Als eigenaar van een kmo weet je als geen ander hoe belangrijk het is om de administratie op orde te hebben. Maar het handmatig bijhouden van papieren documenten en spreadsheets kan tijdrovend en foutgevoelig zijn. Gelukkig is er een betere manier: digitalisering. Door het digitaliseren van de administratie bespaar je tijd, geld en verbeter je de efficiëntie van je bedrijfsvoering. In deze blogpost vind je 8 tips voor het digitaliseren van de administratie in jouw kmo!

8 tips om je administratie te digitaliseren

Inventariseer je administratie

Voordat je begint met het digitaliseren van je administratie is het belangrijk om een inventarisatie te maken van alle documenten die je momenteel gebruikt en hoe deze worden opgeslagen en bijgehouden. Dit helpt je om te bepalen welke documenten je moet scannen of digitaliseren, en welke documenten je kan vernietigen aangezien ze niet langer nodig zijn.

Een bijkomende tip: houd administratie waarop persoonsgegevens staan zoals gegevens van je klanten en medewerkers niet langer bij dan de wettelijke bewaartermijn. De Europese wetgeving GDPR vereist dat je enkel de noodzakelijke persoonlijke gegevens mag bijhouden voor een termijn die je kan verantwoorden.

Kies de juiste software

Er zijn verschillende software-oplossingen beschikbaar om je administratie te digitaliseren. Zoek naar een softwarepakket dat past bij de grootte van je kmo en de specifieke behoeften van je bedrijf. Kijk bijvoorbeeld naar de mogelijkheid om facturen te scannen en automatisch te verwerken, of naar software die de boekhouding kan koppelen aan andere bedrijfsprocessen waaronder e-mailmarketing, prospectie of personeelsadministratie.

Een bijkomende tip: maak je de overstap naar een centrale administratietool, dan is het verstandig om dit op een welgekozen moment te doen. Denk aan de start van een nieuw boekjaar, een nieuw kwartaal of een nieuwe maand. Zo weet je welke gegevens nog in een ouder systeem raadpleegbaar zijn in de vorm van een archief, en vanaf welke datum de nieuwe tool in gebruik werd genomen. Onderzoek zeker ook de mogelijkheden om met een import te werken vanuit een vorig systeem.

Zorg voor een duidelijke structuur, lokaal en in de cloud

Wil je orde in je administratie brengen en rust in je hoofd creëren? Dan werk je best een vaste mappenstructuur uit voor je klantendata, projectendata en financiële dossier. Zorg ervoor dat je hele team in dezelfde opslag-structuur werkt zodat het terugvinden van informatie een fluitje van een cent wordt. Dankzij toegangsrechten en gebruikersrollen kan je zelf bepalen wie toegang heeft tot welk deel van de mappenstructuur.

Een bijkomende tip: voorzie ook back-ups in de cloud van je digitale administratie. Zo ben je zeker dat je geen belangrijke bestanden kwijt raakt door bijvoorbeeld diefstal, brand, hardware-defecten of menselijke fouten. Hiernaast kan je ook je volledige werking verhuizen naar de cloud om nog efficiënter aan de slag te gaan. Met een cloud desktop of cloudserver wordt telewerk of werken op verplaatsing mogelijk en zorg je er altijd en overal voor dat je digitale administratie up-to-date is.

Schrijf vaste werkprocedures uit

Werk je met meerdere collega’s aan de administratie van je kmo? Dan is het handig om een vaste werkwijze te bepalen en deze in een procedure vast te leggen. Is collega A op verlof? Of is collega B ziek? Dan weet de rest van het team alsnog wat er moet gebeuren en valt de werking niet stil. Zo’n procedures zijn ook erg handig om stagiairs of nieuwe medewerkers onmiddellijk de gewenste manier van werken aan te leren.

Laat facturen digitaal aanleveren en verzenden

Veel leveranciers bieden je de optie om facturen in de mailbox te ontvangen. Zo bespaar je heel wat tijd aangezien je niet langer alle binnenkomende post dient in te scannen, op te slaan, en naar je boekhoudprogramma moet verzenden. Geef natuurlijk ook het goede voorbeeld en verstuur verkoopfacturen van je kmo zelf ook digitaal. Wist je dat veel boekhoudpakketten zelfs gebruik maken van een rechtstreeks e-mailadres voor inkomende facturen? Zo ga je nog een stap verder in het winnen van tijd!

Komen er toch nog papieren documenten binnen op kantoor? Die versnipper je na het inscannen best met behulp van de papierversnipperaar. Zo vermijd je rondslingerende data én datalekken op kantoor.

Werk slimmer samen met je boekhouder en je team

Zorg ervoor dat je boekhouder toegang heeft tot je boekhoudsoftware. Op die manier moet je niet langer dikke mappen vol facturen, bonnetjes en andere documenten naar het kantoor van je boekhouder sleuren. De tijd die je hiermee wint, kan je investeren in advies van je accountant of in het uitvoeren van andere taken binnen je onderneming.

Geef ook je team (beperkte) toegang tot je administratiesoftware waardoor zij bijvoorbeeld rechtstreeks hun urenregistraties kunnen loggen, offertes kunnen opmaken of andere administratieve handelingen van je over kunnen nemen. Hierbij is het wel belangrijk dat je kiest voor gebruiksvriendelijke (en eventueel ook mobielvriendelijke) softwaretools.

Automatiseer en bereik meer!

Automatisering kan een enorme tijdsbesparing opleveren. Zijn er repetitieve taken die de software volledig van je kan overnemen? Maak dan gebruik van deze mogelijkheden. Denk aan het automatisch verzenden van betaalherinneringen voor onbetaalde facturen, of denk aan het verzenden van een automatische stroom van onboarding e-mails. Ook kan het handig zijn om te werken met een klantenportaal waarin klanten hun vragen rechtstreeks kunnen invoeren i.p.v. hiervoor de onthaalmedewerker in te schakelen.

Kies je tools zorgvuldig uit & investeer in een webapplicatie op maat

Naast je centrale administratietool (ERP-systeem) integreer je ook best een communicatietool voor interne communicatie met je team. Microsoft Teams biedt hierin veel mogelijkheden. Ook een tool voor het borgen van kennis en het verzamelen van procedures is geen overbodige luxe. Op die manier zorg je ervoor dat kennis voor iedereen toegankelijk is en in je bedrijf behouden blijft. Bij Datalink gebruiken we hiervoor Teamify.

Blijven er nog bedrijfsprocessen over die je niet kunt digitaliseren of automatiseren in een gebruiksklare tool? Dan kan een op maat gemaakte webapplicatie een gamechanger zijn. Samen met een softwareontwikkelaar hun je bedrijfsspecifieke modules en workflows bouwen die eventueel ook gekoppeld worden met je bestaande softwaretools. Denk bijvoorbeeld aan een calculatietool die berekeningen in Microsoft Excel digitaliseert en de gegevens met je boekhoudsoftware synchroniseert zodat je bestellingen en facturen automatisch kunt laten klaarzetten. Het ontwikkelen van een op maat gemaakte webapplicatie vraagt in eerste instantie een flinke investering, maar kan op de lange termijn veel tijd en geld besparen en zo de efficiëntie van je bedrijfsvoering verbeteren. Hoe zou het zijn als je het takenpakket van een voltijds medewerker kan digitaliseren in een software, en de rol van deze persoon kan veranderen?

Wil jij de administratie digitaliseren in je kmo?

Het digitaliseren van de administratie in jouw kmo kan een grote stap zijn, maar het biedt veel voordelen. Door gebruik te maken van de juiste software, cloud-opslag en automatisering kun je veel tijd en geld besparen. Het investeren in een op maat gemaakte webapplicatie kan de efficiëntie van je bedrijfsvoering nog verder verbeteren.

Met deze 8 tips kun je een vlotte overgang naar een digitaal administratief systeem realiseren. Succes!

Ons team staat je hierin ook graag bij. Contacteer ons vandaag nog om te spreken over de noden van jouw kmo.

Over de auteur

Winkelwagen