnaast ook een algemeen communicatiekanaal te zien, kan je dienstmededelingen doen voor alle collega’s tesamen.
2. Organiseer je projectcommunicatie in Teams
Werk je op basis van langdurige projecten zoals onze webninja’s? Dan kan je ervoor kiezen om een subkanaal per project aan te maken. Zo kunnen de collega’s die aan deze opdracht werken op één centrale plaats communiceren van start tot finish. Bovendien kan je handige checklists toevoegen alsook de nodige documentatie en klantenfeedback.
3. Beslis of je de privé chat in je team wilt gebruiken of niet
De privé chatfunctie in Teams is handig wanneer je one-on-one wilt afstemmen met één van je collega’s. Deze functie kan echter ook voor veel afleiding zorgen. Waarschijnlijk wil je in het team afspraken maken over het feit of deze wel of niet gebruikt wordt, en waarvoor precies. Net zoals bij je data wil je ook je communicatie namelijk goed organiseren.
4. Organiseer Morning Meetings
Zit je team verspreid over verschillende locaties? Dan kan je in een Teamskanaal klikken op ‘vergaderen’ om met de personen binnen dat desbetreffende team een videocall te starten. Handig om toch even een daily check-up te voorzien wanneer niet het hele team fysiek samenwerkt.
5. Maak gebruik van de ‘wiki’ tab
Om belangrijke projectgegevens of feedback makkelijk bij te houden, kan je de ‘wiki’ tab activeren in een subkanaal. Klik hiervoor op het ‘+’ symbool en kies voor ‘wiki’. Het handige is dat je hier ook links in kan leggen naar bijvoorbeeld servermappen of bestanden in de cloud zodat je bijhorende data snel bij de hand hebt.
6. Geef Powerpointpresentaties aan je team met Teams
Moet je een project voorstellen aan je collega’s of een briefing doen van een nieuwe opdracht? Dan is het handig om ook van uit je thuiskantoor of vanop afstand je Powerpointpresentatie te kunnen delen. Dit kan in Teams makkelijk door een vergadering te starten en daar je presentatiebestand te uploaden. Je zal dan kunnen werken met een soort van ‘speaker view’ waardoor je ook je nota’s bij de hand hebt. Je zorgt er dan ook voor dat je teamleden enkel de presentatie te zien krijgen en niet de rest van je scherm. Ook kan je het wel of niet toestaan om door de slides te scrollen. Handig!
7. Voer bevragingen uit via Teams forms
Wil je tijdens een meeting of een één-op-één gesprek vragen stellen aan je contactpersonen? Dan kan je aan de slag met ‘Forms’. Deze extensie kan je installeren en activeren om meerkeuzevragen te stellen, polls te houden of zelfs quizjes te organiseren. Door meetings interactief te maken, hou je medewerkers bij de les en kan je de nodige inzichten verwerven.
8. Vier overwinningen
Ook virtuele complimentjes worden geapprecieerd! Zo kan je een complimentjes-kanaal, een goednieuwskanaal of een ‘winkanaal’ maken waarin het team positieve feedback van klanten, het winnen van een deal of het behalen van een extra diploma kan posten. Bij Datalink zijn we alvast grote fan!
Meer weten over Microsoft 365?
Stuur ons een bericht en plan je overleg met ons IT team.
De e-mailhandtekening. Je kent ‘m wel. Die leuke afsluiter die automatisch onderaan je e-mails verschijnt nadat je hem eens hebt ingesteld in je e-mailprogramma. Volgens mij een erg onderbenutte tool. Want… wist je dat je jouw mailhandtekening ook op een creatieve, ludieke of commerciële manier kan gebruiken? Laat je inspireren door de voorbeelden van gepersonaliseerde e-mailhandtekeningen in deze blog.
Kies voor een informatieve mailhandtekening
De standaard informatieve e-mailhandtekening bevat praktische informatie zoals je:
Voornaam en naam
Functie
Bedrijfsnaam
Website-adres
Eventueel aangevuld met adresgegevens indien het bedrijf een kantoor of bezoekadres heeft:
Straat
Huisnummer
Postcode
Gemeente
Land
BTW-nummer
Sommige mensen kiezen ervoor om nog een telefoon-, of GSM-nummer toe te voegen.
Je kan jouw mailhandtekening nog een extra persoonlijke toets geven door er een foto aan toe te voegen. Veel leuker dan een handtekening zonder visueel element! Zo kunnen je zakelijke contacten zich meteen een beeld vormen van de persoon waarmee ze aan het mailen zijn.
Zet je mailhandtekening commercieel in
Je kan je e-mailhandtekening ook gebruiken voor commerciële doeleinden. Het is de ideale tool om een nieuw product of nieuwe dienst aan te kondigen aan je zakelijke relaties. Sluit bijvoorbeeld af met een banner waarop doorgeklikt kan worden naar een landingspagina op je website of een online brochure.
Laat een thematische mailhandtekening maken
Er is niets leuker dan een fun-factor toe te voegen aan je mailhandtekening. Denk bijvoorbeeld aan een foto waarbij je een feesthoedje op hebt die je tijdens de eindejaarsperiode meestuurt met al je mailverkeer. Of een gephotoshopte versie in zombie-thema om te gebruiken met Halloween. Gebruik je geen eigen foto’s? Dan kan je creatief aan de slag gaan met je bedrijfslogo. Een paasversie, een zomerversie, een kerstversie en misschien ook wel een EK-versie?
Ga je voor een ludieke of creatieve mailhandtekening?
Wil je jouw e-mailhandtekening een ludieke toets geven maar hou je er niet van om met je persoonlijke foto te werken? Laat dan een mascotte tekenen voor je bedrijf, of sluit je e-mails af met een toepasselijke boodschap.
Bijvoorbeeld als bouwbedrijf: Met constructieve groeten
Bijvoorbeeld als marketingbureau: Met creatieve groeten
Of laat je toch liever een mailhandtekening met een call to action maken?
Nog meer commerciële meerwaarde toevoegen aan je e-mailhandtekening? Dat kan met een call to action. Organiseer je binnenkort een evenement? Plaats dan een linkje naar de inschrijfpagina om ook je mailcontacten warm te maken om deel te nemen. Maak je gebruik van sociale media accounts? Plaats dan icoontjes en links naar deze pagina’s onderaan je gepersonaliseerde mailhandtekening. Misschien wil je wel extra reviews verzamelen? Ook dan kan je een link toevoegen naar de reviewpagina van je bedrijf.
Toffe tip?
Nog een toffe tip om af te sluiten? Verzamel je mailhandtekeningen op een centrale plaats zodat je ze ieder jaar makkelijk terug kan vinden in de themamaanden waarvoor je ze hebt laten ontwerpen. Laat ze niet alleen in je e-mailsoftware staan, want dan wordt het vaak lastig om ze te gaan zoeken of te delen met je team. De onze staan in de procedurebibliotheek van Teamify, handig opgelijst als linkjes. Want ja, sharing is caring en we willen natuurlijk dat de mailhandtekeningen van het hele team op elkaar zijn afgestemd!
Wil jij een gepersonaliseerde mailhandtekening laten maken?
Heb je na het lezen van deze blog de kriebels te pakken en wil je ook met je mailverkeer een toffe (eerste) indruk maken? Contacteer dan onze webninja’s! Zij maken graag een mailhandtekening volledig op maat van je huisstijl, gelegenheid of het gewenste thema.
Op vraag van onze klanten hebben we een pakketje ontwikkeld. Onze ontwerper Jelle maakt voor het eenmalige tarief van 277 euro drie verschillende gepersonaliseerde mailhandtekening voor je. Je logo wordt bewerkt in drie thema’s (denk aan de verjaardag van je bedrijf, een event, of feestdagen zoals Kerstmis, Pasen en Halloween). Deze drie kan je ieder jaar kan hergebruiken. Personaliseren per medewerker? Ook dat is mogelijk!
Het afgelopen jaar werd 11,8 procent van de bedrijven in Vlaanderen slachtoffer van een cyberaanval. Dat blijkt uit een nulmeting die Vlaams minister van Economie Hilde Crevits (CD&V) liet uitvoeren. Ze maakt om die reden nu meer geld vrij voor steunmaatregelen voor bedrijven die willen inzetten op het verhogen van de cybersecurity maturiteit in hun onderneming. Hoe jij kan meegenieten van de verhoogde kmo portefeuille subsidie voor cybersecurity diensten, lees je in deze blog.
Belgische bedrijven zijn steeds vaker slachtoffer van cybercriminelen
Een FBI-rapport uit 2019 toont aan dat ons land het zesde meest kwetsbare land voor cybercriminaliteit is. In 2019 werd zo maar liefst 71 procent van de Belgische bedrijven het slachtoffer van een cyberincident. En cybercrime blijft alleen maar toenemen, zeker nu medewerkers ook meer en meer van thuis uit werken. In oktober 2021 detecteerde Kaspersky op enkele maanden tijd zo’n 2.778.413 verschillende cyberaanvallen in België. En het zijn lang niet alleen de ‘grote spelers’ die hierdoor getroffen worden.
Kleine bedrijven als ideale doelwit
We stellen vast dat kleine en middelgrote bedrijven steeds vaker bewust als doelwit uitgekozen worden. De reden is simpel te verklaren: kleine bedrijven wapenen zich nog steeds veel te weinig tegen cyberaanvallen maar beschikken toch over voldoende middelen om losgeld te betalen. Dit maakt hen het ideale slachtoffer voor hackers en andere cybercriminelen met alle gevolgen van dien. Om situaties zoals stilliggende productie, datalekken en imagoschade te vermijden, heeft de overheid beslist om de subsidie van de kmo-portefeuille voor het domein cybersecurity te verhogen van 30% tot 45% voor kleine bedrijven en van 20% tot 35% voor middelgrote ondernemingen.
Cybersecurity voor bedrijven is van cruciaal belang
Veel ondernemers denken dat de cyberveiligheid in hun bedrijf wel goed zit. Of dat het een ver-van-hun bed show is en enkel relevant is voor grote organisaties. Helaas merken wij in de praktijk dat dit allesbehalve zo is. Cybersecurity gaat veel verder dan een virusscanner voorzien op je toestellen en regelmatig updates uitvoeren. Een cyberveiligheidsbeleid voorzie je in de volgende gebieden:
De lokale IT infrastructuur (bv. computers, printers, servers en andere netwerkapparaten in je bedrijf)
De off-site IT infrastructuur (bv. apparatuur in extra vestigingen of back-ups op een andere locatie)
De cloudomgevingen waarin je medewerkers samenwerken
Thuiswerkomgevingen indien medewerkers vanuit een homeoffice werken
Je bedrijfswebsite
Je software, webapplicaties, interne platformen of klantenportaal
Procedures en werkafspraken
Het is een hele boterham! En voor ondernemers is het soms moeilijk om door de bomen nog hun IT-bos te zien. Het is dan opportuun om je IT uit te besteden aan een IT-partner met kennis. En om actief aan de slag te gaan om het cybersecurity-niveau van je bedrijf op te krikken door middel van opleiding of advies op maat (en nu dus met nog meer subsidie van de kmo-portefeuille).
Een duidelijk overzicht van je IT-infrastructuur dankzij een IT & Cybersecurity audit
Ben je niet zeker of de IT-veiligheid in je kmo goed zit? Dan doe je er goed aan om een ervaren IT-partner in te schakelen en een IT & Cybersecurity audit uit te laten voeren. In 3 stappen zorgt ons team voor een duidelijk overzicht van je digitale tools. Bovendien weet je welke concrete stappen je moet zetten om de cyberveiligheid op punt te zetten.
Stap 1: inventarisatie van de IT infrastructuur
Vaak weten ondernemers niet waar hun zwakke schakels zich bevinden. Soms zijn dat onbeveiligde routers, maar het kan zelfs een camera of printer zijn die criminelen gebruiken om het netwerk binnen te geraken. In deze fase van de audit komen alle overbodige of problematische apparaten en diensten aan het licht. Ons team zorgt voor een volledig helicopterzicht.
Stap 2: analyse van de sterktes, zwaktes, bedreigingen en opportuniteiten
Hierna analyseren we de sterktes, zwaktes, bedreigingen en opportuniteiten die er op gebied van digitale continuïteit en cyberveiligheid plaatsvinden. Ook denken we strategisch mee over hoe digitale tools de groei van je bedrijf beter kunnen ondersteunen. We gaan dus veel verder dan enkel het nakijken van de IT veiligheid.
Stap 3: plannen van de verbeteringen en nodige uitbreidingen
Tenslotte stellen we een concreet actieplan op, inclusief prioriteiten. Dit kan uitgevoerd worden door onze IT engineers, of kan je overmaken aan een interne of externe IT’er.
45% subsidie via de kmo-portefeuille voor cybersecurity advies en opleiding
Ben jij klaar om de cyberveiligheid in je onderneming naar een hoger niveau te tillen? Dan kan je nu genieten van 45% subsidie via de kmo-portefeuille voor cybersecurity advies en opleiding. Meer weten over deze dienstverlening? Bel 011 960 870 of gebruik het onderstaande formulier om je contactgegevens aan ons over te maken. Ons team staat met veel plezier voor je klaar!
Organisaties en bedrijven krijgen meer en meer te maken met cybercrime zoals hacking, phishing, ransomware en CEO fraude. Het Centrum voor Cybersecurity België kreeg in 2020 meer dan 3 miljoen meldingen van verdachte berichten. Dit is bijna een verdubbeling tegenover 2019. Het is dan ook belangrijker dan ooit om zelfs als kmo een goede beveiliging van het bedrijfsnetwerk te voorzien. En dit geldt in het bijzonder voor zorgverleners, medische praktijken en apothekers. Hoe je het niveau van cybersecurity van je apotheek kan laten checken, lees je in deze blog.
Waarom is cybersecurity voor apotheken belangrijk?
Investeren in cybersecurity is belangrijk voor iedere onderneming en organisatie. Aangezien hulpverleners zoals tandartsen, dokters én apothekers dagelijks in contact komen met gevoelige persoonlijke informatie van patiënten en dokters, zou een uitgekiende cyberveiligheid bij hen hoog op de agenda moeten staan. Ook is het van groot belang dat de werking binnen de apotheek of praktijk GDPR-compliant verloopt om datalekken én monsterboetes van de GBA te voorkomen.
Apothekers staan hier echter niet altijd bij stil en realiseren zich vaak niet dit verregaande gevolgen kan hebben.
Hoe het niveau van cybersecurity bij apothekers nakijken?
Omdat we bij Datalink graag proactief en ontlastend te werk gaan, vonden we het een schitterend plan om voor deze specifieke doelgroep een cybersecurity check-up in het leven te roepen om zo proactief bedreigingen en opportuniteiten te signaleren. Want net zoals in de zorg is wat betreft cyberveiligheid ‘voorkomen nog altijd beter dan genezen’.
De vraag naar onze GDPR en Cybersecurity Quick Scan voor Apothekers, kwam initieel van het Koninklijk Limburgs Apothekers Verbond (KLAV). De perfecte partner tegen cybercrime voor deze doelgroep.
Hoe gaat de GDPR en Cybersecurity Quick Scan voor apothekers in zijn werk?
Een cybersecurity expert van Datalink gaat gedurende een halve dag langs bij elke apotheek. Hier zal een complete check-up van de systemen van de apotheek doorgevoerd worden.
Zo bekijken we o.a. :
– of de website van de apotheek veilig is en of deze in regel is met de GDPR en de wettelijke verplichtingen.
– of de werktoestellen en de netwerkapparatuur in de apotheek veilig en up-to-date zijn.
– of de nodige maatregelen getroffen worden om digitale continuïteit te garanderen.
Hierna bezorgen we de apotheek een helder rapport met concrete actiepunten met een indicatie van prioriteit. De apotheker kiest zelf of Datalink of een andere partner de aangegeven actiepunten al dan niet verder mag optimaliseren.
Interesse in een Cybersecurity Quick Scan voor jouw apotheek?
Datalink én KLAV staan voor je klaar! De Quick Scan, inclusief verplaatsingskosten binnen Limburg, is beschikbaar voor € 700 euro exclusief btw. Indien je in aanmerking komt voor subsidie van de kmo-portefeuille, kan je mogelijk genieten van maar liefst 30% tussenkomst.
Vandaag de dag is het door COVID-19 nog steeds niet mogelijk om te gaan netwerken of om workshops en opleidingen te volgen zoals we dat voorheen deden. Het laatste jaar is er dan ook een heuse opmars geweest van online opleidingen, workshops via Zoom of Teams en… van webinars! Hoe je met webinars aan de slag kan gaan én deelnemers kan overtuigen, vertellen we je vandaag aan de hand van 5 tips.
1. Maak een aantrekkelijke presentatie
Veel ondernemers denken dat een webinar geven hetzelfde is als een offline presentatie geven. Dat klopt niet volledig. Een effectief webinar stelt immers andere eisen aan de spreker én aan de presentatie. Tijdens een webinar is de kijker enkel en alleen aangewezen op de presentatie die hij te zien krijgt terwijl hij naar jou luistert. Bovendien kan de kijker op ieder moment beslissen om af te haken. Het is dus superbelangrijk om de aandacht van je deelnemers vast te houden zodat ze niet afgeleid geraken en je webinar naar de achtergrond verdwijnt. Zorg steeds voor een boeiende inleiding en gebruik storytelling om je persoonlijk verhaal aan de start van je webinar te vertellen. Je presentatie kan je gebruiken om jouw verhaal visueel te ondersteunen maar zorg er vooral voor dat deze de deelnemer ook echt stimuleert en betrekt bij wat je aan het vertellen bent. Je aanbod kan je in het webinar aanhalen maar dit kan ook steeds nadien via een opvolgmail. Het is vooral belangrijk dat je waarde deelt en je expertstatus benadrukt tijdens het webinar zelf. Een handige tool om je presentatie in op te bouwen is (naast de klassieke Powerpoint) Canva. Hierin zitten voorbeeld-presentaties en hierin zijn de ideale afmetingen al op voorhand ingesteld.
2. Gebruik goede software die het proces automatiseert
Een succesvol webinar opzetten? Daar komt wel wat techniek bij kijken! De juiste software gebruiken is essentieel om je webinar gestroomlijnd te laten verlopen. Naast technische kwaliteit kan goede software jou als organisator ook op andere vlakken ondersteunen. Zo kan je sessies interactief maken door een chatfunctie of poll, en zelfs het aanmeldproces automatiseren zodat herinneringsmails en opvolgmails op voorhand zijn ingepland. Zo spaar je heel wat tijd. Super handig! Bij Datalink maken we voor onze webinars gebruik van WebinarGeek. Ontdek de software hier.
3. Maak je webinars interactief
Zorg steeds voor interactie met je deelnemers om hen betrokken te houden bij wat je vertelt. Stel vragen (op voorhand of live), organiseer polls, of laat deelnemers samenwerken aan een opdracht in virtuele break-out rooms. Voorzie aan het einde van je webinar ook een vragenronde. Bespreek je een product of dienst? Dan kan je ook je scherm eens delen voor een virtuele demonstratie.
4. Maak een opname van je webinar
Vaak schrijven deelnemers zich in en komt er op het laatste moment wat tussen waardoor ze je webinar niet kunnen bijwonen. Wat ontzettend jammer! Door een opname te voorzien, kan je ook dit deel van je doelpubliek nog steeds bereiken. Ook is een opname van je webinar erg handig om hem nadien opnieuw aan te bieden als een automated webinar of ‘freebie’ die geïnteresseerden op je website kunnen aanvragen. Twee vliegen in één klap dus!
5. Wees authentiek & blijf consistent
Je kan gebruik maken van de beste webinarsoftware en oefenen zoveel je wilt. Een ding mag je niet uit het oog verliezen: blijf steeds jezelf! Je hoeft niet elk woord van buiten te studeren, vertel liever vanuit jouw expertise en kennis zonder jezelf uit het oog te verliezen. Ging de eerste keer niet zo vlot? Geen probleem! Idealiter geef je van een nieuw webinar meerdere uitzendingen.
Zo, met deze inspirerende tips over het geven van webinars kan je weer aan de slag 😉
Nood aan degelijke webinarsoftware?
Team Datalink gebruikt al jarenlang WebinarGeek voor het geven van webinars en online opleidingen. Zo gaven we al cybersecurity-webinars en een webinar over werkinstructies schrijven en structuur brengen in je bedrijf.
Het voordeel aan Webinargeek is dat de software:
ontwikkeld is in Nederland waardoor zowel de tool als de support Nederlandstalig zijn;
GDPR-proof kan ingericht worden met een verplicht aan te vinken opt-in die verwijst naar je privacybeleid;
zowel live webinars, als geautomatiseerde webinars en on demand webinars mogelijk maakt;
gekoppeld kan worden aan Mollie waardoor je betalingen kan accepteren bij het inschrijven op je webinars.
Heb je een helpende hand nodig bij het opmaken van je webinar? Contacteer ons team, we helpen je graag verder!
De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) is op 1 december 2020 een samenwerkingsprotocol gestart met DNS Belgium. DNS Belgium is verantwoordelijk voor de domeinnaamregistratie van .be domeinnamen. Websites die niet voldoen aan de GDPR kunnen voortaan op vraag van de gegevensbeschermingsautoriteit offline worden gehaald. Wat de samenwerking precies inhoudt en waar je als website-eigenaar op moet letten, lees je hieronder!
Waarom komt er een samenwerking tussen DNS Belgium en de GBA?
DNS Belgium is sinds zijn oprichting in 1999 verantwoordelijk voor het beheren van .be domeinnamen en daarnaast ook het toegankelijk maken van het internet. Het is echter geen gerechtelijke instantie en kan hierdoor geen juridische stappen ondernemen tegen websites met inbreuken op de GDPR wetgeving. Dit gebeurt door o.a. de hiervoor bevoegde rechtbanken en overheidsdiensten. De GBA is er daar één van. De Gegevensbeschermingsautoriteit is een onafhankelijk orgaan dat erop toeziet dat de grondbeginselen van de bescherming van de persoonsgegevens volgens de GDPR correct worden nageleefd. Zowel de GBA als DNS Belgium zijn zeer begaan met de AVG-conformiteit van websites die toebehoren aan Belgische verwerkingsverantwoordelijken.
Wat houdt de samenwerking concreet in?
De Gegevensbeschermingsautoriteit kan na het vaststellen van een inbreuk op de GDPR-wetgeving op een website, zich richten tot DNS Belgium. Ze kan vragen om de desbetreffende website te laten doorlinken naar een webpagina met een waarschuwing voor de surfer of om de website zelfs volledig offline te halen.
DNS Belgium zal, op vraag van de GBA, de domeinnaamhouder contacteren met de mededeling dat de website binnen de 14 dagen in regel moet gesteld worden. Gebeurt dit niet? Dan zal de DNS tot actie overgaan en er voor zorgen dat de website niet meer bezocht kan worden. Dit met alle gevolgen vandien! Het is bijvoorbeeld ondenkbaar om niet langer online vindbaar te zijn voor je klanten en toekomstige klanten. Of om de webshopverkoop abrupt te moeten onderbreken.
Is de website 6 maanden later nog steeds niet in regel gesteld? Dan kan de domeinnaam van deze website geannuleerd worden en wordt deze opnieuw beschikbaar voor aankoop voor andere partijen. De gevolgen zijn dus écht niet te onderschatten!
Aan welke vereisten moet je website minimaal voldoen?
Wil je zeker zijn dat jouw website online beschikbaar blijft? Dan zorg je er best voor dat je website aan de wettelijke vereisten voldoet.
Die houden onder meer in dat de volgende informatie vermeld staat:
De naam en rechtsvorm van je bedrijf;
Het adres van de maatschappelijke zetel van je onderneming;
Contactgegevens zoals het telefoonnummer en e-mailadres van je firma;
Het ondernemingsnummer / BTW-nummer;
De gegevens van de toezichthoudende autoriteit indien een vergunning vereist is voor je activiteiten.
Daarnaast legt de GDPR nog een aantal bijkomende plichten op:
Een duidelijk verstaanbaar en volledig privacybeleid;
Een cookiebeleid en cookiebanner indien er cookies worden gebruikt;
Actieve opt-ins aan online formulieren;
Adequate technische beveiliging van je website (denk aan periodiek onderhoud en tijdige modernisering van de broncode!).
Is jouw website in regel met de GDPR of missen er nog wettelijke vereisten?
Check het bovenstaande lijstje of neem contact op met Datalink voor een Quick Scan van je website.
Je kent ze wel, de pop-ups die je vragen om cookies te accepteren wanneer je op een website terechtkomt. Intuïtief klik je als websitebezoeker gemakkelijk op ‘akkoord’, maar weet je ook waar je precies je toestemming voor hebt gegeven? Tijd om toe te lichten “how the cookie crumbles”
Cookies zijn kleine tekstbestandjes die je browser ontvangt bij het bezoeken van een website, en die voor een bepaalde tijd op je computer, tablet of smartphone worden opgeslagen. In deze tekstbestandjes wordt informatie bewaard zoals je taalvoorkeur of je logingegevens voor een website. Bezoek je de website op een later tijdstip opnieuw? Dan kan de website jouw taalvoorkeur direct toepassen of kan je je automatisch aanmelden.
Welke soorten cookies bestaan er?
Er bestaan verschillende soorten cookies. We maken een onderscheid tussen functionele cookies, analytische cookies en trackingcookies.
Functionele cookies
Functionele cookies zijn cookies die de voorkeuren bewaren van websitebezoekers met als doel de gebruiksvriendelijkheid te verhogen. Ze zijn vaak noodzakelijk voor de goede werking van een website. Denk bijvoorbeeld aan websites met een login-functionaliteit of winkelwagen. Cookies onthouden dan dat je als gebruiker ingelogd bent, of items in de winkelwagen hebt geplaatst. Bij een meertalige website kan bijvoorbeeld de taalvoorkeur of landvoorkeur van de bezoeker onthouden worden.
Analytische cookies
Gebruikt een website analytische cookies? Dan worden er statistische gegevens verwerkt over het gebruik van de website. Dit is erg handig om websites verder te blijven ontwikkelen. Je kan namelijk achterhalen welke informatie bezoekers nuttig of juist overbodig vinden. Analytische cookies houden bijvoorbeeld bij hoe vaak een website wordt bezocht of hoe vaak een artikel op een nieuwssite wordt gelezen. Ze kunnen ook bijhouden vanuit welke regio de websitebezoekers voornamelijk komen, alsook of de mobiele versie van de website populairder is dan de desktopversie of net niet.
Onlangs heeft de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit geoordeeld dat voor het plaatsen van analytische cookies, zoals bekend van Google Analytics, een actieve toestemming nodig is van de gebruiker van de website.
Trackingcookies
Trackingcookies worden gebruikt om een profiel van de websitebezoeker op te bouwen. Op basis hiervan kan er bijvoorbeeld een aangepaste versie van de website getoond worden. Deze cookies volgen je surfgedrag waardoor je zelfs tijdens het surfen op andere websites, gepersonaliseerde aanbiedingen of advertenties kan ontvangen. Zo kan het voorkomen dat je een eerder bekeken webshop-artikel opnieuw ziet verschijnen op andere websites.
Vaak maken social sharing buttons in websites gebruik van tracking cookies. Het is dus belangrijk dat je hiermee rekening houdt in je privacy-, en cookiebeleid.
First party cookies versus third party cookies
First-party cookies zijn cookies die gemaakt en verzonden worden door de website waar je op surft. De informatie gaat dus naar de websitebeheerder zelf.
Daarnaast bestaan er ook third-party cookies. Deze cookies worden geplaatst wanneer een website elementen van een externe partij bevat. Denk bijvoorbeeld aan ingesloten video’s, sociale media widgets, advertenties of geïntegreerde software. De externe partij stuurt dan vanaf haar eigen servers cookies mee.
Permanente cookies versus tijdelijke cookies
Iedere cookie heeft een eigen geldigheidstermijn. We onderscheiden twee soorten:
Tijdelijke cookies, sessiegebonden cookies of “session cookies” worden na het sluiten van de browser onmiddellijk terug verwijderd van je toestel. Ze worden dus maar gedurende één website-sessie gebruikt en worden maar heel kort opgeslagen op je apparaat.
Permanente cookies zijn cookies die op je computer bewaard blijven, ook nadat je de browser hebt gesloten. Je kan permanente cookies manueel verwijderen via de instellingen van je browser. De meeste browsers zijn zo ingesteld dat ze permanente cookies verwijderen indien ze gedurende een bepaalde tijd niet gebruikt zijn. Ook worden ze na een vooraf bepaalde periode (bijvoorbeeld 1 dag of 1 jaar) weer automatisch gewist.
Zijn cookies gevaarlijk?
We krijgen al eens de vraag of cookies wel veilig zijn. Het antwoord op deze vraag is tweeledig. In principe zijn cookies niet gevaarlijk. Hiermee bedoel ik dat het gebruik van cookies niet schadelijk is voor de werking van je computer. Aan de andere kant bevatten cookies wel een risico voor de privacy van de gebruiker. Zo zoeken sommige websites naar cookies van andere websites om gebruikers aangepaste reclame te kunnen tonen. Een juiste instelling van je browser ter bescherming van verschillende cookies is daarom aangeraden.
Houd steeds in je achterhoofd dat enkel de website die de cookie heeft aangemaakt, toegang heeft tot de informatie. Het bestand zelf bestaat enkel uit tekst. Het kan daarom ook geen acties uitvoeren op je computer. Het risico is daardoor beperkt.
Hoe zie je welke cookies je website gebruikt?
Wil je nakijken op je eigen website hoeveel en welke cookies er gebruikt worden? Dat kan heel simpel. Maak je gebruik van Google Chrome? Surf dan naar je website en klik bovenaan naast de URL op het slot-icoontje. Wil je een overzicht zien van alle gebruikte cookies? Dan kan je daar doorklikken op het aantal cookies en de volledige lijst raadplegen.
Cookies en de GDPR
Een andere manier om na te gaan welke cookies een website gebruikt, is door het cookiebeleid te lezen. Websitebeheerders zijn namelijk door de Europese privacywetgeving (GDPR) wettelijk verplicht om alle cookies op een transparante manier kenbaar te maken aan hun gebruikers.
Cookies in lijn brengen met de GDPR
De GDPR maakt ook een onderscheid tussen functionele en niet-functionele cookies. Functionele cookies zijn standaard toegelaten aangezien ze nodig zijn om de goede werking van je website te kunnen garanderen. Het volstaat om de bezoekers op de hoogte te brengen van de naam van het cookie, de herkomst (first party – third party), het doel en de bewaartermijn.
Vooraleer niet-functionele cookies geplaatst worden bij je websitebezoekers, dien je een voorafgaandelijke en actieve toestemming te vragen. Dit wil zeggen dat er eerst een opt-in moet gebeuren (klikken op “akkoord” bijvoorbeeld) alvorens de cookies mogen ingeladen worden.
Op het gebied van analytische cookies is het aangewezen dat je de instellingen zodanig configureert dat ze de privacy van de gebruiker zoveel mogelijk waarborgen. Bij Google Analytics wordt er bijvoorbeeld gebruik gemaakt van het – script “Anonymize IP” waarmee de laatste drie cijfers van het IP-adres veranderd worden naar nullen vooraleer ze verwerkt wordt door Google. Echter blijft voor dit soort cookies een actieve toestemming vereist.
Ook trackingcookies mogen slechts gebruikt worden wanneer de bezoeker van de website hier expliciet toestemming voor geeft. Niet-functionele cookies moeten geweigerd kunnen worden zonder dat de website daardoor onbruikbaar wordt.
Cookiebanner
Om van je websitebezoekers de toestemming te kunnen verkrijgen voor de plaatsing van cookies, voorzie je een duidelijke cookiebanner. Hierin wordt aangehaald dat er cookies worden gebruikt en waarvoor. Je linkt naar een uitgeschreven cookiebeleid en stelt de gebruikers in staat om cookies te weigeren geren per soort (analytisch – tracking – …).
Beslist de surfer om alle cookies te accepteren? Super! Dan kan jij je website-analyses en eventuele marketing-acties perfect uitvoeren. Accepteert de gebruiker deze cookies niet? Dan mogen ze in geen geval op het toestel geplaatst worden van je websitebezoeker. Bovendien moet je een manier voorzien om een gegeven toestemming terug te kunnen herroepen. De boodschap is dus om de bezoekers van je website op een leuke en creatieve manier te overtuigen om de cookies te accepteren? Challenge accepted? 😉
Cookiebeleid
Tenslotte voorzie je een duidelijk, transparant en volledig cookiebeleid op je website. Hierin wordt opgesomd wat cookies zijn, welke cookies er gebruikt worden, alsook hun benaming, herkomst, bewaartermijn en doel.
Verwerkersovereenkomst
Werk je met externe bedrijven samen die cookies plaatsen op de toestellen van je websitebezoekers? Dan heb je met deze bedrijven een verwerkersovereenkomst nodig. Denk aan Google, Facebook, Hotjar en mogelijk ook je websitebouwer of hostingprovider.
Flinke boetes
Hoe belangrijk de cookie-regelgeving is, illustreert de beslissing van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) . De GBA legde Jubel.be, een Belgische website, een boete van 15.000 euro op omdat het cookiebeleid en de cookiebanner op de website niet voldeden aan de wettelijke eisen van de GDPR.
Zo kon het cookiebeleid niet in de taal van de bezoeker geraadpleegd worden en werden niet alle cookies benoemd die in de website gebruikt worden.
De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit oordeelde bovendien dat het anonimiseren van de laatste drie cijfers van het IP-adres onvoldoende is om er vanuit te gaan dat de IP-adressen hun karakter als persoonsgegeven verliezen. Dit betekent onder meer dat de analytische cookies van Google Analytics standaard geblokkeerd moeten worden totdat er actief een toestemming wordt verleend van de gebruiker.
Deze uitspraak brengt voor alle websites die Europese bezoekers verwelkomen, flinke gevolgen met zich mee. Vroeger werd er immers gedacht dat dit “Anonymize-IP”-script voldoende was om de IP-adressen te anonimiseren.
Zijn jouw cookiebanner en cookiebeleid al in orde?
Fantastisch! Dan hoef je geen actie te ondernemen. Twijfel je echter of je website wel in lijn ligt met de vereisten van de GDPR? Dan kunnen wij je helpen met een cookiescan, eventueel aangevuld met een cookiebeleid en de integratie van een GDPR-conforme cookiebanner.
De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) heeft onlangs een geldboete van maar liefst 15.000 euro opgelegd aan de website Jubel.be voor het niet correct toepassen van de regels rond cookies op websites. In deze blog vertel ik je graag waar je rekening mee moet houden om een dergelijke boete van de GBA te voorkomen.
Eerste boete van GBA m.b.t. cookies
De Europese privacywetgeving GDPR stelt dat website-gebruikers een actieve toestemming moeten verlenen voor het gebruik van niet-noodzakelijke cookies. Dit wil zeggen dat er een aankruisvakje moet aangevinkt worden, een schuivertje moet aangezet worden of een knop moet ingedrukt worden. Bovendien moet het cookiebeleid van je website transparant zijn. Jubel.be, een website gespecialiseerd in juridische informatie, schoot hierin volgens de GBA te kort en ontving van hen enkele waarschuwingen en een financiële sanctie.
De opgelegde boete aan Jubel.be is de eerste van zijn soort en zal zeker niet de laatste zijn. Zo hebben meerdere websites ondertussen waarschuwingen ontvangen, en stijgt het aantal controles in 2020. Ik wil je daarom adviseren om er nu al voor te zorgen dat je website in lijn ligt met de voorgeschreven richtlijnen van de GDPR.
Privacy- en cookieverklaring in regel stellen
Hoe weet je of de privacy- en cookieverklaring op je website wettelijk in orde zijn? De meest actuele informatie vind je steeds op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit terug. Op het moment van de publicatie van deze blog, zijn onderstaande punten belangrijk:
De privacy- en cookieverklaring die op je website staat:
Moet in alle talen van de bezoekers waarop de website zich richt, beschikbaar zijn
Moet in de taal van de bezoeker (indien gekend) worden getoond. Dit geldt bovendien ook voor de cookiebanner
Moet makkelijk vindbaar zijn
Moet de verwerkingsverantwoordelijke en haar contactgegevens expliciet vermelden
Moet de doeleinden en de hieraan gelinkte rechtsgronden weergeven en verduidelijken
Moet de bewaartermijnen en hun achterliggende logica vermelden en verduidelijken
Moet de rechten van de betrokkene vermelden en waar nodig verder toelichten
Let op: Vergeet hierbij zeker niet het recht om een gegeven toestemming terug in te trekken (‘cookie consent’) in je verklaring op te nemen.
Cookiebanner in regel stellen
Ook wat betreft de cookiebanner zorgt de uitspraak van de Gegevensbeschermingsautoriteit voor duidelijkheid.
Vele websites maken gebruik van een cookiebanner waarop de toestemming voor de plaatsing van cookies vooraf aangevinkt staat. Dit is niet conform de wet. Pas wanneer de bezoeker op “akkoord” klikt mogen er cookies worden geplaatst. Enkel functionele cookies die instaan voor de goede werking van de website mogen standaard geplaatst worden. Wilt de bezoeker geen toestemming geven? Dan blijven de vakjes leeg, of blijven de schuivertjes uit.
Cookiebanners die standaard van een akkoord uitgaan kom je meermaals per dag tegen. Helaas is deze werkwijze onvoldoende om een rechtsgeldige toestemming te bekomen. Zorg ervoor dat websitebezoekers een actieve handeling moeten verrichten.
Hiernaast dien je ook met volgende richtlijnen rekening te houden:
De enige cookies waarvoor geen toestemming wordt gevraagd zijn cookies die noodzakelijk zijn voor het weergeven van de website
Er mogen pas cookies geplaatst worden wanneer deze in de cookieverklaring werden opgenomen én wanneer er op een correcte manier toestemming werd gevraagd aan de surfer
Dit betekent dan ook dat websites mogen geen vooraf aangevinkte checkboxen mogen gebruiken
Cookiebanners en pop-ups moeten op een centrale plaats op de website getoond worden. Een klein venstertje of een banner onderaan de pagina volstaan niet
Cookiebanners moeten het mogelijk maken om cookies goed te keuren of te weigeren en dit per categorie. Zo kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om analytische cookies wel toe te staan en trackingcookies te weigeren
Een toestemming per cookie lijkt voor de GBA vandaag gelukkig niet vereist al kan dit in de toekomst wel een vereiste worden.
Zijn de cookiebanner en privacy- en cookieverklaring van jouw websites al in orde?
Voor vele websites is er werk aan de winkel! Met de tips hierboven kan je alvast aan de slag. Heb je nog vragen over de GDPR of het correcte gebruik van cookies? Of wens je een cookiebanner en cookiebeleid te laten uitwerken? Neem dan zeker contact op met onze experts. We helpen je graag verder!
We zijn dagelijks in de weer met onze smartphone en er gaat veel tijd verloren aan kleine aanpassingen en instellingen. Zou het niet makkelijk zijn als we manuele processen kunnen overlaten aan een digitale assistente? Dit is mogelijk met If This Then That (IFTTT).
Wat is IFTTT?
IFTTT is een fantastische gratis dienst die digitale tools die we dagelijks gebruiken met elkaar in verbinding brengt en acties tussen deze tools automatiseert. Als professional met een drukke agenda klikt dit als muziek in de oren, niet?
Voor onder andere Facebook, Twitter, LinkedIn, Gmail, Dropbox, je foto’s, de datum, tijd, e-mail en zelfs het weer kan je zogenaamde ‘recepten’ activeren.
Hoe werkt IFTTT?
Je surft naar IFTTT.COM of installeert de app op je iOS of Android toestel. Vervolgens maak je een account en kan je van start gaan! Via een trigger (If This) en een actie (Then That) zal de dienst automatisch jouw handeling uitvoeren telkens wanneer zich een specifieke situatie voordoet. Bouw je eigen handelingen of kies uit duizenden bestaande recepten die beschikbaar zijn in de catalogus. Na enkele klikken loopt je digitale leven alweer een stukje gestroomlijnder.
Favoriete recepten
Ook Team Datalink heeft zo haar eigen digitale assistente geprogrammeerd om het leven gemakkelijker (en leuker!) te maken. We delen graag onze favoriete recepten om jou te inspireren.
If you enter an area, turn back on WIFI to save cellular data
Met dit recept kan je je verbruik van mobiele data drastisch verlagen. Hoe vaak kom jij thuis of op kantoor aan, en vergeet je van mobiele data over te schakelen naar WiFi? IFTTT schakelt via een connectie met je GPS automatisch de mobiele data uit en de WiFi aan wanneer je op voorhand ingestelde locaties bereikt.
If you have a low battery, text your significant other that it’s low
Dit receptje laat jouw partner weten dat je batterij bijna leeg is. De persoon naar wie het berichtje verzonden wordt, stel je op voorhand in. Dit is extra handig wanneer je op verplaatsing of op zakenreis bent. Zo hoeft niemand zich zorgen te maken als je opeens niet meer bereikbaar bent.
Mute my phone when I get to the office & turn on vibrate
Ongestoord vergaderen en/of werken, je geen zorgen meer hoeven te maken over luide beltonen op ongepaste momenten, dat is waar dit recept voor zorgt! Je kan IFTTT toegang geven tot de locatie-instellingen van iOS en aangeven waar je werkplek zich bevindt. De app zorgt dan voor de nodige discretie.
Rain alert
Door een connectie te maken met de weer-applicatie, stuurt IFTTT je een sms-bericht, e-mail of andere notificatie om je te waarschuwen dat er een kans is op regen. Zo zullen we nooit onze paraplu vergeten.
Automatically share new posts to LinkedIn
Niets is leuker dan veel reactie krijgen op een blog waar je hard aan hebt gewerkt. Dit recept helpt je je blogs ‘vers van de pers’ te delen op Facebook, Twitter en/of LinkedIn. Door connectie te maken met je CMS, gebeurt dit automatisch en kan jij alvast brainstormen over je volgende blogtopic.
Automatically create a discover weekly archive
Ben jij een ondernemer die pas goed kan knallen op kantoor met een leuk muziekje op de achtergrond? Dan is dit het recept voor jou! IFTTT connecteert met Spotify en zorgt ervoor dat de 30 tracks van je Discover Weekly afspeellijst elke maandag gearchiveerd worden. Zo vergeet je nooit nog leuke nummers.
Hebben we je al kunnen inspireren met onze favoriete recepten, doorzoek je liever zelf de catalogus voor dat ene receptje dat jouw digitale leven zal vergemakkelijken, of heb jij al een favorietje? Laat het ons zeker weten!
Vandaag primeren snelheid en flexibiliteit als het gaat om efficiënt digitaal werken. En dit terwijl we op een steeds grotere variëteit van toestellen en besturingssystemen werken. We verwachten dat onze diensten altijd en overal bereikbaar zijn zodat we kunnen werken waar en wanneer het ons best uitkomt. Zijn klantenservice, reactiesnelheden, teamspirit en/of werkflexibiliteit ook zo belangrijk in jouw organisatie? Dan kan een webapplicatie of online platform een perfecte digitale ondersteuning bieden. In deze blog neem ik je mee in de wondere wereld van webapps!
Wat is een webapp?
Een webapplicatie is software die op een webserver draait en eenvoudig via de browser kan geopend worden. Dankzij een webapp is het dus niet langer nodig om software lokaal op de computer of op de server van het bedrijf te installeren. Webapplicaties kunnen geoptimaliseerd worden om te werken op eender welk apparaat: tablet, desktop en smartphone.
Om de webapplicatie te gebruiken, zijn enkel een moderne browser en een werkende internetverbinding nodig. Hiernaast kan je gebruikers laten inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord om toegang te krijgen tot de applicatie. Wil je een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kan je 2FA oftewel two factor authentication activeren. Indien je kritieke data opslaat, kan de ontwikkelaar kiezen voor encryptie waardoor de gegevens onleesbaar worden gemaakt.
Website versus webapplicatie?
Ik hoor je de vraag al stellen… In hoeverre verschillen webapps nu eigenlijk van traditionele websites? Webapplicaties zijn in principe websites waarin de gebruiker interacties voert met de inhoud, en waarbij de inhoud hierdoor verandert. Bijvoorbeeld: de webapp van Google biedt je de mogelijkheid een zoekmachine te gebruiken of je mailbox te checken. Surfers maken vandaag al vaak gebruik van webapplicaties zonder dat ze het zelf merken. Bovendien kan je stellen dat websites waarvoor je een account voor nodig hebt, ook webapplicaties zijn. Hiertoe behoren o.a. Facebook, Mijn Telenet en Office365. Maar ook je intranet of cloud storage software indien deze via de browser beschikbaar is.
Wanneer is een webapp interessant?
Webapplicaties kunnen sterk uiteenlopende doeleinden hebben. Een bekend soort webapplicatie is een content management systeem oftewel CMS, waarmee je de inhoud van je websites zelf kan beheren. Maar ook CRM-systemen, ordersystemen, online agendabeheer, bookingtools en intranet- en extranetomgevingen behoren tot de categorie van webapplicaties. Je kan in een webapplicatie gegevens uitwisselen met interne en/of externe medewerkers, of met klanten, partners en andere zakelijke contacten. Om je te inspireren, stel ik je graag een aantal van onze maatwerkprojecten voor.
Digitaal platform voor Phi Med
Marijke Wellens van Phi Med schakelde ons team in voor de ontwikkeling van een digitaal portaal om Vlaamse spoedartsen te matchen aan openstaande shifts in ziekenhuizen. De missie van Phi Med? Het tekort aan spoedartsen op spoedafdelingen verhelpen én de work-life balance van de artsen verbeteren doordat ze zelf hun shifts kunnen bepalen. Voor de ontwikkeling van het digitale platform was de administratie van Phi Med erg tijdrovend aangezien de back-office was opgebouwd via Excel-sheets en er veel telefoongesprekken plaatsvonden. Dankzij een digitale webapplicatie op maat kunnen alle betrokken partijen shifts publiceren, shifts aannemen, gewerkte uren indienen en goedkeuren. Door een synchronisatie met Outlook zien artsen hun geaccepteerde shifts automatisch in hun agenda verschijnen. Administratie wordt automatisch afgehandeld tot de debitnota’s toe. En Marijke? Zij kan haar functie als coördinator nu ten volle vervullen!
Boekingstool voor Akkermanshof
Voor Vakantieboerderij Akkermanshof bouwde ons webteam naast de nieuwe website ook een bookingstool op maat. Voorheen werkte zaakvoerder Patrick Weltjens met een online tool om afspraken te beheren maar dit was niet zo efficiënt. Standaardsoftware is immers al snel onvoldoende afgestemd op de bedrijfsprocessen. Datalink zorgde voor een gebruiksvriendelijke boekervaring, zowel voor de surfer als voor de beheerder, dankzij een makkelijk te hanteren tool. Een verblijf kan nu vliegensvlug geboekt worden en het beheer verloopt gecentraliseerd in een overzichtelijk beheerpaneel.
Digitaal portaal voor de VCOV
Voor de VCOV, de Vlaamse Confederatie van Ouders en Ouderverenigingen, ontwikkelden we een digitaal portaal dat gebruiksvriendelijk en makkelijk navigeerbaar is. Via duidelijke menu’s, heldere rubrieken en uitgesproken knoppen vinden ouders en voorzitters van ouderverenigingen snel hun weg naar de nodige informatie. Ook is het voor de VCOV nu mogelijk om statistische gegevens te verzamelen. Datalink zorgde bovendien ook voor een koppeling met CRM en ERP software Microsoft Dynamics waar ouders, leden van ouderverenigingen, voorzitters van verenigingen en medewerkers van de VCOV in opgenomen zijn. Na het inloggen kunnen gebruikers zich zo inschrijven voor evenementen, op polls stemmen en documenten raadplegen en downloaden.
Welke voordelen hebben webapplicaties?
Het ultieme doel van webapplicaties is het persoonlijke en/of professionele leven van de gebruiker vergemakkelijken. Het is dan ook geen verrassing dat ze een heleboel voordelen met zich kunnen meebrengen zoals:
Werken in de browser zonder dat er software moet geïnstalleerd worden op de computer;
Toegankelijkheid doordat je ze kan openen zolang een werktoestel bij de hand hebt en over een werkende internetverbinding beschikt;
Flexibiliteit om ze te koppelen aan andere websites of webservices door integraties, plugins of API’s;
Platform-onafhankelijkheid waardoor ze kunnen werken op Mac, PC en Linux alsook op mobiele apparaten wanneer de ontwikkelaar dit voorziet;
Uitbreidbaar met nieuwe functionaliteiten wanneer er een modulaire opbouw wordt gehanteerd. Zo kan je webapplicatie steeds meegroeien met jouw organisatie en waar nodig bijgestuurd worden.
Waarom als organisatie kiezen voor een webapplicatie?
Kort samengevat is een webapplicatie een must-have in één of meerdere van deze situaties:
Je bent op zoek naar een snelle en performante softwaretool?
Je wilt op elk apparaat toegang hebben tot je applicatie of data?
Je bent op zoek naar een oplossing die gemakkelijk uit te breiden is?
Je wilt niet afhankelijk zijn van één bepaald platform zoals PC, Mac of Linux?
Je bent op zoek naar een oplossing die kan meegroeien?
Je wilt de klantbeleving versterken via een online portaal?
Je wilt de teambeleving versterken via een digitaal portaal?
Je wilt een platform bouwen om een omslachtig probleem eenvoudiger te maken?
Je hebt geen pap gegeten van het installeren van software en het uitvoeren van updates?
Je wilt je data veilig opslaan in de cloud en fysieke schijfruimte besparen?
Een clean desk beleid is een handige tool om efficiënt en verantwoord om te gaan met gevoelige data binnen jouw onderneming. Iedere medewerker komt wel eens in contact met persoonsgegevens en bestanden of documenten met een gevoelig karakter. De krijtlijnen over hoe er wordt omgesprongen met deze online en offline gegevens zet je uit in een informatieveiligheidsbeleid, waarvan een clean desk policy een belangrijk onderdeel uitmaakt.
Een clean desk policy is een beleid waarin staat beschreven op welke manier een werkplek moet opgeruimd worden. Het beschrijft dat bureaus op vaste tijdstippen moeten leeggemaakt worden, en hoe papieren documenten en notities op specifieke plaatsen moeten worden opgeborgen of opgeslagen.
Veel bedrijven voeren een clean desk beleid in om gestructureerd en professioneel voor de dag te komen. Bovendien kan de poetsdienst zo gemakkelijk de bureaus schoonmaken. Een derde reden waarom het clean desk beleid enorm in populariteit wint, is om op een verantwoorde manier om te gaan met gevoelige data binnen de onderneming en zo te voldoen aan de GDPR.
Wat zijn de voordelen van een clean desk policy?
Hoe zien de werkplekken van jouw medewerkers er op dit moment uit? Spik en span? Of slingeren er toch nog documenten of mappen rond die al lang opgeruimd hadden moeten zijn? Een clean desk policy maakt hier korte metten mee. Opgeruimde werkplekken hebben de volgende voordelen:
Je werkplek is open, overzichtelijk en proper waardoor je de ruimte hebt om aan projecten te werken;
je werkomgeving ziet er voor bezoekers en (potentiële) klanten professioneel uit;
je geeft afleiding door klaarliggende dossiers of taken geen kans, waardoor je productiviteit de hoogte in schiet;
en heel belangrijk: je vermijdt dat onbevoegden toegang krijgen tot gevoelige informatie.
Maar hoe implementeer je nu met succes een clean desk policy binnen jouw kmo? Met deze zeven praktische tips moet het zeker lukken!
1. Communiceer duidelijk
Communiceer goed over de invoer van een nieuwe policy. Zorg dat iedereen meedoet, ook het management.
Schrijf de policy zo praktisch mogelijk uit met voorbeelden die bij jou op de werkvloer relevant zijn. Vergeet hierbij zeker geen duidelijke procedures voor efficiënt documentenbeheer zodat er geen vrij spel is over waar een document kan belanden.
Je kan de werknemers herinneren aan de maatregel door op strategische plekken (zoals bij de printer of de kopieermachine) (visuele) reminders te hangen. Leg natuurlijk ook duidelijk uit waarom het navolgen van de clean desk policy zo belangrijk is.
2. Zorg voor routine
Maak van een clean desk een vaste routine. Laat je medewerkers ’s ochtends plannen welke taken ze die dag gaan uitvoeren en de daarvoor nodige documenten, dossiers en formulieren verzamelen. Alle andere documenten blijven uit het zicht opgeborgen.
Op het einde van de dag wordt alles dan weer netjes en op de juiste plek opgeborgen, wordt de werkplek proper gemaakt en worden overbodige post-its en papieren documenten op de aangewezen manier verwijderd en vernietigd. Mensen zijn gewoontedieren, maak hier dus gerust gebruik van om orde in de chaos te scheppen! Zoals mijn collega Karen het zo mooi zegt:
“Orde op kantoor brengt focus in de job”
3. Voorzie veilige, centrale opslag
We hebben meer data dan ooit tevoren. Werk daarom proactief een vaste, maar ook veilige methodiek uit om deze bedrijfsinformatie te verwerken. Denk hierbij aan het volgende:
Alles op papier bewaren is geen goed idee. Opslag op papieren documenten, betekent dat deze informatie toegankelijk is voor iedereen die weet waar deze documenten zich bevinden. Bovendien is alles afprinten nogal belastend voor moeder natuur.
Ook lokale opslag op je pc of laptop is vandaag de dag not done. Één foutieve mailbijlage openen is vaak al voldoende om onherstelbare schade aan te richten. En denk naast ransomware ook aan bijvoorbeeld brand of diefstal. Krijg je hier mee te maken? Wuif dan je kostbare data maar vaarwel!
Kies voor een gecentraliseerde, veilige oplossing zoals een back-up in de cloud of synchronisatietools zoals Datasync. Of ga een stapje verder en werk niet meer op je lokale toestel maar via een Cloud Desktop of een Cloudserver. Zo wordt je waardevolle data afgeschermd. Doordat er niets meer opgeslagen wordt op je lokale toestel kan je bij overmachtsituaties zoals brand, diefstal of een hardwaredefect nog steeds op beide oren slapen. Je documenten blijven dankzij deze oplossingen bereikbaar en dankzij back-uproutines gedurende lange tijd recupereerbaar. Zorg bij het uitkiezen van een cloud back-upoplossing voor eentje die een streng informatie- en toegangsbeveiligingsbeleid hanteert.
4. Plan vaste back-ups
Overstappen naar digitale documentatie is een goed begin, maar zorg er in dat geval ook voor dat je automatische back-ups voorziet. Zo worden gebruikers ontmoedigd om zelf kopieën op te slaan.
5. Sensibiliseer anderen
Wil je nog een stapje verder gaan? Dan kan je anderen ook sensibiliseren over het belang van een clean desk policy. Voeg aan de disclaimer van je e-mailhandtekening bijvoorbeeld het volgende zinnetje toe: “Denk aan het milieu vooraleer je deze e-mail afprint”. Hoe minder e-mails er afgedrukt worden, hoe minder risico dat deze documenten in de verkeerde handen terechtkomen. Maar vergis je niet! Een disclaimer is veeleer een sensibiliseringsmaatregel dan een effectieve garantie om e-mailverkeer veilig te laten verlopen.
6. Vernietig correct
Wat met documenten die je toch op papier in handen krijgt? Een 100% papierloos bedrijfsproces is vaak niet haalbaar. Veel belangrijke correspondentie gaat vandaag nog via de post en het gebeurt nog regelmatig dat digitale data wordt uitgeprint. Bovendien beschikken veel bedrijven nog steeds over papieren archieven met gegevens die bewaard moeten blijven. Neem deze verwerkingen zeker op in je dataregister en zorg voor een passende beveiliging ervan. Bij Datalink hebben we de routine ingevoerd om de meeste papieren documenten onmiddellijk in te scannen en te vernietigen.
Wat doe je dan precies met de papieren documenten die je niet meer nodig hebt? De vernietigingsprocedure hangt af van de gevoeligheid van de informatie die er op staat. Folders kunnen in de papiercontainer maar investeer zeker in een papierversnipperaar voor de informatie die gevoelige gegevens, bedrijfsgeheimen of persoonsgegevens bevat. Maak een duidelijk onderscheid in je clean desk policy of IT veiligheidsbeleid.
7. Maak een clean desk interessant
Hoewel een clean desk policy een goede bondgenoot is op je reis naar GDPR-compliancy zullen niet al je werknemers er het nut van inzien. Maak de overgang naar een clean desk werkbeleid interessant via een ludieke ‘punishment’ of reward.
Merk je dat een collega gevoelige informatie heeft laten rondslingeren op zijn bureau tijdens afwezigheid? Sluit een van je medewerkers zijn scherm niet correct af na het verlaten van zijn werkplek? Of staat het bureaublad van je werknemer vol met onnodige documenten? Dan dient deze persoon de volgende dag het kantoor op taart te trakteren. Positief voor de veiligheid van je data? Ja! Positief voor de weegschaal? Dat is een ander verhaal!
Maak jij al gebruik van een clean desk policy binnen jouw kmo? Of mis jij de nodige tools om hiermee van start te gaan?
Onze informatieveiligheidsexperts helpen je graag op weg. Start met een helicopterview over je data met behulp van een IT Audit. In deze audit komen de gegevensstromen aan het licht en heb je een overzichtelijk plan in handen om de nodige beveiligingsmaatregelen stapsgewijs toe te passen. We denken strategisch met je mee om effectief en veilig samen te werken in het team. Of duik rechtstreeks in de praktijk en schakel ons team in. We werken samen met jou een clean desk policy of een IT veiligheidsbeleid uit. Stuur een e-mail naar onze experts!
Als ondernemer wil je natuurlijk dat je website inhoudelijk en technisch goed in elkaar zit. Daarnaast zijn er ook een aantal juridische aspecten die je zeker niet uit het oog mag verliezen. Wist je dat bepaalde gegevens verplicht op je online communicatiekanalen moeten vermeld staan? Ik geef je graag een overzicht van de wettelijke verplichtingen die je absoluut niet mag vergeten op je website.
Wettelijke verplichtingen op je website
De volgende informatie moet verplicht aanwezig zijn op je website, ook wanneer je geen producten of diensten rechtstreeks via het internet verkoopt:
de naam van je onderneming;
de rechtsvorm;
het adres van de maatschappelijke zetel van je onderneming;
contactgegevens zoals het telefoonnummer en e-mailadres van je onderneming;
het ondernemingsnummer en het BTW-nummer;
de gegevens van de toezichthoudende autoriteit indien je een vergunning voor je activiteit nodig hebt;
De FOD Economie heeft ze trouwens in een handige infographic ondergebracht.
Extra verplichte vermeldingen in het kader van de GDPR
Ook de Europese privacywetgeving GDPR verwacht dat je website aan bepaalde voorwaarden voldoet. Maakt je website gebruik van cookies? Dan moet je de websitebezoeker hierover verplicht informeren in een cookiebeleid, en toestemming vragen voor de verwerking van het IP-adres in een cookiebanner. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer je Google Analytics hebt gelinkt aan je website, of de Facebook Pixel hebt gekoppeld, of wanneer je livechatsoftware gebruikt.
Een privacybeleid is ook verplicht wanneer er persoonsgegevens worden verwerkt via je website. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer bezoekers de mogelijkheid krijgen om een contact- of offerteformulier in te vullen.
Verwerk je persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden? Dan heb je hiervoor een aparte toestemming nodig van je websitebezoeker en moet hij of zij ook in kennis gesteld worden van de verwerkings-, en privacyvoorwaarden.
Verplichte vermeldingen op je sociale mediapagina’s
Het lijstje van verplichte vermeldingen (naam onderneming, rechtsvorm, adres, e.d.), moet ook toegepast worden op de sociale mediapagina’s van je bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan Facebook dat vandaag een extra communicatie- en verkoopkanaal is geworden.
Waar moet ik de verplichte gegevens op mijn website plaatsen?
De meest logische plaats om de verplichte vermeldingen in op te nemen, zijn de contactpagina en/of de footer (voettekst) onderaan je website die op elke pagina zichtbaar is. In het kader van gegevensverwerking (inschrijving nieuwsbrief, invullen contactformulier) moet het privacybeleid wel aan het formulier zelf weergegeven worden en moet de gebruiker er akkoord mee gaan door middel van een aankruisvakje.
Bijkomende informatie op je website
Naast de verplichte gegevens, is er ook nog bijkomende informatie waarvan je websitebezoeker, die eventueel klant gaat worden, weet wil hebben. Zij moet niet verplicht op je website staan, maar kan wel bijdragen aan een transparante werkwijze. Zoals bijvoorbeeld :
de algemene voorwaarden, eventueel in de verschillende talen;
de (vaste) prijzen van je diensten;
je beroepsaansprakelijkheidsverzekering of beroepswaarborgen;
je handelsvereniging of beroepsorganisatie, je beroepstitel en lidstaat, én een verwijzing naar de toepasselijke beroepsregeling indien je een gereglementeerd beroep uitoefent;
je vergunning, indien je daartoe onderworpen bent, en eventuele andere beroepsspecifieke verplichtingen.
Waar moet ik de bijkomende informatie op mijn website plaatsen?
De bijkomende informatie kan je in de disclaimer of algemene voorwaarden opnemen, of opnieuw in de voettekst van je website vermelden.
Bijkomende verplichtingen voor webshops
Is je website een online verkoopkanaal (webshop)? Er zijn bijkomende verplichtingen van toepassing bij verkoop via het internet of e-commerce. Zij staan hier uitgelegd op de website van de FOD Economie.
Kan ik een boete krijgen wanneer ik bepaalde informatie niet vermeld?
Ja, inderdaad! Het is dus erg belangrijk dat de minimale wettelijke verplichtingen in orde zijn, én je verder je websitebezoekers zo goed mogelijk informeert. Vraag bij twijfel altijd advies bij je web-expert of advocaat IT-recht.
Hoe is het met jouw website gesteld? Wil je graag een inzichtelijk rapport ontvangen omtrent de veiligheid, betrouwbaarheid en volledigheid van jouw website? Vraag je vrijblijvend voorstel op.
Je website wordt vlijtig bezocht door surfers. Maar hoeveel van deze bezoekers worden uiteindelijk ook echt klant? Slechts een klein aantal geïnteresseerden waagt de stap. Bezoekers van je merk overtuigen is dan ook van cruciaal belang. Vaak bestaat er voor nieuwsgierigen namelijk een twijfel of drempel die hen tegenhoudt om voluit voor jouw product of dienst te gaan. Het is aan jou om die twijfels proactief weg te nemen en hindernissen om te vormen tot opportuniteiten voor je potentiële klanten én voor jouw kmo! Een landingspagina kan hier een belangrijke bijdrage aan leveren.
Wat is een landingspagina nu juist? En hoe ziet de perfecte landingspagina er uit? Ik neem je graag mee door de belangrijkste kenmerken van een converterende webpagina. Zo ben je er zeker van dat deze zijn doel niet mist!
Wat is een landingspagina?
Een landingspagina is een webpagina waarop een bezoeker terecht komt na het aanklikken van een advertentie of link. Advertenties kunnen via Google Adwords of via sociale media advertenties worden weergegeven aan de gebruiker, en links kunnen onder meer afkomstig zijn van de zoekresultaten van Google, een nieuwsbrief, banner of sociale media post.
Welk doel heeft een landingspagina?
Surfers komen op een landingspagina terecht omdat ze op zoek zijn naar een dienst, product of informatie. Of omdat ze gebruik willen maken van een aanbieding die hen is aangereikt. Een goede landingspagina is zoals een goede gastheer: hij geeft de bezoeker een duidelijk overzicht en helpt hem of haar vervolgens snel en efficiënt verder. Een landingspagina gidst de websitebezoeker naar het antwoord op zijn vraag of een manier om van het onweerstaanbare aanbod gebruik te maken.
Hoe ga ik te werk?
Het is van cruciaal belang dat de verwachtingen van de surfer ingelost worden omdat er anders geen conversie zal plaatsvinden. Daarnaast moet het doel van de landingspagina op voorhand helder zijn. Zorg voor een advertentie-, en/of linktekst die klaarheid brengt. Stap één is met andere woorden een proactieve stap die plaatsvindt alvorens de gebruiker de website betreedt. Daarna zijn de praktische kneepjes van de kunst aan de beurt.
De ideale landingspagina in negen stappen:
1. Ken de intentie van de surfer
De bedoeling van een landingspagina is surfers aanzetten tot actie. Maar hoe trek je een doelgroep aan, én overtuig je hen ook nog eens om actie te ondernemen, als je niet weet waar ze naar op zoek zijn? Niet dus! Het is daarom ook zó belangrijk dat je, vooraleer je nog maar begint aan het vormgeven van een webpagina, al inzicht hebt verworven in de intentie en het doel van potentiële bezoekers. Stel een duidelijke missie op voor je pagina: de bezoeker helpen om zijn of haar doel te bereiken.
2. Zorg voor een scanbare website
Zorg ervoor dat de informatie die op je landingspagina staat steeds duidelijk en overzichtelijk is. De bezoeker moet onmiddellijk de context van de pagina begrijpen en een Aha-moment beleven: “Aha super, net wat ik zocht!” De overgang van zijn opzoeking in Google of het doorklikken op een link of advertentie naar de webpagina moet dus logisch zijn. Zet je teveel of veel onduidelijke informatie op je pagina? Dan zal de surfer niet weten waar eerst te kijken. Zo creëer je verwarring of keuzestress en zal de surfer afhaken en je website verlaten. Bye bye conversies! Hou dus in je achterhoofd dat je website zo scanbaar moet zijn dat een gehaaste bezoeker in één oogopslag alle nodige informatie kan verzamelen. Wist je dat vaak zelfs de menubalk wordt weggelaten op een landingspagina om het afleidingsgehalte te beperken? Hieronder vind je een mooi voorbeeld van een landingspagina:
Landingspagina Alarminstallateur Prosecurity
3. Overtuig met een pakkende titel
De titel is het allereerste stukje tekst dat de surfer leest wanneer hij op je landingspagina terechtkomt. Zorg er dan ook voor dat je meteen met de deur in huis valt en een blijvende indruk achterlaat. Maak de bezoeker nieuwsgierig en zorg ervoor dat hij/zij geboeid verder blijft lezen.
4. Houd rekening met de vouwlijn
Heel belangrijk voor de scanbaarheid en de user experience is de vouwlijn. De vouw lag zo’n 12 jaar geleden, toen iedereen op een resolutie van 1024 x 768 pixels surfte, vrijwel overal gelijk. Dat tijdperk ligt nu al lang achter ons met de komst van tablets, smartphones en beeldschermen met oneindige veel verschillende formaten. We zijn het ondertussen gewoon om te scrollen om informatie te bekijken, maar het blijft erg belangrijk om de meest prominente gegevens bovenaan te tonen.
5. Voorzie een onweerstaanbaar aanbod
Surfers willen niet nadenken, neem ze daarom bij de hand en gids ze naar het antwoord op hun vraag. Maak het antwoord zo aantrekkelijk dat ze het aanbod niet kunnen weigeren. Verkoop je een product? Voorzie dan een call-to-action (CTA) naar een proefpakket, snuffelaanbod of een ferme deal om hen zo tot aankoop aan te zetten. Ben je een dienstverlener? Creëer een lage drempel om kennis te maken met de dienst of geef een preview of cadeau in ruil voor hun e-mailadres. Toon de call-to-action boven de vouwlijn alsook op het einde van de pagina en trek de aandacht met een leuke tekst. Zo ben je zeker de de surfer weet wat er van hem of haar verwacht wordt.
6. Geef aandacht aan kleurgebruik
Een goede balans tussen zachte en opvallende kleuren is belangrijk. Een website vol schreeuwende kleuren zal je bezoekers alleen maar verwarren. Gebruik daarom steeds zachte kleuren voor de algemene lay-out en tekst en gebruik enkel opvallende kleuren die eruit springen waar je iets wilt benadrukken.
Knoppen en CTA’s zet je bijvoorbeeld best in een opvallend kleurtje. Zo springen ze dadelijk in het oog bij je bezoeker. Nog een belangrijke tip: zorg dat de gebruikte kleuren steeds in overeenstemming zijn met je branding. Potentiële klanten, klanten en fans kennen je onderneming vaak al goed, en herkennen je stijl, logo en kleurenschema. Ga je opeens een heel ander kleurenpalet gebruiken? Dan geraken surfers mogelijk in de war. Zorg voor één coherent geheel.
Wil je professioneel en betrouwbaar overkomen? Dan zorg je voor social proof. Ideale manieren om vertrouwen op te wekken zijn het gebruik van testimonials of quotes van klanten, reviews, knipsels uit persartikels, het benoemen garanties en kwaliteitslabels.
8. Gebruik sterke call-to-actions
Je weet ondertussen dat knoppen en/of formulieren die de bezoeker de weg wijzen naar conversie er uit moeten springen. Daarnaast is de tekst die je als call-to-action gebruikt ook van belang. “Download het gratis eBook” zegt meer dan “Verzenden” bijvoorbeeld.
9. Think mobile
Je Google Analyticsstatistieken zullen er niet om liegen: surfers zoeken meer en meer informatie op via smartphones en tablets. Stem je landingspagina af op mobiel gebruik. Is dit niet het geval? Dan loop je conversies mis. Hoelang wacht jij namelijk tot een pagina geladen is op je smartphone? Of hoe vaak blijf jij in-en uitzoomen om toch maar de juiste informatie te vinden? Juist ja! Zorg daarom voor een aangepast pagina-ontwerp en een aangepaste surfervaring voor mobiele gebruikers.
E-mailmarketing is een bijzonder effectieve communicatiemethode om potentiële leads warm te maken voor je producten en diensten, of om bestaande klanten te heractiveren. In je website heb je mogelijk whitepapers aangeboden die gratis verkrijgbaar zijn in ruil voor het e-mailadres van de bezoeker. Misschien heb je in de loop van de jaren ook handmatig contacten toegevoegd aan de adreslijsten voor je nieuwsbrief en kan je niet meer exact thuisbrengen van waar ze precies komen. Mag je deze lijsten nog wel gebruiken of loop je het risico om beboet te worden onder de nieuwe Europese privacyregelgeving GDPR? Ik leg je graag uit wat de nieuwe wetgeving betekent voor je e-mailmarketing campagnes.
Heb je een specifieke vraag? Klik gerust door op de inhoudstabel:
GDPR staat voor General Data Protection Regulation, oftewel Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het betreft een Europese verordening die automatisch ook geldt als wet in alle Europese lidstaten en de bescherming. Ze staat in voor de bescherming van de privacy en persoonsgegevens van Europese betrokkenen. In dit artikel zoom ik in op de effecten van de GDPR op e-mailmarketing. Maar de verordening sijpelt door tot in alle afdelingen van je kmo. Ben je op zoek naar informatie over hoe je je bedrijfswebsite GDPR-proof kan maken? Lees dan dit blogartikel.
Wat zegt de GDPR over nieuwsbrieven en e-mailmarketing?
Je mag pas persoonsgegevens verwerken als je daar een geldige rechtsgrond voor hebt.
Deze rechtsgrond kan toestemming zijn, maar in geval van e-mailmarketing ook gerechtvaardigd belang.
Je bent verplicht om contacten transparant te informeren over de verwerkingsactiviteiten van hun persoonsgegevens.
E-mail opt-ins moeten steeds een duidelijke en bevestigende actie zijn die van de gebruiker zelf uit gaat. Opt-in checkboxen mogen nooit automatisch aangevinkt staan!
Gegeven toestemmingen moeten aantoonbaar zijn via bijvoorbeeld een beveiligde online databank.
Betrokkenen kunnen altijd weigeren om hun persoonsgegevens te laten gebruiken voor Direct Marketingdoeleinden.
Je moet contacten duidelijk laten weten hoe ze zich kunnen uitschrijven voor je nieuwsbrief. De GDPR geeft Europese burgers het recht om vergeten te worden alsook het recht om een gegeven toestemming terug in te trekken.
Wens je de verkregen persoonsgegevens te verwerken voor verschillende doeleinden? Dan moet je voor ieder doel een aparte opt-in of andere rechtsgrond voorzien. Dit is bijvoorbeeld zo wanneer je na het inschrijven op je nieuwsbrief de persoonsgegevens ook nog eens gaat delen met een derde partij voor marketingdoeleinden.
Klinkt overweldigend? Ik doe de belangrijkste GDPR-vereisten voor je e-mailmarketingcampagnes hieronder voor je uit de doeken én ik beantwoord een aantal vragen waar veel ondernemers mee worstelen.
Heb ik toestemming nodig om betrokkenen te mogen mailen?
Het antwoord is eenvoudig: om commerciële e-mails en nieuwsbrieven te mogen versturen, heb je de actieve toestemming nodig van de ontvanger. Dit wordt een opt-in genoemd. Met actieve toestemming bedoel ik dat de ontvanger door middel van een eigen actie zijn of haar goedkeuring moet geven (bijvoorbeeld het aanklikken van een aankruisvakje). De toestemming moet bovendien voorafgaand, specifiek en vrij zijn. Dit betekent dat weigering mogelijk moet blijven en geen nadelige gevolgen mag hebben. Bovendien mag het ook niet zo zijn dat een toestemming automatisch wordt geplaatst. Het blijft steeds de keuze van de surfer of hij/zij toestemming wil geven, en wanneer hij/zij deze terug wil intrekken.
Moet ik de betrokkenen informeren over hun rechten?
Ja! Belangrijk is dat je de betrokkenen duidelijk informeert over het doel van de verwerking van hun gegevens. Dit valt onder de transparantieplicht die de GDPR aan organisaties oplegt. Je informeert -bijvoorbeeld via een privacybeleid dat je opneemt aan het aankruisvakje- welke e-mails hij of zij mag verwachten en op welke rechten de betrokkene zich kan beroepen. Belangrijk om te weten is dat je voor ieder apart verwerkingsdoeleinde een aparte toestemming nodig hebt.
Wat moet ik doen met mijn bestaande e-maillijst?
Je had bij de inwerkingtreding van de GDPR waarschijnlijk al verschillende lijsten aan abonnees verzameld die geregeld een nieuwsbrief van je in hun mailbox ontvangen. Hoewel je deze contacten al eerder verzameld hebt, zal ook deze lijst aan de GDPR moeten voldoen. Dikwijls is het moeilijk te achterhalen of de huidige abonnees in je e-maillijst in het verleden wel een actieve toestemming hebben verleend. Je raadt het misschien al… maar in dat geval zit er niets anders op dan de contacten om een nieuwe toestemming te verzoeken. Zonder deze opt-in mag je hen namelijk geen e-mails meer versturen en dien je deze gegevens te wissen. Je hebt ook een bewijsplicht onder de GDPR. Kan je niet bewijzen dat er toestemming is gegeven? Dan heb je er geen!
TIP: Om je bestaande e-maillijst te behouden, kan je tot 25 mei een aparte mailing uitsturen naar deze subscribers met de vraag of ze nog geabonneerd willen blijven op jouw nieuwsbrief. Voorzie een knop waar ze op “Ja” of “Nee” kunnen klikken. Je kan deze klikken registreren en de nodige acties uitvoeren; klikken ze “Ja”, dan blijven ze je nieuwsbrief ontvangen. Klikken ze “Nee”, dan schrijf je ze uit. Krijg je geen antwoord? Dan moet je deze subscribers helaas ook uitschrijven. Het volstaat immers niet om een e-mail te sturen met de ‘mededeling’ dat je hem of haar op de e-maillijst zal laten staan.
Welke invloed heeft de GDPR op mailings naar mijn klanten?
Voor klanten die een actieve contractuele relatie genieten met je bedrijf bestaat er gelukkig een alternatieve oplossing: het gerechtvaardigd belang. Het is immers goed mogelijk dat zij baat hebben bij het ontvangen van de mails die jouw kmo uitstuurt omdat die hen helpen om meer uit hun aangekochte product of dienst te halen, of omdat het waardevol kan zijn om jouw soortgelijke aanbod te bekijken.
Wanneer we als rechtsgrond het ‘gerechtvaardigd belang’ verdedigen, wegen we de belangen van de betrokkene af tegenover het commerciële belang van jouw bedrijf. Actieve klanten mogen dan rustig in je e-maillijst blijven zitten, zolang zij transparant en duidelijk geïnformeerd worden over hun rechten, én je verzonden e-mails tot een gelijkaardig aanbod behoren als datgene waar ze klant voor zijn. Maak het wel mogelijk om op een eenvoudige manier uit te schrijven van de mailing (opt-out).
Voor wie er graag de officiële wettekst op naleest, dit staat er in vermeld:
De gerechtvaardigde belangen van een verwerkingsverantwoordelijke, waaronder die van een verwerkingsverantwoordelijke aan wie de persoonsgegevens kunnen worden verstrekt, of van een derde, kan een rechtsgrond bieden voor verwerking, mits de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene niet zwaarder wegen, rekening houdend met de redelijke verwachtingen van de betrokkene op basis van zijn verhouding met de verwerkingsverantwoordelijke. Een dergelijk gerechtvaardigd belang kan bijvoorbeeld aanwezig zijn wanneer sprake is van een relevante en passende verhouding tussen de betrokkene en de verwerkingsverantwoordelijke, in situaties waarin de betrokkene een klant is of in dienst is van de verwerkingsverantwoordelijke. In elk geval is een zorgvuldige beoordeling geboden om te bepalen of sprake is van een gerechtvaardigd belang, alsook om te bepalen of een betrokkene op het tijdstip en in het kader van de verzameling van de persoonsgegevens redelijkerwijs mag verwachten dat verwerking met dat doel kan plaatsvinden. De belangen en de grondrechten van de betrokkene kunnen met name zwaarder wegen dan het belang van de verwerkingsverantwoordelijke wanneer persoonsgegevens worden verwerkt in omstandigheden waarin de betrokkenen redelijkerwijs geen verdere verwerking verwachten. Aangezien het aan de wetgever staat om de rechtsgrond voor persoonsgegevensverwerking door overheidsinstanties te creëren, mag die rechtsgrond niet van toepassing zijn op de verwerking door overheidsinstanties in het kader van de uitvoering van hun taken. De verwerking van persoonsgegevens die strikt noodzakelijk is voor fraudevoorkoming is ook een gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke in kwestie. De verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing kan worden beschouwd als uitgevoerd met het oog op een gerechtvaardigd belang.
Deze visie is eigenlijk niet nieuw. In 2013 publiceerde de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit (toen nog de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer) aanbeveling 02/2013 van 30 januari 2013 m.b.t. direct marketing en bescherming van persoonsgegevens (CO-AR-2012-007). We kunnen stellen dat deze visie doorgetrokken wordt in de GDPR. Het desbetreffende artikel nummer 48 quoteren we als volgt:
De Commissie aanvaardt dat artikel 5, f) WVP in beginsel een grondslag kan bieden voor customer relationship management ten aanzien van eigen klanten/prospecten. Het kan hier gaan om
een tevredenheidsonderzoek uit te voeren bij eigen klanten specifiek over producten en diensten die zij afnemen;
een uitnodiging aan eigen (voormalige) klanten te sturen om hun contract te verlengen of te hernieuwen, zogenaamde retentiemarketing;
eigen klanten op de hoogte te brengen van nieuwe promoties op producten en/of diensten die zij in het verleden hebben afgenomen;
prospecten op de hoogte te brengen van nieuwe promoties op producten en/of diensten indien zij hieromtrent in het recente verleden reeds contact hadden met de onderneming;
de aanleg en het gebruik van persoonsprofielen voor het eigen klantenbeheer door de verantwoordelijke die een directe contractuele relatie heeft met de betrokkene.
Wat doe ik met naamkaartjes die ik krijg op een netwerkevent?
Je kent het wel; je gaat naar een netwerkevent waar je kennis maakt met andere interessante ondernemers of contacten. Er wordt gepraat, gelachen én er worden visitekaartjes uitgewisseld. Allemaal goed en wel maar hou er rekening mee dat je deze personen volgens de GDPR niet zomaar mag toevoegen aan je e-maillijst. Actieve toestemming is hier dus -helaas ;-)- opnieuw vereist.
TIP: Contacteer jouw nieuwe contacten naar aanleiding van jullie kennismaking op het netwerkevent en leg hen uit wat jouw kmo voor hen kan betekenen. Verzoek hen ook om zich in te schrijven voor de nieuwsbrief van jouw onderneming omdat je van mening bent dat hij of zij er een interessant voordeel uit kan halen, of vraag hun bevestiging via een mailtje terug.
Welke gegevens moet ik van een opt-in bewaren in mijn e-maildatabase?
Stel, je krijgt controleurs over de vloer en je moet kunnen bewijzen dat je verantwoordelijk en GDPR-compliant omgaat met de opt-ingegevens van je contacten. Dan is het wel handig als je deze informatie al netjes op orde hebt. Een database opstellen waarin de herkomst van de gegevens duidelijk staat aangegeven is dus zeker geen overbodige luxe. Zo sta je altijd sterk in je schoenen en voorkom je monsterboetes die kunnen oplopen tot 4 procent van de jaarlijkse wereldwijde omzet of 20 miljoen euro.
TIP: je opt-in database bevat best de volgende informatie:
De persoonsgegevens van je contactpersoon die je verwerkt in het kader van e-mailings (e-mailadres en eventueel voornaam/naam)
De status van de opt-in (aangemeld/afgemeld)
De herkomst van de opt-in (bv. webformulier op contactpagina van de website)
Wanneer de opt-in werd verkregen (datum)
Wat zegt de GDPR over e-mailverkeer m.b.t. offertes, transacties of facturen?
Een potentiële klant contacteert je om gebruik te maken van jouw diensten of een nieuwe bezoeker vraagt een offerte aan op je website. Wat doe je in zo’n situatie? Gewoon communiceren met je (potentiële) klant uiteraard! De opt-in regels zijn enkel van toepassing op commerciële e-mails. Correspondentie via mail over offertes, facturen of bestelbevestigingen zijn transactionele e-mails. Deze mag je gewoon verzenden.
Positief bekijken!
Eigenlijk biedt de regelgeving ook wel een mooie kans. Een e-maillijst die volledig beantwoordt aan de standaarden van de GDPR zal ongetwijfeld een zeer waardevolle lijst zijn met een lagere bounce rate en meer kans op conversies door relevante ontvangers 😉
Een tweede lichtpuntje is het feit dat de GDPR enkel betrekking heeft tot persoonsgegevens van Europese burgers. Onpersoonlijke e-mailadressen zoals [email protected] of [email protected] vallen hier niet onder omdat ze niet leiden tot de mogelijke identificatie van een natuurlijke persoon. Oef, die mogen er dus zeker in blijven zitten!
E-mailmarketing voor mijn kmo: ja of nee?
E-mailmarketing kan immers een bijzonder effectieve methode zijn om (potentiële) klanten te bereiken, een duurzame relatie met hen op te bouwen en zo meer conversies te bekomen.
Belangrijk is wel dat je de privacywetgeving correct toepast. Daarom adviseren we om je e-mailmarketingkanalen zeker niet te vergeten tijdens de privacy check-up of audit in je kmo. Als je hier vragen over hebt, mag je ons trouwens gerust contacteren. In het Datalink-team staan privacy experts én een gecertificeerde DPO (Data Protection Officer) voor je klaar met GDPR workshops en GDPR trajecten op maat van jouw kmo.
Een vitaminekuur voor je website? Een uitstekend idee!
Regenbuien, een voorjaarsdipje, …. We vragen ons al eens af hoe we onze weerstand kunnen verhogen. “Haal maar een vitaminekuur bij de apotheker!” klinkt het. Ook digitale kanalen zoals onze website kunnen wel eens extra vitamientjes gebruiken. Hieronder kan je een verkwikkend recept terugvinden om je digitale weerstand weer op peil te krijgen 😉
1. Vitamine F5
F5, de sneltoets voor “vernieuwen”. In de digitale wereld waarin we leven, is vernieuwing belangrijk. Laat daarom de broncode van je website eens checken om na te gaan of deze verouderd is. Lees de artikels op je website eens na en werk ze bij waar nodig. Zorg daarnaast voor nieuwe inhoud op je website. Een frisse, zomerse wind door je digitale communicatie zorgt voor een verademing voor je bezoekers én voor zoekmachines. Zij beschouwen je website pas als relevant en actueel wanneer ze voldoende bijgewerkt is.
2. Vitamine C & D
Zijn je sociale mediakanalen getroffen door een verkoudheid en is de activiteit afgenomen om je stem te sparen? Dan is het hoog tijd voor een opkikkertje. Een actieve community is van essentieel belang. Valt de communicatie stil? Dan zal het aantal interacties ook uitdoven met als gevolg een vermindering van het bereik. Vitamine C voor Conversationele Content en Vitamine D voor Duidelijke Doelstellingen zorgen ervoor dat je sociale mediakanalen weer vrij kunnen ademen en communiceren zoals het hoort.
3. Vitamine A
Vitamine A staat voor Anti-infectie. Deze vitamine is niet te onderschatten aangezien ook het immuunsysteem van je website al eens een boost kan gebruiken. Het is niet altijd realtime zichtbaar wanneer je immuunsysteem bedreigd wordt. Zo kan je website gehost worden op een server waarop onvoldoende of geen veiligheidsupdates gebeurd zijn. Hierdoor stijgt de kans op inbraak, hacking of slechte rankings in de zoekresultaten van zoekmachines zoals Google. Ook kan er onbetrouwbare of verouderde code aanwezig zijn die deuren open zet die gesloten moeten blijven. Hoewel het immuunsysteem niet uiterlijk zichtbaar is, blijft het extreem belangrijk dat je website van binnenuit beschermd is en periodiek onderhouden wordt.
4. Vitamine E
Vitamine E is een antioxidant die instaat voor de versterking van weefsels en structuren. Maar hoe is deze vitamine belangrijk voor je digitale communicatie? We krijgen dagelijks te maken met uitdagingen (vrije radicalen) van buitenaf om te trotseren. Vitamine E streeft naar Excellente website-fundamenten. Die bouw je door teksten en media te optimaliseren voor de juiste zoekopdrachten. Met een correcte invulling van de metagegevens, efficiënt gebruik van de keyword density en het toevoegen van relevante links heeft je website veel baat met het oppeppend kuurtje. Extra versteviging bouw je in door overbodige elementen te schrappen, een sterke beveiliging te installeren en ervoor te zorgen dat je website functioneel is in iedere surfomgeving. En door sterke SEO websiteteksten natuurlijk!
Nu blijft natuurlijk de vraag: versterkt deze vitaminekuur daadwerkelijk de weerstand? Het antwoord hierop is: absoluut! Door proactief en actief digitale communicatie te voeren met veel aandacht voor het immuunsysteem, versterk je je weerstand aanzienlijk tegen invloeden van buitenaf 😉
